みんな、Slackどう使ってる？社内アンケートで寄せられたノウハウを紹介してみます
こんにちは、株式会社トレタ CEO室の中山のりおです。トレタでは、コロナ禍を機会にリモートワークを中心とした働き方に移行しておりまして、いまでは職務内容に応じてリモートワークと出社が自由に選べるような環境で、日々の業務を行っています。
とはいえ、実際にはほとんどの社員がリモートワークを選んでいます。そんな背景もあり、リモートワーク手当が増額したよ、というのが前回の記事でした。
さて、そうした日々を過ごしていると、大変重要となってくるのがリモートワーク中の社内コミュニケーションです。日々の業務におけるコミュニケーションはほぼSlackですから、このコミュニケーションはすなわち、Slackコミュニケーションと言い換えることができるかもしれません。
そんな状況ですから、このSlackにおける個人に埋もれたノウハウや問題を発見、共有・解決することが、業務効率向上につながるだろう･･･というのは、容易に想像がつきますよね。
ということで、今回はそんなノウハウや問題をキャッチアップするため、全社に向けてアンケートを取ってみました。その回答のなかでも、個人のノウハウのうち「その手があったか！」的なものを紹介しておきたいと思っています。
チャンネルをセクション管理している
これはSlackの基本機能のひとつなのですが、昔から使っている人こそ意外に気がついていなかった機能ということで、反響があったものです。何かといいますと、左側のバーに日々増えていってしまうSlackの加入チャンネルを、任意のセクション名でカテゴリのように分けて管理する機能になります。
やり方は簡単で、左側のチャンネル名のバーの上でサブメニューを出すだけ（MacOSだと2本指タップ）。
例えば僕の場合、「最優先」「優先」「スター付き」の3つのセクションを作っていて、この3つについてはメンションの赤いバッジがついたらなるべく短いスパンで見に行くようにしています。さらに「最優先」は頻繁に書き込みを行うため、自発的にアクセスしやすく一番上に、「優先」はそれに準じるもの、「スター付き」は書き込みこそ少ないけどウォッチすることが重要なチャンネル（例えば全社連絡的なもの）を入れています。
この3つに入らないチャンネルは、シンプルに名前順で「チャンネル」という元からあるセクションに放り込まれている感じです。
下書き専用のチャンネルを作る
これは特に全社向けの通知など、大人数に向けた投稿を行うような立場の方が多く挙げてくれたテクニックです。いわゆる下書きを投稿してみる専用のチャンネルを作っていて、そこで投稿として完成原稿に昇華させ、最終的に投稿したいチャンネルへはコピペで間違いなく投稿できるようにする･･･といった運用ノウハウでした。
投稿してみてからアラに気がつくのはオンラインチャットツールあるあるかと思いますが、それをできる限り防ぐことができる、ナイスアイデアだなと感じています。投稿してみないとプレビューの大きさなんかもわかりませんものね。もちろん投稿にかける時間コストが増すため、リスクと効率のトレードオフを踏まえた上での利用になりそうです。
チャンネル移動のためのショートカットを活用する
トレタでは、基本的にPCはMacBook系にて統一されています。そのMacにてSlackのアプリを使う場合、「コマンドキー + K」のショートカットにて、チャンネル移動のためのバーを出すことができます。キーボードのポジションを崩さずにチャンネル移動するためのテクニックとして重宝しそうです。
下書き/予約投稿を活用する
トレタのSlackルールでは、業務時間外メンションを推奨していません（お互いの同意がある際はこの限りではありません）。そのため、就業時間以降となった場合、次の就業時間内まで投稿を忘れないようにする方法が必要となります。今回は、このときに採用したいテクニックが2つありました。
ひとつは下書きで止めておくもの。Slackの場合、下書きは自動保存され下書きセクションに入るようになっているため、ここを備忘録代わりに使うというノウハウが回答に上がっていました。僕も「あああ」みたいな適当なコメントを下書きにしておいて、自分がメンションしたかった投稿がどれであったか忘れないようにする･･･みたいな使い方をしています。当然ですが、翌日の業務でもまず最初に下書きを確認することで、改めて業務時間中にメンションすることを忘れることなく実施できています。
もうひとつは、予約投稿機能を使うことです。Slackで投稿ボタンの横にある▼をクリックすると、予約投稿のダイアログが出てきますので、これを活用します。ただし欠点としては、スレッドになると使えないということですね。明日の業務時間開始タイミングで忘れずに全体メンションがしたい！といった要望などに向いていそうです。
今後ディスカッションしていきたい課題もある
さて、今回はアンケートで寄せられたSlackノウハウの一部を紹介してみましたが、これとは別に、議論して解決したいSlack問題も存在します。そのひとつが、社員によって勤務時間にばらつきがあり、いつだったらメンションして良いのかわかりにくいという問題です。
これは、いまのトレタが個別の事情に沿った勤務形態を選べることに起因しています。もちろん11時〜16時はコアタイムで誰に対するメンションでも気にならないのですが、たとえばコアタイムが外れたとき、8時〜17時勤務の社員がいたり、11時〜20時勤務の社員がいたりするので、相手ごとに「すぐに読んで反応してくれる」時間が大きくずれることになります。今日中に返事が欲しかったのに、実は相手の業務時間が終わっていた･･･といった事象が発生するわけですね。ここは、何らかの方法でお互いが勤務してる時間を簡単に共有しあえる方法をとれないかと考えているところです。
多様な働き方が認められているからこそ、その多様性に向き合った最適なオンラインコミュニケーションのルールを作っていきたい、と思っていますので、このあたりはもう少し整理してルールないしガイドラインを整備していく予定です。
このように、トレタでは組織一丸となって「新しい働き方」にもチャレンジを進めています。もしそんなトレタに興味を持っていただけましたら、まずはお気軽にカジュアル面談をご相談ください！お待ちしております。