あなたに伝えたい20年の経験～「まとめる」②～

おはよう！！！！

今日も朝からSmileで良き良き♪

さて、前回は江戸っ子だか、関西人だかわからん口調で、以下のことをお話しさせて頂きました。

「まとめる」はただまとめるだけじゃなく、「時間短縮の意識」が必要だとがやがやと語りましたね。

さて、今回は、この行動方針に紐づく、行動軸を語っていきたいと思います。

江戸っ子も関西人もまた途中で出てくるかもですが、一読いただけたら幸い。

＝＝「まとめる」の「行動軸」＝＝＝＝＝＝＝＝

①集めた情報を「じっくりコトコト」整理する。

情報を伝えるほうって、ほら、気持ちがノリノリなときって、どんどんいろんな情報をしゃべってくれます。そのひとつひとつが財産ですね。

じゃあ、その財産をどう活かすか、どうまとめるかになりますが、、

そう、まずは大きく深呼吸してその情報を見つめてみましょう。

そして、たとえば・・・

「事実」なのか　　　　「意見（解釈）」なのか

「過去のこと」なのか　　「未来のこと」なのか

「MUST]なのか　　　　　「WANT」なのか

「課題」なのか　　　　　「問題」なのか

「ヒト」のことか　「モノ」のことか　「カネ」のことなのか

「システム」？？　「業務」？？　「サービス」？？　「戦略」？のこと？

なんてかんじで、その情報の「属性」をじっくりコトコト考えてみる。

じっくりコトコト？？？

おいおい時間ないんやろ、そんな悠著なこと言ってていいんか！

はい、よいのじゃ。急がば回れじゃ。若人よ。

ここでじっくりコトコト、ちゃんと情報の属性や分類を頭の中に描けることがこのあとの決定までのスピードがかわります。

ここで情報を整理しておかないと、このあと作成していく「まとめ資料」をつくるのに、時間がかかる。さらにその資料を説明するときにいろんな質問をもらうと答えられないシーンが増える。そのシーンが増えれば増えるほど「持ち帰ります」なんてことになり、時間ばかり経ってしまう経験を、、、、はい、わたしはよくしました。

情報を月曜日夕方に集めきって、一覧を作成してよっしゃー！！！！！じゃあ、火曜の午前中にお偉方に説明しておわりじゃ！よし、飲み行こう！と、情報を集めきったことに満足して、「じっくりコトコト」をやらなかったばかりに、「ここはどうなってる？」「これはどういう意味？」なんて質問に答えられず、、、最終的には「あとで質問には答えるので承認を！」っていったら激怒された入社3年目の春。いまでもあの上司の冷ややかな目線はわすれません・・・

「情報を整理する」のは「頭の中を整理する」につながって、突拍子のない質問にも答えの応用が利くようになります。

これ、ほんと。まじまんじ。

ほら、サンタさんと一緒で信じる者はHAPPY、だまされたとおもってやってみな。

で、「情報をじっくりことこと整理する」の練習にもってこいなのが

「議事録を作成する」

なんですね。新入社員とか若手社員が必ずやらされるやつ。

って、あなたが入社するころには音声からAIがしゃしゃっと作ってしまう世の中になっているかも。

ただ、そんな世代を私が大爺の立場で見ると

と言ってしまうかもしれません。

先輩や上司にレビューを受けながら、議事録を作成していくことで「議事として残さないといけないこと」を考えるようになり、それがいろんな軸で情報を考えるきっかけ/練習になったと私は思っております。

あのとき、あの先輩が夜中でもレビューをし、赤ペンで修正してくれたこと、ほんとうにありがたく思っています。

ぜひ議事録を嫌がらずに書いてみて、情報を整理する習慣を身につけてほしいものです。

おっと、なんか、話が脱線してますね。

閑話休題

・・・

ま、そういうこっちゃ。

きょうはここまでにしよっか。

おやすみ。