意思疎通は口頭だと情報が少しずつ歪んでいく
どうも、定時で帰りたい人です。
現在無職の私ですが、前職では口頭での連絡でかなり苦労した人間です。
その体験から、私の仕事の心がけとして「口頭だけでの連絡はトラブルの元なので、必ず文章化して残す」ということが染みついております。
口頭だと伝え忘れが発生する
同じ事を何度もいろんな人に話すと、意外とどこかで漏れが発生します。
多少の言い回しや伝える順序などで、受け取る側の認識も微妙にずれていきます。
文章化すれば、その文章は誰でも不変の情報になります。口頭で補足するにしても、伝える相手全員に共通するベースがあるのとないのとではだいぶ情報共有に差が出てきます。
口頭だとその後の伝達も手間がかかる
口頭で受けた連絡は、文章化しないと必ず他の人への連絡や、その後連絡が必要になった人への連絡の際は、必ず口頭で伝える必要が出てきます。
どうしても手が離せないときにその連絡を伝える必要がある場合、ご自分の負担にもなりますよね。
文章化されていれば、とりあえずその文章を読んでもらって、あとで補足などをすることもできるわけです。
口頭だと情報が記憶頼りになる
口頭だと録音でもしていない限り、形に残りません。
つまり、それぞれの記憶頼りになる。すると、どんなに記憶力のある人でも少しずつ情報が狂っていきます。
前職でも、同じタイミングで同じ話を聞いたはずの人たち同士で、それぞれ覚えていた内容が異なっていました。
あげく「私の記憶が合ってる」とパワハラしてくる先輩に押し切られたこともあります。なんやねんそれ。
「言った」「言わなかった」という部分から記憶頼りになることもありましたね。
「以前口頭でこのように指示を受けました」
「言ったっけ、そんなこと？」
そんなやり取りをたまにしてました。それだけならまだいいんですが、言った本人ですら「言ってない！」とか言い出すんですよね。非常に面倒くさいです。
口頭で言われたことも文章化して残そう
いろいろ嫌な思いをしてきた結果、私は口頭で言われたこともできるだけ文章化して残すようになりました。
文章化したものはできるだけマニュアルに載せたり、社内ツールで同じチームの人が誰でも何度も確認できるような場所に載せました。
ミーティングでもできるだけ議事録をつけ、同様に管理。
なおかつ、できるだけ口頭連絡してきた相手・ミーティング参加者などに「間違っていたり、過不足ありましたら教えてください」と文章化した旨を伝えるようにしました。
これだけでだいぶトラブルが減りました。
その場限りの情報であればいいですが、長期的に影響する情報であれば、とんでもない問題ですよね。
私自身も誰かに伝えた内容を忘れてしまうことがあったりするので、そもそも連絡はチャットやメール、社内ツール内を使って文章ベースで伝えるようにしておりました。
口頭連絡が悪とまでは言いませんが、後の損失を考えると、やっぱり最終的には文章化するのが間違いはないというのが、私の仕事の心がけに影響しています。