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#96 クラスに連動した共有ドライブの作成

ともかつのノート

これまでにも以下のように、Google Classroom のクラスに設定されたメンバー情報を用いて、共有ドライブを利用する手法を説明しています。

しかしながら、上記の記事では ↓ の記事（#13）のプログラムで得られる情報（グループアドレス）を用いて、自身で共有ドライブのメンバー設定・権限設定を粉わなければなりませんでした。

いろいろと話を聞いていると、こういった操作に慣れていない人にとっては、この辺りの設定や操作がハードルになっているように見受けられました。　その結果、手作業で共有ドライブのメンバー設定を地道に一人ずつ行っていたり…😢

そんな状況を改善するために、もっと簡単にクラスと連動した共有ドライブを作成できるようにしてみました。👌

どう便利になる？

このプログラムを用いて共有ドライブを作成すると、次のようなメリットがあります。

  • 以降の手順で作成した共有ドライブは、クラスのメンバー情報にもとづいて、アクセス可能なメンバーと権限を設定できます。
    → 共有ドライブは一度設定すれば、メンバーの設定を行う必要がない。

  • Google Classroom のクラスに参加しているメンバーを追加／削除すると、共有ドライブにアクセス可能なメンバーも連動して変更されます。
    → クラスから削除されたメンバーは、共有ドライブにもアクセスできなくなる。

  • 共有ドライブへのアクセス権限は、クラスの役割「教師」と「生徒」によって設定できます。　※「教師」と「生徒」を同じ権限にも設定可能

前提条件

以下の条件を満たすように、準備しておきます。

  • 共有ドライブにアクセスしたいユーザーが参加する Google Classroom のクラスを作成する。　※既存のクラスを利用しても構わない。

  • 共有ドライブの作成者（管理者）となるユーザーも、前項のクラスに「教師」として参加する。

  • 共有ドライブの作成者（管理者）となるユーザーの Google アカウントでログインする。

作成したスプレッドシート＋スクリプト

作成したプログラムは、下図のようなスプレッドシートのバインドスクリプトとして作成してあります。

作成したスプレッドシート

このスプレッドシートは、以下 URL にアクセスして、画面右上の「テンプレートを使用」ボタンを押すと、自身の Google にコピーを作成できます。

プログラムをはじめて実行する際には、アカウントによる確認作業が必要になります。詳しくは以下の投稿をご覧ください。

操作手順

  1. 「自アカウントの取得」ボタンを押します。
    → セル B1 にログインしている Google アカウントのメールアドレスが表示されます。

  2. 「参加クラスの取得」ボタンを押します。
    → 5行目からの表示、前項 4. のアカウントが参加しているクラスが一覧表示されます。

  3. 共有ドライブを作成するクラスのもととなるクラスのクラス名のセル（列 B）をクリックして、「参加クラスの取得」ボタンを押します。

    確認のダイアログが表示されるので、表示されているクラス名を確認して「はい」ボタンを押します。
    → しばらく待つと、共有ドライブが作成されます。

  4. 作成された共有ドライブの権限を確認してください。
    このプログラムで作成された共有ドライブは、前項の確認ダイアログでも表示されているようにクラスの教師には「コンテンツ管理者」、生徒には「閲覧者(コメント可)」の権限を設定しています。これらの権限は、実際の運用にあわせて変更してください。

最後に

今回のプログラムは、以前に作成してあった #13 のプログラムに、共有ドライブを作成する処理を追加したものとなっています。この追加した処理によって、簡単に共有ドライブが作成できるようになると思います。
この Classroom と連携した共有ドライブは、授業よりも校務で利用することが多いのかもしれませんが、共有ドライブでは苦手な部分を Classroom で補う使い方は便利じゃないか、と思います。

最後に、お決まりのフレーズなどを書いておきます。

  • 一応の動作確認は行っているものの、不慮のトラブルによって損害等が生じても、責任はとれませんので予めご了承ください。

  • コメントを含めても 215行くらいのスクリプトであり、実行に際して目的外の場所への書き出しや収集などは行っていません。

  • 特別なエラー処理は行っていないので、意図しないケースでエラーが発生してしまうかもしれません。どうにもならない場合には、ご連絡ください。

わたし自身にしてみると、このような「スクリプトを作ること」が目的になっているような感じですが、このスクリプトが何かの役に立てば幸いです。
「スキ ♡」を押してもらえると、このようなプログラム作成の励みになります。😍


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