「ビジネスにおけるマニュアルは、実は効率化のためのありがたいお手本」

仕事における「型」とは、これまで前任者や諸先輩が作り上げてきたやり方のことであり、そこには効率的な方法、間違いを犯さないための工夫が凝縮されています。
仕事の型を早く正しく身に付けること、つまり、業務の習熟に大きな影響を与えるのがマニュアルです。

マニュアルというと、一般的には「マニュアル人間」「マニュアル的なサービス」などと、マイナスなイメージで捉えられがちですが、ビジネスにおけるマニュアルは、実は効率化のためのありがたいお手本です。

仕事に関する情報をマニュアルにまとめておくのは、仕事の効率化、時短を図るうえで実に有効といえます。
「仕事を始めようとしても書類が出てこない」「サーバー内のファイルが見つからない」「相手の内線番号がわからない」など、ビジネスシーンでは探し物に時間をとられることが実に多いからです。

一人のビジネスパーソンがオフィス内で探し物に費やす時間は、一年平均150時間あるといわれています。これは一年のうち、なんと一カ月の所定労働時間に匹敵する時間を探し物に費やしていることになるのです。

　　　各務 晶久
　　　（株式会社グローディア代表取締役）

「FUJIFILM」

私はマニュアル肯定派だ。

前職ではマニュアルはなかったけど、なくても問題がなかった。やり方を統一する必要のない仕事だった。

でも、今の会社はマニュアルがとても大事だと感じている。

・簡単なはずのになぜか時間がかかる作業
・単純なのになぜかミスが頻発する作業
・年間を通じて違う作業を積み重ねる複雑な業務

こんなのがてんこ盛りなのに、マニュアルがないものが多い。

例えば、シンプルな表の数か所に数字を入れるだけなのに、その数字が何の数字か分からない。

関係ありそうなデータを探して解読を試みるものの、そもそもデータの保存場所が分からない。

探している時間がすごく無駄な時間に思えて、イライラしてくる。

あと、何人かがする同じ作業で、誰もが同じようなミスをするのに、「次から気を付けないとね」の一言で終わる。

マニュアルを作って反映させるといった具体的な行動に移さない。

共通マニュアルというと煙たがられると思うので、個人的なマニュアルを作ってはいるけど、また誰かが同じミスを繰り返して、「そういえば前もこんなことありましたね」という会話をしているのが聞こえると、モヤモヤする。

他には、１年のうちに、この時期はこの作業、次はこの作業というように、違う作業を積み重ねていくのに、「サーバーのここにデータが入ってるから、保存時期を見ながら同じようにやったらいいです。簡単です。」という説明を受けるだけで引き継ぎ終了。

他の人が賢いのか、私がポンコツなのか分からないけど、とにかく私にはレベルが高すぎます。

勘所のいい人には難なくできることも、私にはストレスになる。

でも、私以外にも不便に感じてる人がいるようなので、最近、チーム全員が関わる作業のマニュアルを作ってみた。

実はマニュアル自体は存在していたけど、内容が網羅されていなくて、形骸化してしまっていた。

それをブラッシュアップした。

自分のためだけに使ってもいいけど、助かる人もいるかなと思ってリーダーに提案してみた。

今度から使ってみようということになった。

ただ、マニュアル肯定派だと言っておきながら、人の作ったマニュアルは分かりづらい時もある。

だから、自分が作ったものを押し付ける気はない。

みんなが使いやすくなるように、みんなのミスが減るように、その都度ブラッシュアップしていけたら嬉しいなと目論んでいる。

ちょっとした楽しみだ。