【永久保存版・技術編】会議の心得簡易版チェックリスト ばーじょん１

【永久保存版・技術編】会議の心得簡易版チェックリスト ばーじょん１

新社会人の諸君へ

この手順を守れば上司やお客様から　「できるやつ」　認定されます。

このノウハウ活用のコツは　しれっと　行うことです💫
なので、会社の中で共有してつかうというよりも、自分のために再確認のために活用くださいませ💫

タイミングあったら解説動画も作りたいと思います。

◎会議日程が決まったら
オンラインの場合…どちらが会議URLを送るか、MTGツールは何で行うかを決めておく
⇢ツールによって相手も自分も事前インストールや画面表示許可、場合によってはブラウザにプラグイン入れるのが必要な場面があるよ
　取引先企業が大きいとTeams縛りや、Googlemeets縛りがあるけれど、事前にソフト入れておかないとバタバタしちゃうぞ。
オフラインの場合…場所と時間を決める

◎会議決定＆打診時点
・検討したい事の箇条書きを必ず作成する
・ゴール状態の言語化をしておく
・会議で使用するスライドなどの資料URLをその時点で作成する
・Googleカレンダーに登録、説明欄に上記内容＋オンライン会議用のURLを添付し、参加担当者のメールアドレスをゲスト招待で入れる。

・オンライン会議の場合は会議マナーのスライドを必ず添付する
　⇢初回の方の場合は確実に。

・オンラインの場合　事前準備
□通信手段の検証作業、テストで社内で通話をして以下を検証する
□画面共有が問題なくできるか？
□ラインなどの個人情報が写り込む可能性がある通信アプリを閉じておく
□カフェなどの場合接続更新のタイミングにかぶって通信が切れるリスクを考慮しているか？（できることならカフェのワイファイは商談時に使わないほうが良い）
□普段使用したことがないアプリの場合は必ず本番環境と同じ通話テストを行うこと（アプリが必要だったり、MACで許可作業が必要だったりすると商談自体に影響があるため）
□通信速度　スマートフォンのテザリングで通話をする場合はプランの通信制限にかかっていないかをチェック
□雑音、環境音について第三者にストレスのある音か入っていないかを確認してもらう

オフラインの場合
・場所について
□カフェなど公共施設の場合、相手が指定してきていない場合は１時間前にその場所を確保しておき、事前の資料確認をしておくことが無難です。
□提示予定のページや資料は先に　「すべて開いておく」
理由…準備がいいと思われますし、色々探してあたふたすることがなくなります。

◎当日会議5分前
・検討したい事の箇条書きを共有する
・ゴール目標を事前にリマインドする
・会議で使用するスライドなどの資料URLを送信する
⇢これは、前日の夕方までに送信できていると相手先の社内で担当者間で見てもらえる
□会社概要資料　前日送信必須。
□ライバルが居る商談の場合　概要資料のみを送信、当日は概要＋詳細の資料を開いてプレゼンテーションする

◎会議中
・開始と同時にするべき事
　⇢参加のお礼、議長は今日の目標を発話、発言を促す
　⇢会議の開始時点で5分前にアラートが鳴るように設定する事
・会議中のマナー（発話の主役以外はマイクをオフにして、発言の際にのみオンにする）
・会議中の心得
⇢だれが、いつ、なにをするのか？の役割をリアルタイムで整理する担当が一人専属でいるようにする
⇢会議中に検討事項、情報共有があった際には専用のフォーマットに保存する
⇢会議中に　todo　が発生した場合は必ずだれが遂行するのか？を進行役が明確にする事
⇢会議の最後に　決まったことの箇条書きを復唱して全員に認識の不一致がないかの合意をとる。

◎会議後
・議事録担当　議事録URLを関係者に送信
・役割担当　担当に期限付きで割り振ったタスクをメンバーに個別でも送信

◎会議前日までに
日時確認、資料URLを送って事前に閲覧してもらう(会議のMTGURLも送付しておく)

◎当日5分前
→できればこれば前日までに送付、当日はリマインド程度にするのが良いです。
理由…先方が2人以上の場合あらかじめ先方内で話せる余白をつくるため