結局Excel運用は無くならない…

こんばんは。緊急事態宣言も解除され、明日から都内も人が増えそうな感じですね。予防はしっかりしながら仕事して行きましょう！

今日は、中小企業様にシステム提案をした際、結局Excelでいいよねっでなることありませんか？
実際、Excelは便利ですからどの企業でも利用され、毎日のように使われてますよね？
しかし、沢山のExcelファイルと複雑化した関数、肥大化してしまったファイルはもう手が付けられず長年利用されてある企業様が多いのではないでしょうか。今は、システムが普及してそういったExcel業務をシステム化することで業務効率や二次利用できる形にデータベース化する提案をするシステム会社を良く聞きます。

私どもはそのような場合に無理にシステム化しないことも提案します。なぜなら、システム提案をしていても最終的には結局Excelの利便性を捨てきれず費用を掛けてまで、Excelで運用できてるならそのままでいいか、となることが多くあるからです。

ここで、私がExcelのままで運用提案するときとシステムを強くプッシュするときのポイントを簡単に記載てみます。

①経営管理帳票などのアウトプット資料はExcelで！！

このアウトプットことシステムで一発で出すことがメリットに感じられますが、結局企業の管理表はずっと同じではなく、経営層に求められる内容によって可変的に変わってきます。理想はデータのインプットからアウトプットまでが一気通貫で流れるように出力できるといいですが、アウトプットそのものが可変的変わるとなれば、必要となるインプットも変わりますので、システム化すると設定や追加入力などが非常に面倒です。もし、大手企業でシステム担当が常駐しているような企業であれば、都度メンテナンスしていけば良いかと思いますが、中小企業ではそこまでのリソースを常に確保していくことは難しいですよね？ですので、Excelにデータをダウンロードして加工・編集して作成する方が利便性が高くなるという判断になります。Excelを活用してデータベース化して、システム担当者がいなくても自由にインプットとアウトプットを繋げられるシステムもありますが、結局Excelベースであることは変わらないかと思います。Excel資料の作成を効率化する仕組みはいくつかありますので、そのあたりが知りたい方はコメントなどで質問してもらえれば都度対応可能な範囲で製品などの情報提供をいたします。

②システム間のデータ連携は、簡易ETLツールとExcel(CSV)

テレビCMや雑誌でもシステム間のデータ連携を効率化して、社内のデータを繋げることで業務効率化や経営データを有効活用しましょうなどと見かけます。これ自体には私も賛成ではありますが、連携するためにもともとの基本システム切り替えることや連携するための専用ツールを導入する提案をシステムベンダーは良くしているように見えます。間違った方法ではないですが、多くの場合は過剰投資となり、単にデータを繋げるだけなのにそこそこの費用は掛かり、業務効率化できた箇所はわずかに留まり、あとから費用対効果を考えてもミスったなぁと感じる企業もあるのではないかと思います。乱暴に言ってしまえば、データ連携などCSVデータに出して、相手先システムのインポート機能で取り込んでしまえば良いと思います。そもそも今のシステムデータをエクスポート・インポートする機能すらないとなれば元々のシステムを切り替えることを検討しても良いかと思いますが、最近のシステムは小規模でも大規模でも概ね備わっていますので、問題ないです。システム間のデータレイアウトが異なる為、変換をしたりデータを補完入力すれば大体はインポート・エクスポート機能で対応可能です。複雑且つ膨大な量がある場合は、低価格はRPAや格安のETL(Extract（抽出）Transform（変換）Load（格納)）で変換してインポートファイルを所定の場所に保管してくれるので、あとは取り込むだけというものだけを導入すれば大幅に改善が可能です。こちらも情報が欲しい方はコメントでもらえれば都度回答いたします。

以上より

システムは今非常に沢山の種類があり、個人から大手企業までさまざまなツールを作って提供してます。無駄にシステム化することに拘らず、全体を俯瞰してクリティカルなポイントのみシステム化する提案をしてくる営業やSEとお付き合いすることが、良きビジネスパートナーになると考えます。そう言ったところで、Excelも一つのシステムと考え、Excel運用も加味した企業のシステム化をご検討することもおすすめしたく記事にしてみました。

では、またタイミングを見て記事をアップしていきますね！！