よい会議をつくるには

概要

よい会議をつくるためのTipsをまとめたものです。

背景

在宅勤務を行うなかで、個人的にボトルネックの一つになっていることが、ミーティングです。

Face to Faceで行う会議と異なり、在宅勤務中の会議はその全てをオンラインで完結させなければなりません。

なおかつ、自宅からのオンラインでの会となるので、会の主催者はよりファシリテートやドキュメントの作成、会の出席者の前提知識を合わせるなど、リアルの会議より一層、注意をしなければいけません。（リアルだと表情や抽象的な表現でもなんとなく伝わったりするが、オフラインだとそういう小手先のテクニックが一切通用しなくなる）

在宅勤務が始まり、上記のようなある種の壁にぶち当たったことに加えて、自身の役割としてステークホルダーを会議に収集し、何かの意思決定を行う機会が増えてきた背景もあり、自身が会議で注意している点を言語化するに至りました。

良い会議の議事録の構成とは？

個人的によい会議で1番重要なものは議事録だと思っています。

参加者の前提知識を合わせることはもちろん、なんの会議なのか参加者にわかってもらえる議事録を準備することは、会議の生産性をあげるにあたりとても重要なことだと思いまます。参加者の時間も拘束してしまうので、議事録の準備はきちんとするべきです。あと、テキストに記録すると話したことがわかる

 ①開催する会議において達成する目的を書く

・まず、その会は何を決めるために開催されるのか目的を書く

②前提知識を揃えるために背景や前提インプットを書く

・①を決めるための背景を書く。なんの目的の会なのかは①でわかるがその背景をきちんと伝えることで、参加者は適切な議論をしやすくなると思います。加えて、いろんな部署の方々を集める場合もあるので、ドメイン知識などの前提アウトプットを記載しておくのが良いと思います。「これなんでしたっけ？」と無駄な時間を会議に発生させないために。

・会議だけでなく、目的を達成する背景（意味）をきちんと設定することは、人が何かをするにあたっての言動力になると思います。例えば、なぜ英語を喋れるようになるという目的があるかというと、海外で働きたいから、年収をあげたいから、などなど目的には背景や意味があると思います

③決めたいこと、それに対する自身の結論、理由を書く

・アジェンダとしてあげている議題に対して、自身が導き出した結論とその理由を書きましょう。理由を書くことで、自身の意思決定の根拠を参加者はわかるので、結論に対する意見を参加者はすぐに判断できるかと思います

④結論とNExtActionを書く

・③に対してどうなったか結論を書いておきましょう。なおかつ、③の結論を進捗するにあたって、次にすべきアクションと担当者、期日を記載しましょう

参考

上記Tipsを踏まえるて議事録を作成すると、以下のようになるかと思います

参加者；父、息子

# 目的

・今夜の夕食を決める

# 背景

・本日、近くのスーパーが営業していないため、家にある残りもので美味しい料理を作る必要がある。加えて、嫁が疲れている

# 議題

・カレーをつくりたい

　・理由；簡単、材料が全て揃っている、嫁が好き

# 結論

・カレーをつくる

# ネクストアクション

・嫁に決定事項を周知　by　〇〇

・料理　by　〇〇、〇〇

・お片づけ　　by　〇〇

その他

・文責は会議を進行させてつつ、議事をとることが重要

・文字になっていないものは話していないことと、決まったいないことと一緒

・在宅勤務はよりいっそう文書化が重要になってくる