時間の掛かる仕事をラクにやりたい！

時間のかかる仕事をラクにやるコツです。私は、ずっと昔から実践しています。このコツは能力次第ではなく、やり方を工夫することに主眼を置いています。

以前『段取りって大事です』というお話をしていますが、その時は時間軸での段取りを説明しましたが、今回は効率的に作業をするための順番という視点になります。

まず、一度に作業をすると数時間掛かる業務は、工程毎に分割し、工程毎に作業することがオススメです。分割することでやる事が明確になる事、そこを終わらせて頭を切り替えて別の事をやる、分割した作業時間が短く出来るものであれば、空き時間を使う、などが効果としてあります。主に資料作りに適していると思います。

また重要なのは、その工程が終わったら次の工程に取り掛かるまでは、その業務を忘れる事です。キチンと計画を立てれば、それまでは何もしなくても良いという形に整理します。

その工程ですが、取り掛かる順番としては、簡単な工程から終わらせること、他の部署に依頼しなければならないことをまず取り掛かる、となります。工程内容を前から順番に作業する必要はありません。簡単な事を先にやってしまいましょう。

資料作りの例として最初に取り掛かると良いのは、背景説明やデータ収集、補足資料などです。

背景説明などは、既に手持ちの情報や頭の中である程度まとまっているはずですので、最初に出来そうです。また、まとめや見解などはデータが必要であったり議論をする必要があると思いますので、その依頼や打合せ調整を早い順番で取り組みます。

データや議論の結果など必要なものが集まったら、次にまとめや肝になるページをつくります。まとめは一気にやろうと思うと大変ですし、余計に時間がかかるものですので、他の工程を終わらせて落ち着いて取り組むのが一番です。また、これも作業を分割できれば、分割して取り組むと良いでしょう。

工程と工程の間に「全く手をつけない、忘れてしまう」時間を作り、他にやるべき事をする時間を作ることが効率的な取り組みにつながりますし、業務全体を円滑に進めることが出来ると思います。
無理の無いスケジューリング作成が重要ですね。

時間の使い方については、よろしければ、こちらもご覧ください。

写真は、三嶋大社の福太郎です。あんがリーゼントの様だと言われてます笑
とても美味しかったです。