Notionのwiki機能を使って業務wikiを作ってみた。
📝 PICK UP！
こんにちは。虎の穴ラボでディレクターを担当している森です🌲
私が所属しているチームでもNotionが使えるようになりました！
折角なので業務効を率化できないかと考え、Notionの「wiki機能」を使って業務wikiを作ってみた内容をお伝えできればと思います。
Notionのwiki機能とは
こちらは23年の4月にリリースされた機能で、「そのデータベース上で、下層ページまで横断して検索できる」専用のワークスペースとなります。
今までNotionで情報を検索する際は以下の2種類が存在しており「検索できなくはないが少し利便性に欠けるなぁ」という印象でした。
(それを差し引いてもNotionはとても優れたツールだと思います！)
＜各データベース上で見つけられる情報の検索＞
設定しているプロパティ、例えばタイトルやタグなど「データベース上の今見ているページに表示されている情報」を検索することができます。
しかし、そこから下層のページは検索の対象外となります。
＜ctrl(command)+Kでの検索＞
こちらはワークスペース内のすべての情報を対象としています。
例えば「Aサービス」「Bプロジェクト」「Cタスク管理」というワークスペースがあり、指定したキーワードが含まれる場合、検索結果にすべてのワークスペースの情報が表示されてしまいます。(フィルタリングは可能)
なぜwiki機能を使ったのか
先にも触れましたが、「そのデータベース上で、下層ページまで横断して検索できる」という情報の検索に特化している機能です。
『複数のサービスと社内のドキュメントを確認したいが、タスク管理のワークシートや他の資料までは参照したくない(しなくていい)』『1つのワークスペース内の中から情報を検索したい』といった形で限定的に情報を横断して検索できることができるため、今回この機能を使う理由となりました。
実際に作って感じた課題感
各所に散らばっている情報を取りまとめるところから始め、個人的には「あのやり方の資料どこだっけ、Backlogだっけ、ドライブだっけ、、」となった際にいちいち探さなくとも、「まずはNotionを見れば、探せば」という情報検索の効率化を少しずつ体感できています。
ただ、これは森個人ではどうやっても情報の蓄積に時間が掛かる（サービスによっては知らないこともある）ため、できればチームで積み上げていきたい所ですが、「wikiを作るための時間」もタスクとして発生してしまうので、初期段階はなるべく簡略して協力頂く方の負担は少ない形で運用しないといけないなぁと感じています。
発生するコストと享受できるメリットの提示、自分以外の方に動いて頂く、これもディレクション…!! 頑張ります…!!