Todoistで「7つの習慣」を実践する方法
タスク管理アプリ「Todoist」をずっと愛用しています。
このアプリを使って「7つの習慣」を実践できるようにしました。
ただタスクをこなすだけじゃなく、日々のミッションや価値観に即したタスク管理ができるようになる。
そんな使い方をしています。
▷ Todoistで「7つの習慣」を実践しようと思ったわけ
Todoistはシンプルで使いやすく、PCはもちろんスマホでも使えて、なおかつ無料で使用できるタスク管理アプリです。
もう何年も使い続けていて、じつは何度か、目新しいタスク管理アプリに浮気したりもしたのですが、結局立ち戻って来てしまいます。
・シンプルでサクサク動く
・リストだけじゃなくカンバン方式でも使える
・GoogleCalendarと同期して、タスクを表示させられる
・かゆいところに手が届くアップデートが頻繁にある
魅力は山程ありますが、Todoistを使い続けてしまう大きなポイントは上記。
今日はTodoistの魅力についてではなくて、それを「7つの習慣」として使う方法なので、残念ですが魅力については割愛。また、機会があれば書きたいと思います。
さて。ぼくはフリーランスとして、基本的にはひとりで仕事をしているのでタスク管理は超重要です。サービスを進めるためにやらなくちゃいけないことも、締切のあるクライアントワークも、お客様へのプランニングや、講演会に、事務仕事もあります。
こうした多岐にわたる業務をちゃんと管理したい。
さらに、今年苦しんだミッドライフ・クライシスをきっかけに、日々のタスクを管理するだけじゃなく「自分が何のために仕事をしているのか」という意義を感じることができたらさらにいいなと思いました。
そのためのヒントになったのが「7つの習慣」。
ずいぶん昔に一度読んで「へー」ってそのまま忘れていたのですが、なんとなく再読しました。
自分が何のために仕事をしているのか、将来どうなっていたいのか、なんだか希望が見えなくなっていた時期だったため、ヒントになることがあるんじゃないかと思ったのです。
そして、
・自分の役割を明らかにする
・自分の大切にしたい価値観に基づいて仕事をする
・目標から逆算してスケジュールやタスクを決める
この3つをタスク管理に組み込めたらなと思うようになりました。
そこで、これらをラベルとプロジェクトを使って実現させました。
▷ 自分の役割とは
左側の赤枠で囲っているのが「役割」です。
赤色のラベルが「仕事」。
緑色のラベルが「プライベート」になります。
役割とは、自分の立場のようなもの。
仕事だったら、いま行っている「お片付けBootCampの主催者」というコミュニティリーダーとしての役割や、エグゼクティブ（経営者）としての役割、またtadaimaで請け負った様々な仕事をする一面もあります。
人によっては、本業のマネジメントリーダーとしての役割と、副業のクリエイターとしての役割を持っている、とか、ボランティアやPTA役員としての役割を持っているなんてのもあるかもしれません。
その他にも、プライベートな役割も入れています。
家族としての顔もあるし、水曜休みにしたのでこの休みを充実させたいという顔もある。
こうして自分の役割、顔を書き出してみると自分には色んな顔があるんだなと思うし、それぞれでやりたいことも、優先順位も変わってくることがわかります。
そして、それぞれのタスクに当てはまる「役割ラベル」を付けていきます。
ラベルは、同じタスクにいくつでも貼り付けられるので、「これはどの役割のタスクが適切なんだろう？」なんてことで悩まず、当てはまりそうなラベルはどんどん付けてしまいます。
▷ 価値観とは
そして、黄色いラベルが「価値観」になります。
自分が大切にしたい価値観を出しておき、このタスクがどの価値観に即しているかを貼り付けて知ることができます。
ぼくはなんとなく、目の前にあるから「とりあえずがんばる」なんて具合に仕事をして、自分を見失うような気持ちになってしまいました。
だから、自分の仕事が自分が大切にしたいと思っているどの価値観にあてはまるのかを意識することはとても大切だと思ったのです。
5つの価値観を書き出していて、インボックスの中にそれぞれの意味を忘れないようにメモしてあります。
こうしてラベルで管理すると、ラベルの横にそのラベルを貼ったタスクの数が表示されます。すると自分がどの価値観をないがしろにしてしまっているかがわかります。
▷ ラベルを「お気に入り」に入れておく
