バーチャル合同新歓開催報告～その１～
こんにちは！学生コミュニティ『つむじ』を運営する、株式会社i-Cueインターン生です。
４月２９日にバーチャル合同新歓イベントを開催しました。本記事から２回にわたって、準備から当日の様子、振返りをご報告いたします。ぜひご一読ください！
概要
本イベントの開催目的
サステナビリティや社会課題の解決に向けて活動をする学生団体の新歓活動を後押ししたい！
各団体にヒアリングを行う中で、活動が広がっていくためには新歓活動はとても重要であるのに対して、個々の団体でSNSなどを使った広報活動だけで新入生に活動の魅力を伝えるには限界があるということがわかってきました。
そこで、つむじとして『新入生が気軽に集まれて楽しめる場所を作る』ことで、団体の魅力をより多くの新入生に知ってもらえるようにしようと考えました。
開催のきっかけ・背景
つむじの2022年度卒業メンバーがoViceというバーチャルオフィスサービスに注目し、「このサービスを使って例えば合同新歓をやったら盛り上がるのでは？」と提案したことがきっかけで企画が始まりました。
その後、団体の方々に意見や協力をいただきながら、『学生団体や組織など色んな人を紡いでいく』というつむじのミッションに沿った形でイベント企画を具体化していくことになりました。
当日までの準備
会場レイアウト
今回利用したのは、バーチャル空間「oVice」（Organizationプラン）です。
本サービスを利用したイベント事例が多かったことから、私たちも使ってみることにしました。
内容の配置について
左上
参加者が最初に辿り着く会場の入り口には、歩き方解説の動画やサイトを設置しました。入り口付近にはすぐ対応できるよう、ヘルプセンターを配置しています。
右上
学生の間で交流できる休憩スペースとして、桜の広場を設置しました。快適な空間になるよう、桜の広場に入ったら、音楽が聞こえる仕組みも取り込みました。
中央
メインのサークルブースコーナーでは、声の届く範囲を配慮して、各ブースの大きさを調整しました。実際の会場では、各団体のロゴをクリックすると団体のホームページが開くことや、掲載された資料を詳しく見れるようになっています。また、右側には資料のみの参加団体の内容を掲載しており、同じく各団体のホームページに飛ぶことが出来ます。
こだわりポイント
①会場の歩きやすさ
参加団体も含め、参加者は基本バーチャル空間を利用した経験が少ないため、情報の見やすさ・会場の歩きやすさを第一に考慮して、よりストレスのない利用体験を目指してデザインしました。
②バーチャル空間を活かした会場レイアウト
サイトを渡り通ることのイメージを元に、バーチャル空間だからこそできる、デスクトップウィンドウ風を背景デザインのコンセプトとしました。サイトが重なって飛び出てるように表現するため、影も加えて空間感と立体感を表現しました。
③新歓のイメージに合った配色
全体の色合いは、新しい始めを意味すると同時に、春を連想させる、明るく温かい色を選びました。
サークルブースコーナーはメインの会場なので、会場全体を引いて見るときに一目で分かるように、背景の色を暗くする、中央を敢えて広くするなど、コーナーを目立たせるようにしました。
団体の集客
１．声掛け
新歓イベントへの参加団体を集める上で、
「環境問題やまちづくりを中心とする社会課題に取り組む学生サークル・学生団体」
であることを重視しました。
当初は、SDGsのうち環境問題に取り組む団体を対象としていましたが、今回のイベントでつむじに関わる団体を増やしたいという想いや、「サステナビリティ」「社会課題」というキーワードからまちづくりや商店街活性化に取り組む団体もつむじのターゲットに当てはまると判断したことから、まちづくりに取り組む団体にも声をかけることにしました。
２．説明会の実施
20以上の団体へ、公式SNSやメールを通じて連絡をとりました。 そのうち15団体から返信をいただき、合計10団体にイベントの開催趣旨や会場の紹介を行う説明会を実施しました。
👉説明会の目的
担当者の方と直接会話して、イベントの趣旨や内容、つむじの想いを伝えると同時に、団体側の想いを知る。
どの団体からも、つむじの趣旨やイベントの開催目的に共感していただくことができました。結果、6団体のブース参加と、2団体の資料のみを会場に掲示する形での参加が決定しました。
＜参加団体＞
各団体がTwitterやInstagramなどSNSを運営しています。ぜひフォローしてみてください！
環境ロドリゲス
ロータリーの会
BAM部
まっちワークグループ早稲田
CRENECTION
学生団体BANE
まちづくり×ビジネス サークル Pro-K
学生団体たまこまち
団体独自の新歓実施日と被ったり、イベント実施日はすでに新入生参加の〆切が過ぎている団体は残念ながら今回参加していただくことはできませんでした。しかし、今後につながる接点ができたことは非常に価値があるものと考えています。
３．リハーサル
参加団体数が決定した後は、計3回のリハーサルを実施しました。
👉リハーサルの目的
・当日の会場や操作方法を団体参加者に把握してもらうことで、当日に団体参加者が混乱することを防ぐ。
・団体参加者に当日のイメージをもってもらい、適切な準備をしていただく。
このリハーサルのおかげで、イベント当日はとてもスムーズな運営を実現することができました。また、団体側だけでなく、つむじのスタッフも当日のイメージを持つことができ、トラブル対応などを検討することができました。
このほか、会場に掲示する資料の提出、当日までの広報など、団体様にはたくさんご協力いただきました。本当にありがとうございました。
一般参加者の集客
当初の告知方法は、以下の２つでした。
①つむじのSNS（Note、Twitter、Instagram）
②発信したものを参加団体にリツイート・ストーリーにてシェアしてもらう
しかし、告知を続けるうちに、大きく２つの課題が見つかりました。
課題①
「サークルを探している新入生」にリーチする手段がなく、効果的な宣伝が難しい。
つむじのSNSのフォロワーが、就活生（以前インスタにて就活イベントの告知を行っていたため）やSDGs関連の企業中心で、告知をしても新入生に届きにくいという課題がありました。
＜解決策＞
▶投稿のハッシュタグを工夫する、量を増やす。
▶投稿するたびに、参加団体に拡散を依頼する。
▶新入生ユーザーをフォローする。
▶知るカフェさん、Crichさんなど、新入生や社会貢献活動に興味をもつフォロワーが多いと予想される団体に拡散を依頼。
広報にご協力いただいた団体様
知るカフェ
Crich早稲田・Crich慶應
課題②
イベントやつむじへの不信感によって参加へのハードルが高い 。
「学生コミュニティ」と聞くだけでは実態がつかめず不信感が残り、イベント参加へのハードルが高くなってしまいます。
＜解決策＞
▶既存のつむじのSNSフォロワーさんに拡散を依頼する。
⇒リツイートや言い値の数を増やすことで、イベントの信用度をあげる
▶参加する団体に加え、知るカフェさん、Crichさんなど、新入生や社会貢献活動に興味をもつフォロワーが多いと予想される団体に拡散を依頼。
以上のような試行錯誤をしながら、イベント実施の１週間前から１日２回、つむじのTwitterとInstagramにてカウントダウン形式での投稿を行いました。
新入生のフォロワーが増えたこと、リツイートの回数が増えたことからリーチ数が増加していることを実感できました。
まとめ
以上のように、つむじスタッフ全員が協力して、会場レイアウトの作成、団体や新入生の集客、広報を行いながら、当日までの準備を進めていきました。
次回はいよいよ当日の様子をご報告します！
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