【効果バツグンだった】『仕組み仕事術』

毎週水曜日開催のオンラインイベントの司会を担当することになって、昨日で３回目を終えた。

２回目までは設定や操作ミスで視聴者の方に不快な思いをさせてしまった…。

そこで手にとった本が本日ご紹介する『マジビジプロ 超図解　最少の時間と労力で最大の成果を出す「仕組み」仕事術』と『自分とチームの生産性を最大化する 最新「仕組み」仕事術』だ。

（まず、本を見返さず、記憶を頼りに、多少間違っているかもしれませんが、本で学んだことをアウトプットすると・・・その方が記憶の定着力が高いから、その後に引用します）

・仕組みにして人に任せればやるのは１回で済む、自分がやり続ければ一生やらないといけない

・チェックシートを作るのは１回目からやるのがいい

・終わったらチェックするチェックボックス、予定時間、タスク内容、詳細などの項目でチェックシートを作る。詳細は細ければ細かいほどいい

・チェックシート作成のコツ
ー見た人が「判断」を伴う要素を持たせてはいけない
ー記憶してはいけない、チェックシートに全て書く

・仕組みづくりの一歩目は書き出すことから始まる

次は気になった点を引用します。

自分の仕事をひとつひとつ書き出して、それをリストにしていくことは、「仕組み」づくりの第一歩です。もし、あなたが今まで目の前の仕事にあくせくする生活ばかり続いているとしたら…ぜひ、ここから始めてみてください。　

まさにあくせくしている1人が私でした。「書き出すことが仕組み作りの第一歩」取り組もうと思える素敵なフレーズ。

世の中は、自分が作った「仕組み」で動くか、他人が作った「仕組み」で動くか、そのどちらかです。自分でつくらなければ、他人が作った「仕組み」にコントロールされて生きることになります。自分を動かすルールは、自分でつくるのです。

これも仕組み作りに踏み出す強い動機づけ、になるなと思いました。どちらか、と聞かれたら自分が作った仕組みで動きたい（笑）

チェックシートを社内で共有するときのコツ　
シートの更新は誰でもOK。ただし更新したらメーリングリストにその情報を流す

マニュアルって、形骸化しがち。更新したら、それを共有することで、形骸化を防げそう、と思ってチェックしました。

チェックシートはルーチンワークの1回目に作成し、その後、メーリングリスト等を使ってメンテナンス

1回目に作成するのがポイントなんですよね。シンプルだけど非常に大事。

チェックシートはPCで作成して、作業の時にプリントアウトして使う

これもシンプルだけど、チェックシートに書かれたことの実行率を高める上で非常に大事。

仕事をしている時、途中でつい手が止まってしまうのは、たいていこのように迷いや飽きなどの余計な考えが仕事のブレーキを踏んでいるからです。一度手が止まってしまうと、集中力を取り戻すのにひと苦労です。

実際やってみると、本当にスムーズになり、ロスがなくなります。

人に教える手間は一回。自分でこなす手間は一生。

自分がやった方が早い人間には非常に刺さるフレーズ（笑）

口頭で教えてはいけない。引継ぎを口頭で行うのは、実は一番効率が悪い

口頭で伝える方が楽、ではないんですよね。肝に銘じたい。

マニュアルを作成する際には、次の3つのルールを守ることが大事
1、口頭で説明しなくても伝わる内容にする　
2、スキルや経験のない人でもミスが起きないようにする
3、ミスが起きなくなるまで、改善を繰り返す　
チェックシートをすぐに取り出して見ることができる状態にしておく

個人的には特にすぐ取り出せるか、が重要だと思います。私の場合はクラウド上で管理、ブックマークに登録してツークリックで出せるようにしています。

慣れた仕事は、正直いって自分でやったほうが早い。それは確かです。しかし、それはいつまでたっても「作業系」の仕事から抜け出すことはできません。

これも、自分がやった方が早い人間には刺さる（笑）

記憶力に頼らない

これも大事…。記憶力に頼って、あれ何だっけな…を連発していました。記憶力に頼るのはチームでやる仕事においてはロスしかない。

私の会社では、会議の時は初期が必ずPCで議事録をとり、会議が終わったら、それを関係者全員が参加するメーリングリストに流します。そうすれば、欠席者も会議内容が共有できますし、数ヶ月前に議論したことも、さかのぼって確認できます。不確かな記憶に頼る必要は無いのです。

情報共有が足りないと、つい先日メンバーから責められたので、チェックしました（笑）

「情報共有は自分から」、が凄く大事。

泉さんの本は何冊か読みましたが、この記事のトップ画像の本が一番短時間で読めて使える本でした。

まずとっつきやすい本から読む、というのはオリエンタルラジオの中田敦彦さんも仰っていましたが、大事ですね。

今後、最低賃金が上がり続けることがほぼ確定した未来に向けて、付加価値を上げていかなければならない。だからこそ、目の前の業務を仕組み化していくことが重要だ。

＜あとがき＞

昨日の睡眠の質は66%でした。明日は70%以上を目指します。

中田敦彦氏