常にそのやり方を疑おう

定期的に、担当者を変えるという会社って多いですよね。

定期的に配置換えすることによって、癒着などの不正が起こらないようにする。そんな話を聞いたことがあります。

たしかに、ずっと同じ人が銀行の通帳を持っていたら、悪いことしてもばれないかも……ってなる。それって多少仕方が無いことだと思います。

たとえば、自転車のカゴにお財布を入れて放置していたとします。
そうしたら、誰かが持って行ってしまった。

持っていった人も悪いけど、そのような環境をつくった人も悪いと思います。

話を戻しましょう。

不正を無くすために担当を変える。それ以外にも、別の狙いがあると思います。それが「手順の見直し」です。

私の会社でも、担当者が退職して私が引き継いだ業務があります。あるいは、私の業務をスタッフに渡すこともあります。その時に、お互いこう思います。

「なんで、この手順なんだろう」
「なんで、こういうやり方なんだろう」

そこでさらに手順が簡略され、合理的に回るようになります。

ただ、同じ担当者がやっている場合、このような思考になりません。だから私は、定期的に「新しい人のふり」をして、業務を確認するようにしています。

「もっと簡略化できないか」
「なぜこの工程が入っているのか」
「この手順で、誰かに引き継ぐことができるか」

こんな感じで、自問自答しています。

今、ある組織の入会手続きの流れをチェックしています。すると、いろんな改善点が見つかります。もっと○○した方が良いのに。これだとデータが二重になるなぁ。その反面、このやり方は、実践塾シェアクラブでも使えるなぁ。これはそのまま真似させてもらう。

そういうところもあります。

何かを合理化しようと思ったら、同じような作業をしている人との意見交換も大事。実務を回しているわけですから、そこには、何かしらのノウハウがあります。

もし情報交換できる人がいないのなら、自分自身に問いかけ続けるしかないですね。

自分の手順を疑う。
自分の当たり前を疑う。

慣れた方法でも、実は遠回りのことがあります。

自分の一番の敵は自分。

たまにはそう思ってくださいね。

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