フォルダ

最近は「ペーパーレス」を進めている職場が多いことと思います。

書類を、
作成したら印刷せずにPDFにしてサーバーに保管する。
郵便ではなく、PDFをメールで送る。
郵便やファックスなどで受け取った紙の書類をPDF化してサーバーに保管する。
などなど。

この「サーバーに保管する」ときに注意しないと、後から書類を探すのに苦労することがあります。
サーバーに保管するときのフォルダの作り方について「こうしたら」と思うことをいくつか。

「後から書類を探すときに何をもとにするのかを考える」
履歴書や入社時の書類など、社員一人一人の人事情報であれば、「人事情報」というフォルダの中に「個人名」ごとのフォルダを作るのが良いでしょう。
これを、例えば、入社年ごとのフォルダを作ったとしたらどうでしょう？
ほとんど意味をなさないと思いますし、後からその情報を探すのに苦労することでしょう。
ですから、この場合は個人名のフォルダが良いと思いますが、もう一つ工夫をして、個人名ごとのフォルダ名の頭にひらがなの頭文字をつけておくという手があります。
「山田太郎」さんのフォルダだったら「や_山田太郎」のように。
人数が多ければ「あ」「か」「さ」というように五十音のフォルダを作って、その中に入れるのも良いでしょう。

「その業務に関係する誰が見ても分かるようにする」
その業務に携わる人の個人フォルダに入れておくなどもってのほかですね。
その人が作業するために自分のフォルダ内に何らかのフォルダを作ることがあるかもしれませんが、その結果は誰が見ても分かるフォルダに入れておかなくてはなりません。
またそのフォルダ名は誰が見ても分かる名前にする必要もあります。

「階層を深くせず、かつ、フォルダ数は最小限にする」
階層を深くすると、なかなか目的の情報に辿り着かず、担当が代わったりしたら何がどこにあるのかが分からなくなります。
ですので、階層はできるだけ浅くするのが良いでしょう。
しかし、浅くしすぎるとフォルダがたくさんできてしまい、これはこれで面倒なことになります。
業務を分析してこの二つの点を考慮したフォルダ構成にする必要があります。
このときにもフォルダ名の頭に頭文字をつけるのも一つの方法でしょう。

紙ならパラパラめくって探すことができますが、サーバーの中ではそういうわけにはいきませんので、フォルダを作る際には業務をしっかり分析、検討する必要がありますね。