連載記事｜＃４　事務局が陥りがちな「失敗」の回避術５選。

多くの組織で必ず存在しているであろう「事務局」という立場について、そのメリットや魅力を４回の記事に分けて紹介します。
この記事は連載記事となっております。トップページはこちらになります。

３．踏んではいけない地雷とは？

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無事、リズムが出来てきて順調に事が進むと、次第に事務局はヒマになります。事務局は課題を直接的に解決する役割ではないからです。
そんな状況になると、順調な状況とは裏腹に「地雷」を踏む確率が上がってきます。

どういった地雷があるのか？
そもそも「地雷」の意味とは？

１０年以上の事務局経験を元に、その回避術と共に紹介しましょう。

✅１）指示を出すという関係性を作らない

事務局をやっていると、年上の人がメンバーにいることも珍しくありません。
流石に最初こそ丁寧な応対を心がけるものの、慣れてくれば事務局だからという理由でお願い事を遠慮なしに振れるようになります。
それ自体は事務局の役割なので問題ないはずですが、個人的な感情を考えると、年下の者に指示を出されて従うのは決して気持ちの良い関係ではありません。

事務局を続けていると、自分がチームをコントロールしている気分に陥ります。
それが１つ目の地雷です。

お願い事というのは、他者の貴重な時間をいただく行為です。
間違っても権力者のように振る舞わず、いつでも「初めてお願いする」という姿勢を忘れないようにしてみてください。

✅２）リーダーにならない

次は、会合などで集まったりした時の地雷です。

これも事務局あるある話ですが、折角メンバーを集めても消極的で発言がほとんどされないシチュエーションが多々あります。
そもそもめんどくさい事を解決するのための会合だったりするので、それは当然です。

そこで、あの手この手で会合を進行する為の意見をしたくなりますが、これが２つ目の地雷です。

• やる気を見せない

• 主人公でない

という点を忘れずに、司会のイメージを徹底してください。

いわゆる司会とは、台本どおりに場を進行させることが目的です。自らの意見は基本的には不要です。（メンバーから意見を求められることは多々あると思いますが・・・）

場を仕切りだしてしまうと、「あの人が全部やってくれる」という雰囲気につながり、結果としてあなた自身が奮闘する物語で事務局業が終わってしまいます。

✅３）①直さない、ミスを放置する

最後はトラブル発生時の対応についてです。
これは３つのパターンに分岐します。

1. ミスや間違いがあっても直さない

2. 本心では謝らない

3. 一方でメンバーへの責任の所在を明確にする

の３つです。

まず初めのミスや間違いを直さないという点。
これはあなた自身のミスの話ではなく、他者にお願いした内容のミスのことです。
意外にも、他人が作った資料などはミスに気づきやすいものです。
その際、簡単だからと言ってあなたの手元で修正・改変しないことです。
必ず、お願いした人に差し戻しましょう。

なぜそんな回りくどい事をするかというと、間違っていることを認識してもらうことと、あなた自身が監視しているという姿勢を知ってもらうためです。

事務局は主人公でもなければ、王様でも、上司でもありません。
ですが、成果物やアウトプットには注意を払う必要があります。

ミスを指摘する、そして直させる・・・という行動は、どうしても人間的（特に日本人的）に言い出しにくいかもしれません。
ついつい自分でやってしまうことが地雷です。

しかし、事務局としての立場を確立する上で、譲ってはいけないポイントです。馴れ合いなく、ビシッと割り切りましょう。

✅３）②心をこめない謝り方

２つ目のパターンは、あなた自身がミスをした場合です。

これは成果物やアウトプットではなく、あなたの態度や作業の割り振りなど、行動のミスが大半を占めると思います。

そういった場合の謝り方ですが、あまり深々と丁寧に謝る必要はありません。これが地雷です。
あまり非を認めすぎてヘコヘコしてしまうと、メンバーに舐められます。
これは信頼関係とは別となりますが、腰の低い事務局というのは相手にされなくなるというケースが多々あります。

ふてぶてしい態度を取れ、という意図ではありませんが、経験上堂々としていれば事務局としての立場が維持できます。

つまり、謝る時は気持ちを込めず、ささっと流すようにしましょう。
もちろん気持ちのこもっていない（ように感じる）謝罪は突っかかられる事もあるでしょう。
しかし、そもそも事務局のミスは成果物やアウトプットへの影響は小さいものです。

✅３）③責任の所在を断言する

最後のパターンは、上述してきたミスがあった場合の責任の所在を明確にすることです。

事務局は主人公ではありません。
ミスの多くはお願いごとをされたメンバー側にあると誘導しましょう。

・・・この「誘導」という表現が腹黒いと感じるかもしれません。
しかしながら、事務局がミスの発生の都度責任を取るような体制では、メンバー側の痛みは無く、それこそ無法地帯となります。

「どうせ責任は事務局なんだし」
という暗黙の体制が構築されてしまうことが地雷です。

どんなに優秀な組織であってもミスの１つや２つは発生します。

そんな折、事務局が意図的に責任を負う（感じる）必要は皆無です。
曖昧な感じで事務局が責任を取らず、
「あなたの作業が遅れたせいです。期日までに提出してください」
など責任の所在はハッキリとさせましょう。

いかがだったでしょうか？
事務局という任務にとらわれず、あなたの人生経験でもこのような事態に陥った事はあるのではないでしょうか？

それら地雷を踏まないようにするには、毅然とした態度をとる事が多いと感じます。
「そんなことして人間関係悪くならない？」
と思うかもしれません。
次回、最終回にてそのあたりのフォロー方法について紹介したいと思います。