事業課題に向き合おう！オンラインMTGでも可能な「簡単ブレスト手法」を試してみた結果
こんにちは、CEO室コミュニケーションチームの中山です。
トレタではコロナ禍以降、完全リモートワークを続けており、既に出社しない働き方が標準化されています。このスタイルは個々の生活環境や都合などに対してとても柔軟性があり、居住地域も選ばなくなるなど、多種多様な働き方を実現しつつあります。
一方で、これまで出社していたことにより得られていたものがすっぽりと抜け落ちてしまう危機感もあります。事実、困りごとについて社内でヒアリングを重ねたところ「プロジェクトの業務課題について検討するメンバーがチーム内に固定化してしまうことが心配」という意見がありました。
これまでであれば、こういった業務課題については、ふとしたきっかけでチームを超えて同僚と会話するきっかけがありました。しかしリモートワーク中心となると、普段のMTGがグループやプロジェクト単位になりがちなため、いわゆる第三者的な視点からの意見が得られにくくなるということのようです。
そこで今回テスト的に実施してみたのが、業務課題についてその場で居合わせた人たちにより検討する場「ブレストタイム」の企画です。
「ブレストタイム」の実施方法
企画を考えるに当たって、重要視したのは
1．準備無しで気軽に参加できること
2．自身の立場や職責などを気にせず意見が言えること
3．オンラインであっても短時間で多数の意見を集めること
です。
まず「準備無しで気軽に参加できること」ですが、とにかく気軽に参加してくれることを目指し、参加への意思決定を低コストで実施できる方法を検討しました。その結果、現在取り入れているのが「全社MTGの後に同じZoom会議内で実施する」ということです。
トレタでは、リモートワーク下であってもお互いの状況を密に確認するため、毎週月曜日に「ONE Meeting」という30分の全社MTGを開催しています。「ONE Meeting」の詳しい内容はここでは省きますが、このMTGは基本的に全社員参加となるため、そのMTGに続けて（同じZoom会議内で）実施することにより、MTG後にある程度の空き時間さえあれば自動的に参加出来る構造としてみました。
続いて「自身の立場や職責などを気にせず意見が言えること」と「オンラインであっても短時間で多数の意見を集めること」について。前者はブレストではありがちな「自分の立場的にこの意見は言いづらい」的な問題、後者は「オンラインMTGだといま話している人以外が傍観者となりがちで、ブレストのような意見を多数集めたい趣旨には向いていない」という問題と言い換えることができます。
この2つを一気に解決するアイデアを考えてみた結果、導入してみたのが「匿名投稿フォーム」です。いわゆるラジオへのメッセージ投稿のようなもので、方法としては、
1．テキスト送信だけができるごくごくシンプルなGoogleフォームを用意
2．Zoom側では画面共有として、そのフォームの回答結果が集まるスプレッドシートを表示
3．ブレストタイム参加者は、現在ブレストタイム上で話し合われているトピックや質問に対して、フォームから自分の意見を匿名かつ好きなタイミングで自由に投稿する
4．投稿された内容はリアルタイムでスプレッドシートに表示される
というシンプルなもの。
これにより、MTGにて発話している人以外からの意見だったり、発話へのツッコミだったりが活発に得られるようになりました。さらにはそれを元にしたブレストの進行だったり、匿名でなくても良い場合には、その意見を出した理由・いきさつなどを聞くことで、ブレストの議論を深化させることにつなげられたりもします。
またオンラインならではの共同作業的なものも企画に取り込んでみました。例えばオンラインドキュメントを複数人でリアルタイムに修正提案していくことで、Zoom上で会話しつつもテキスト案についてブレスト的なアイデアを募りました。この取り組みでは数十件の修正提案が発生したので、これから案件に生かしつつ結果が出るのを楽しみにしているところです。
ブレストタイムが生み出したもの
このような感じで、これまで3回のブレストタイムを実施していますが、どの会も多くの社員から様々な意見をもらうことができました。また、象徴的だったのが課題を持つ側の以下の感想で
「自分やチームが抱える事業課題を他部署のみんながいっしょうけんめい考えてくれたことで、自分（やチーム）のモチベーションへと還元されました！」
これは今後もブレストタイムを続けなければ、と実感した瞬間でもありました。
ということで、事業課題に向き合う機会としての「ブレストタイム」、とてもオススメです！
おわりに
トレタでは、新しい仲間を募集しています。気になった方は、是非お気軽にお問い合わせください。