【スラスラ読める】分かりやすいビジネスメールの書き方3選
こんにちは！テキスパートの今野です。
私たちテキスパートは「文章制作プロダクション」を名乗っている通り、販売している商品は「文章」です。
WEB記事からホワイトペーパー、プレスリリースといったデジタルコンテンツだけでなく、最近は紙媒体の編集をご依頼いただくこともあります。
そんな私たちにとって、日頃のやり取りで作るメールやチャットの文言は、商品の「展示会」のようなものと認識しています。
ハイレベルな文章制作を謳っているのに、メールやチャットの文言が分かりにくかったり、誤字脱字が多かったりしたら
「このサービス大丈夫かな？」
と思われてしまうでしょう。
今こうして書いているnoteの記事も、Xでのつぶやきも全て私たちが持つ文章力の展示会です。
（ちなみに私個人のXは仕事から開放されてかなり駄文を書き連ねておりますがご了承ください・・・）
それくらい、日々綴る文章には気を配っているということです。
今回は、そんな私たちが「相手にとって分かりやすいビジネスメールを書くコツ」を3つ紹介します。
要件を最初に書く
いきなり本題の説明に入る方がいますが、相手は
「ちょっと待って何の話？」
と戸惑います。
特に初めて連絡する方やまだ関係地ができていない相手、もしくは新たなテーマについて連絡するときは、本題に入る前に要件を一文で説明しましょう。
【NG例】
件名：記事制作の相談
◯◯ 様
お世話になっております。
株式会社アナザーパスの今野です。
テーマ：不動産
文字数：1,000文字
納期：10月10日
その他：記事構成作成済み
こちらの記事の依頼は可能でしょうか。
対応可否をご検討ください。
【OK例】
件名：記事制作の相談
◯◯ 様
お世話になっております。
株式会社アナザーパスの今野です。
以下記事制作案件の対応可否をご検討いただきたく、連絡いたします。
■テーマ
不動産
■文字数
1,000文字
■納期
10月10日
■その他
記事構成作成済み
ご不明点等ございましたらご質問ください。
上記のメールでは、「このメールはあなたに対する新規記事制作案件の相談です」と冒頭で明記することにより、相手はメールの目的を理解した上で読み進められます。
もちろん、既に何度もやり取りを重ねている内容を送る場合や、気心知れた相手に対するメールであればこの限りではありません。「前置きは要らないから本題に入ってくれ」という方もいるでしょう。
そこは臨機応変な対応が求めれますが、「読み手を不安にさせない」ことを意識しましょう。
丁寧地獄に陥らない
上司やクライアントなど、自分にとって立場が上の人にメールを送る時、「とにかく丁寧」を意識するあまり冗長な文章になることがあります。
特に「いただく」表現。メールやチャットなどの書き言葉だけでなく会話でも高頻度で使われる表現ですが、これが乱用されているメールをよく見かけます。
【NG例】
件名：先日お送りした資料の件
◯◯ 様
お世話になっております。
株式会社アナザーパスの今野です。
先日お打合せをさせていただいた後にお送りさせていただいた提案資料ですが、ご確認いただけましたでしょうか。
お忙しいところ恐れ入りますが、内容をご確認いただき、ご不明点等ございましたらご質問いただけますと幸甚です。
【OK例】
件名：先日お送りした資料の件
◯◯様
お世話になっております。
株式会社アナザーパスの今野です。
先日のお打ち合わせ後にお送りした提案資料はご確認いただけましたでしょうか。
お忙しいところ恐れ入りますが、内容をご確認の上、ご不明点等ございましたらお知らせください。
「いただく」はそれ自体の文字数が多いため、使い過ぎると必要以上にメールが長くなります。
「いただく」は一文一回の使用程度に留めましょう。
箇条書きや装飾を駆使して視認性を高める
内容が複雑なときは、無理に文章で説明し切ろうとしないでください。
必要に応じて箇条書きや装飾を使い、メール全体の文字数を減らしつつ視認性を高めましょう。
【NG例】
件名：記事制作の相談
◯◯ 様
お世話になっております。
株式会社アナザーパスの今野です。
以下記事制作案件の対応可否をご検討いただきたく、連絡いたします。
記事のテーマは不動産で、文字数は1,000文字を想定しております。納期は10月10日希望です。記事構成は既に当社の方で作成済みです。
ご不明点等ございましたらご質問ください。
【OK例】
件名：記事制作の相談
◯◯ 様
お世話になっております。
株式会社アナザーパスの今野です。
以下記事制作案件の対応可否をご検討いただきたく、連絡いたします。
■テーマ
不動産
■文字数
1,000文字
■納期
10月10日
■その他
記事構成作成済み
ご不明点等ございましたらご質問ください。
相手に情報を整理する負荷をなるべく書けないメールを意識しましょう。
「相手の負担を最小限にする」意識を持つこと
以上、分かりやすいメールを書くコツを3つ紹介しました。
多くのデスクワーカーは、一日の仕事時間の大半をメールやチャットでのやり取りに費やしています。
大量のメール・チャットを捌く中に分かりにくいメールが紛れ込むと、それだけでものすごいストレスがかかります。
たかがメール一通、されどメール一通です。
「どうすれば相手に一切のストレスを与えず伝えたいことを伝えられるか」を考え、相手が読むのに費やす時間を一秒でも減らせる努力をしましょう。