解決事例〜エクセルみたいだけれどもそれより便利な進捗管理
こんにちは。株式会社ゼタントでCEOをやっている久保です。当社のお客様や、当社自身でどんなことを取り組んだかを紹介していきます。結構簡単なことでも十分に便利になり、また効率化もできるということを知っていただき、少しでもIT化やDXの推進にお役に立てれば嬉しいです。
エクセルは自由。進捗管理もお手のもの。でも使い続けると厳しい・・・
みなさん、きっと仕事でよくエクセル使っていますよね？エクセルはとても便利ですね。簡単に表にできるので、とりあえずエクセルで作ってやってみよう、となるのではないでしょうか。
顧客からお仕事を受注して、期日までに完了させる。その行程はいくつかのステップに分かれていて、各行程にチェック項目を設けておいて、マネージャーの人がその項目を確認して進捗を管理する。当たり前すぎですね。業種、業界によって細かい中身は違うと思いますが、流れはどこでもほとんど同じではないでしょうか。今回ご紹介するのは士業での一例です。
元々エクセルで案件の種類ごとにシートを作り、1つの案件についてお客さんの名前や期日、担当者、などなど情報についての列を作り、表の一行を1案件と見立てて進捗を管理していました。案件の数が少なかったり、更新頻度が多くなければエクセルでも問題はないかもしれません。ですが、しばらく運用すると不便・不満が出てきました。
期日超過とか、期日が近いことがパッと見てもわからない。案件が多くなると見逃してしまう
案件を特定の条件で絞り込みたいがうまくできない（難しいマクロが必要になる）
間違って簡単に消したり、変な文字を書いたりできてしまう
エクセルファイルがコピーされる時があり、間違ってそのコピーファイルを更新していまい、複数のバージョンができてしまう
同時編集しようとすると止まる（Web版なら大丈夫ですが）
などなど
劇的な変更はつらい。シンプルな方がいい。
進捗管理のためのサービスやアプリは、それこそいくらでも存在します。自分一人が利用するだけなら選択肢は広いですが、複数のスタッフさんが（しかも必ずしもITに強いわけでもない）みんなで利用しなければ意味がありません。色々試そうとしてみたけど、うまくいかなかったそうです。それはなぜか。
見た目が違いすぎる
ややこしい
ということでした。なので、どうしても譲れない機能をヒアリングし、なるべく単純なことだけに絞ったアプリをAWS上に作り、提供させていただきました。主な機能はたったのこれだけです。最後の機能はちょっと特殊ではありますが、技術的にはとても簡単なことです。
表形式で全案件が見えるようにする（エクセルと同じような見た目）
セルにダブルクリックで情報を入力できる（もちろん選択項目もあり）
期日が近かったり特定の状態になっている案件をわかりやすくハイライトする
役所への申請資料（これは専用のエクセルファイル）から案件情報を読み込めるようにする（これまでは手動で進捗管理エクセルに書き写していた）
事務所独自の略称と正式名称を自動変換する（これまでは手動で進捗管理エクセルに打ち込んでいた）
これだけのことではあるのですが、誰でも使える（程度の簡単な機能しかない）のでほとんどのストレスがなくなったそうです。進捗管理自体ではあまり売り上げがアップしたりはしませんが、進捗管理が相当スムーズに行えるようになり、トラブルを未然に防ぎやすくなり、不要なコスト（お金や信頼の喪失）を防げて、なおかつマネージャーや経営者の精神衛生も改善されたと喜ばれています^^
最後に
それほど大掛かりな取り組みではなくとも、ポイントさえ押さえれば良い効果が得れます。DXだ！とあまり肩肘張らずに、身近なところから改善していくのが成功の秘訣ですね。
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