ラベルを「お気に入り」に入れておくと、サイドバーに表示されるようになります。そうすると、自分がタスクを入力しているときに役割や価値観をすぐ確認できるのでとても便利。
この「お気に入り」は、プロジェクトもラベルも同じようにサイドバーに優先表示させられるのでめっちゃ便利なのです。
▷ 「ゴールに向けてのタスク」「業務の進捗管理」「ルーチン」でタスク管理を分けたい
Todoistはラベル管理だけじゃなく、プロジェクト別に管理することもできます。そして、きっと一般的にはこのプロジェクトを使って管理することが多いのだと思います。
ぼくも以前は、自分が携わっている仕事をプロジェクト別に分けてタスク管理していました。
でも、そうすると「重要度は高いけど緊急度は低い」タスクがちっとも進まなかったのです。
プロジェクトには入っているけど、あんまり見ずに放置しっぱなしになってしまいました。
で、管理しているタスクには大きく分けて3つの管理方法が必要だと考えたのです。
① 自分でゴールを決めて進めるタスクの管理
② 業務の進捗管理
③ ルーチンワークのリマインダー
① 自分でゴールを決めて進めるタスクの管理
先延ばしになりがちな重要度は高いんだけど緊急度が低くいタスク。
これらは自分でゴールを決めて、忘れずに進めていかなくてはなりません。
たとえば、サービスのLPを作るとか、メルマガのリスト整理をするとか、集客導線を作るとか、ブログを見やすく整えるとか、WEBページの見直しとか。
またはクライアントへの良い変化を促すためのアクションや、煩わしい事務作業なんかも「Office Workをしっかりやる！」というゴール設定をして、そこに放り込んでいきます。
月末に、このゴールタスクが空っぽになってチェックを入れるのはとても快感です！
これらを「Goal年表」というプロジェクトを作って、月別にカンバン方式で並べています。
その月に達成したい「ゴール目標」を自分なりに毎月考えて、それをクリアするために必要なタスクをどんどん加えていきます。
進めているうちに、タスクはどんどん追加されたり、変更されたりもしますが月末にはこのゴールを消すことができるのが目標です。
こうして「いつまでに、どうする」というゴールを設定してそこから逆算するようにタスク管理をすることで、大事なことをちゃんと予定に組み込むことができるようになりました。
② 業務の進捗管理
それに対して、すでに受けている案件や、お客様へのプランニングなど。
いまそれぞれが、どのような状況で、どのフェーズにいるのかという進捗管理が必要です。
こうした進捗管理は、プロジェクトを作ってカンバン方式で管理しています。
モヨウ替えのお客様のそれぞれのフェーズや、講演会を依頼されたときのフェーズ（資料提出締め切りなど）、また企業とのタイアップ企画などもプロジェクトを作って進捗管理をしています。
こうすることで、一人ひとりのクライアントの状況だけでなく、全体的な進捗具合を把握することができてめちゃくちゃ便利。
③ ルーチンワークのリマインダー
そして、毎週、毎月、同じように繰り返すルーチンもあります。
月末の経理処理とか、連載の締め切り、オンラインコミュニティの入退会処理とか。そうしたルーチンはいちいちタスクに入力せず、リマインダーとして管理したい。
実は、TodoistはGoogleCalendarと同期することができます。
なので、すべてのタスクは日時を入力したらカレンダーに反映される。
それは「繰り返し」で予定を入れても同じです。
こうしたルーチンをinboxに「ルーチンワーク」というセッションを作って一覧にしてあります。
▷ タスク管理ツールとしてTodoistはやっぱり最高！
頻繁なアップデートが行われていて、どんどん使いやすくなっていくTodoist。
シンプルなのに、とても懐が深く、工夫次第で本当に自分好みに使うことができます。
無料から使えるのも嬉しい。
タスクって、これまではただの「こなさねばならぬ事」でした。
でも、こうして自分の役割や価値観に照らし合わせながら振り分けていくと、ちゃんと大切なことに取り組んでいるんだって思えます。
それこそ、メール返信ひとつ取っても「Office Workをしっかりやる！」ってゴールに向かっているんだって思えます。
自分が苦手なことや、億劫に思ってしまうことも「小さな挑戦と貢献をしよう」って価値観を実現するためなんだって思うことができる。
Todoistで「7つの習慣」を実行したいと思っている人（いるのか？）の参考になれば嬉しいです。
では、また明日。
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