経営合宿の手法と都内の美味しいラーメン屋さんを同時に紹介してみる
こんにちは、トレタの組織開発部とCEO室を担当している進藤です。
2022年4月、当社経営陣である執行役員以上のメンバーで経営合宿を実施しました。
そもそも何故やったのか、何をやったのかなど、私自身の備忘録も兼ねて公開したいと思います。が、議論に集中したせいか写真がほとんど無くて困ったので、最近食べた都内の美味しいラーメン画像もご一緒にお楽しみください。
発端 〜そもそも何故やろうと思ったのか〜
１.そろそろ良きタイミング
当社では過去不定期で経営合宿を実施していたものの、コロナ禍に突入以降はその機会を失っていました。が、諸々緩和されてきた昨今の状況を見て良きタイミングと捉えました。
2.beforeコロナからメンバーが入れ替わった
図ったわけではないですが、コロナ以前のメンバーから経営陣も一部変わっており、改めて集中したコミュニケーションの機会創出が必要だと感じました。
3.週次の経営会議には制約があると感じている
当社は毎週木曜に、マネージャー以上がマスト参加のオンライン経営会議を実施しています。重要なことはここで議論をしますが、参加人数が多く意見が言いづらいこともあるのでは、また時間的制約を気にして徹底的に議論できていないのでは、と感じていました。
個人的には、全体方針の合意は既にされている認識なので、今一番重要なのは「現場のオペレーション・所謂細部の進め方」について、関係者全員の認識がきっちり合っているのか確認することだと思っていました。
※補足 経営会議が悪いのではなく、補完する意味で合宿が必要ということなので誤解なきようお願いします
2000円の価値あり！海老の香りと蟹の旨味が濃い素晴らしい一品でした
https://tabelog.com/tokyo/A1310/A131003/13212911/
いざ経営合宿へ
善は急げということで、神奈川は三浦のマホロバマインズさんにて1泊2日の合宿を実施しました。
https://www.maholova-minds.com/
こちらの施設ですが、
客室を改装した大きな会議室あり
Wi-Fi等、必要な設備は完璧
翌日の夕方までの会議室延長プランあり
大浴場あり
近くにセブンイレブンあり
などなど、議論に集中できる環境が整っていまして、余計なことを気にせず集中した良い時間を過ごすことができました。
準備したこと
1.解決したいことを事前に集める
事前に参加者にシートを共有し、「合宿で議論したいこと、気になっていること」を書き出してもらうことにしました。
詳細は記載しませんが、概ね「今期の計画達成に向けて」「中長期の方針」「人・組織の成長」の3つのテーマに集約できそうな内容があがってきました。
2.方針・ルールを決める
なんとなく集まってなんとなく議論する、ということはもちろん避けたいので方針と議論時のルールを決めました。
方針
参加者の考えや認識が合致することを目的とする。
マネージャー等への確認・意見吸い上げ、現場の情報をもって判断しなければいけないものは判断しない。が、「いつまでに、誰が、何を決める・するか」を決める。
合宿終了時に決めた方針が明記されている(to doと期限と担当者が明記されている)。
扱うべき議題が多く、全てにおいて詳細情報を全員が理解することから始めると際限がなかったり、合宿に参加していないメンバーの意見も重要だったり、ということがあるため、落とし所を設定しました。
ここで決められないことがあるならば、「決めるために明日以降やることを決める」です。
ひとつの例でいうと、この合宿で意志決定が難しかったため、「別途必要なメンバーを集めた合宿をやる」という結論になった議題もありました。
ルール
発言は短く、明確に、直接的な表現で
問題を指摘するのではなく、解決できる人に解決策を提示する(自分の可能性もあり)
批評はしない。感想はポジティブなもののみとする。反対意見は提案も交える
「なぜ〜なのか」という追及型ではなく、「こうするともっとよくなるがどうか？」の提案型を意識する
決定した内容に従う
過去受けたファシリテーション研修も参考にしながら、「建設的な議論を促進するために必要なこと」に絞りました。
否定的な意見も受け止めるのが経営陣ではありますが、ここで終わりではなくこれからも一緒に困難を乗り越える仲間として、伝え方もしっかりと考えたうえで対話できる関係を構築・維持していくことが重要だと考えました。
また、「当たり前じゃん」という「5. 決定した内容に従う」もあえて入れています。
これは、合宿以降の活動において言い訳をしないこと、反対意見含めて思ったことは100%合宿で発散せよ、という行動促進のためです。
多くを制定しても1泊2日で守るのは難しいと考え、方針・ルール共にこのくらいの分量にしました
つけ麺で有名なつじ田さんの坦々麺のお店。キレのある辛さでとても美味しい！
https://tabelog.com/tokyo/A1310/A131002/13197898/
当日の進行
1.目的とゴールの確認
通常の会議と同様に、合宿の目的とゴールについて参加者全員の認識が一致しているか最初に確認しました。ここがぶれていると、せっかく集まった時間が無駄になりますので非常に大事な確認でした
2.現時点まで、今期よかったこと3つの発表
会議は「課題解決」のために実施されることがほとんどです。議論を進めるにあたっては負の部分にフォーカスをする時間が長くなりがちです。なので、アイスブレイクも兼ねて、各人から「現時点でうまくいっていること」を発表し、ポジティブな雰囲気をまず作り上げようと考えました。
3という数字は適当です。ので、3つ以上出る人もいたりと、各部の日々の業務の良いところにフォーカスがあたり、業務理解もより深まる良い時間でした。
3.本題 課題解決の議論
場があたたまってきたら、今回の本題である課題解決の議論の時間です。事前にシートに記入はしてもらってますが、改めて、課題と感じていること5つをその場で付箋に書いてもらいました。
事前に記入していることと被ろうと、改めてここで絞ってあげ出すということは、特に重要な課題として認識していることであると思ったからです。
まずは、改めてあげ出してもらった課題を優先的に議論しました。その結論が見えたら事前に記入した課題に移る流れにしたので、優先度の認識相違なく、2日間集中的に議論することができました。
多くの課題が出てきましたが、事前準備もしていたおかげか全て時間内で消化できました。
京都の名店が東京に進出。京醤油の滑らかな味に加えてこのメンマが最高でした
https://tabelog.com/tokyo/A1301/A130101/13267778/
まとめ
大小様々な課題解決に向けて、次に何をやるのか明確になったもの、明確になってないものは明確にするためにはどうすべきか、を参加者全員で確認することができました。やり方についてはもっと改善できるところがあるので、次回以降に活かしていきます。
合宿で決めたことは期限を切って、各自の管掌部門で粛々と進めていきます。また、今期の残りの期間の方針として、毎週実施している全社mtgでも発表をしました。
普段の会社方針もそうですが、一度の説明だけで社員の皆さんに全てを理解してもらうことは、現実的ではありません。そのため、今後も各施策の進捗報告というかたちで繰り返し伝えていきたいと考えています
また、久しぶりの対面で過ごす時間は、ちょっとした疑問、ジャストアイデアなども提案しやすく、とても良い機会になりました。
当社においては、合宿できるのは経営陣の権利ではありません。全社員に実施する権利があるので、社内においても活用してもらえるよう積極的に働きかけていくと共に、合宿の手配の手間の解消を目的に、CEO室がコンシェルジュ的な役割を担います。
あと、都内のラーメン屋さん、レベルが高すぎてもう2000円とかとってもいいのではないのでしょうか。凄まじい探究心を感じます。
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