半年以上前からしておくべき国際学会の準備

先日、人生初オンサイトの国際学会に参加した。フロリダ州マイアミ。
長距離移動に疲弊してアメリカでコロナになってしまったが、とても充実した5日間だった。

発表準備ももちろん大変だったが、何よりフライトの準備に苦戦した。
やること自体は特段多くはないが、何しろ慣れていない作業は非常にストレスだ。

ネットにあるしおり的なものは観光用であり、学会、つまり大学の枠組みで行くのに何を準備すればいいか全く手探りだった。今冷静に考えれば学務に聞けばいい話だったが、そこでは得られない情報ももちろんあるためこれを機に今回まとめていきたいと思う。

1. 1年前からすべき準備

A. 学会HPの確認

当たり前だが、最初はココから。開催される日時・場所、演題・参加登録の締切。そして大事なのがTravel grantの有無。つまり学会から助成金がでるかどうか。もし助成金がでないなら、他の団体に申請する準備をしなければいけない。自分は今回飛行機代だけで25万円かかっている。。。

B. 助成金の準備・申請

調べてみると、ボチボチ民間の団体で海外渡航に助成金を頂けるのがある。また、大学にもそういった類の助成金はあると思うが、うちみたいな地方国立大では数万円程度。しかも併用不可だ。正直言って足しにもならない。。

2. 半年前からすべき準備

A. Travel grantの申請

Travel grantを申請するからにはもちろん発表しなければいけないのだが、申請者は一般演題登録よりも締切が早い場合がある。また、私の場合は大会の委員長にメールで申請する形だったが、メールの書き方は後日また記事にしようと思う。

B. ホテル・飛行機の準備

ホテルは学会から斡旋される場合が多いが、少し高め。自分で取ることをお勧めするが、少し値が張ってもいいので安全なホテルを取りたい。治安ももちろんそうだが、今回私の先生に取って頂いたホテルはフライト1週間前になって突然宿泊できなくなってしまった。しかもこっちから連絡しなければこの事案が発覚することはなかった。危うく野宿する羽目になっていた。できれば日本人も多く利用するホテルだと日本語話せる人がホテル側にもいるはずなので安心かもしれない。

飛行機はもちろん早く取らないと高くなってしまうので、忘れずに。
私の場合は日本からマイアミへの直通便がないため、トロント（カナダ）を経由した。ロス経由とかもあったが、エアカナダが一番安かったので。

C. 演題・参加登録

これは問題ないと思うが、決済方法が私の場合はpaypalだったので、少し手間取ったくらい。心配ならお早めに。

D. ビザの発行

アメリカでのたった数日の滞在ならば必要ありませんが（詳しくは後述）、国によってはビザが必要。調べておきましょう。

3. 1か月前からする準備

1か月前とは書いたが、やることが多いのでできるものは早めに済ますようにしましょう。

A. パスポートの準備

B. クレジットカードの準備

現金も使えはするが、アメリカはカード社会。自分はJCBしか持っておらず海外では使えない場合があるので、VISAで作った。海外キャッシングの設定も忘れずに。また、クレカ付帯の海外保険もあるが、大学には保険会社のものを勧められたのでそっちに入った。

C. ESTAの申請

アメリカの短期滞在が目的の場合、ESTAに申請することでビザの発行が免除される。ネットから申請して入金するだけの簡易的な作業。締切は渡航72時間前まで。登録番号等が記載されたページの印刷も忘れずに。
※eTAの申請
私の場合はカナダを経由したため、カナダ版のESTAであるeTAにも申請した。このようにトランジットの場合でも必要になる場合があるので乗りつぐ方は要チェック。

D. Visit Web Japanへの申請

これはマストではないが、申請していると帰国時の入国審査がスムーズになる。締切は帰国2週間前まで。

E. 海外保険への申請

先ほど少し述べたが、保険はクレカの付帯のものでなく保険会社のものに入った。こちらのほうが適用範囲が広いのだそう。自分はちなみに損保ジャパンの保険に入った。どこもさして違いはなさそう。こちらも印刷を忘れずに。

F. 学務への海外旅行届の提出

提出の際は、OSSMAという大学指定の危機管理支援サービスとたびレジ（外務省のサービス）の申請も条件だったので、これもお早めに。

G. 現金の両替

アメリカはチップ文化であるので、現金は必須。自分の場合は3泊で100ドルくらい使った（ランチは学会場での立食だったこともありあまり使わなかった）。また、円→ドルの場合は日本国内で両替したほうがレートが高い傾向にある。お金が大きすぎると店によっては使えないので、20ドル札より大きいお金は持たないようにする。

☆準備の際に役立ったもの

A. 地球の歩き方

みんな大好き定番のガイドブック。マナーや交通機関について書いてあるのでありがたい。

B. 持ち歩きWiFi

準備の際というか、現地にてだが。海外でモバイル通信を使うと信じられないくらいの値段になってしまうので基本的にはオフ。基本ホテルや行く店にはWiFiがあるが、不安だと言う人はWiFiをもっていくといい。ただ、オフラインでもグーグルマップなどの位置情報は使えるので、自分はもっていかなかったが。

さいごに

いかがだったでしょうか。いろいろ準備することがあり不安もあるかと思うが、結局お金とパスポートさえ忘れなければなんとかなるんじゃないだろうか。笑　このまとめがお役に立てれば何よりです。