社内のコミュニケーション不足 ～ツールを活用し解決しよう～
コミュニケーション不足になった経緯
新型コロナウイルスの感染者が初めて出たのが2020年1月。
当時はワクチンがなかったため、対処方も分からず、政府の緊急事態宣言発令もあり、多くの企業では働き方を強制的に変えざるを得なかったかと思います。
その1つがフルリモートワークの導入ですね。
現在では、当時に比べて感染者数が減ったため、昔みたいにフル出社に戻す企業や、完全には戻さずハイブリッドワークを導入する企業など、さまざまな働き方になっています。
働き方が変わると、さまざまな課題が出たと思います。
例えば、、
・週何日の出社を必須にするか
・コアタイムは設けるか
・オフィスの規模を維持するか縮小させるか
・席は固定か自由か
・会わない日が増えたことで会話(雑談)が減った
・社員同士の団結力が低下した
・社員同士が今何をしているのか見えづらくなった
などなど…
課題が出てくるのは仕方がないので、トライアンドエラーを繰り返していくしかありません。
今回は、上記の中から、ハイブリッドワーク導入による「社員の会話・情報共有がやりづらくなった」課題に焦点を当てて、対策まで考えていきたいと思います。
課題1：気軽に会話ができなくなった・情報の共有がやりづらくなった
世間話からちょっとした相談、会議前の大切な打ち合わせなど、会話の内容は大小あるかと思います。
これらの会話をやりづらくなった原因は、会話をする相手が見えないところに居ることにあります。
席に居ないから、別のフロアにいるから、そもそも会社に居ないから…
固定席が無くなったことにより、気軽に会話ができない状況になってしまっているのです。
日本人は空気を読むのが得意な人種です。
その代わり、主張する力が弱い人種でもあります。
そのため、相手が目の前にいれば、相手の顔色や状況を判断して、相談などの行動に移せるのです。
それが、ハイブリッドワークだと相手が目の前にいないため、できません。
課題2：予定通りに仕事は進行していない
目の前にいなくても、カレンダーなどのツールで予定を共有していれば問題ないと思われた方もいるかと思います。
ですが、考えてみてください。
会議が、予定通りに始まって、予定通りに終わったことはこれまで何回ありましたか？
作業をしようと思って確保していた時間が予定より伸びてしまったり、逆に早く終わってしまったことはありませんか？
休憩時間以外に、急に生理現象に襲われて席を外すことはないのですか？
いくらカレンダーなどのツールで予定を共有していても、直ぐに受け答えできる状況でなければなりません。
それを話をされる側の人が理解していないことが問題になのです。
課題3：ハラスメントと訴えられるリスクが発生する
先ほどの課題2で述べた、問題を問題と思っていない人たちに、情報の共有がしづらくなったからと改善を求めても、本人たちが問題と思っていない以上、不満に思われてしまうだけです。
「働き方を強制させられる」と、訴えられてしまうリスクもあります。
会社を良い方向に勧めようとしても、昔ほど会社が強く言えなくなりました。(もちろん良い点もありますが。)
問題解決のためにサービスを活用する
案件ではないのですが、これまで私が体験した中で、oviceの仮想オフィスがこの問題を解決できるサービスだと思いましたので、紹介します。
oviceはカスタマイズできる仮想オフィスです。
誰がどこで何をしているのか、話しかけても良い状況なのか、集中したい状況なのか、俯瞰して見ることができます。
フルリモートでも、仮想オフィスに自分のアイコンを置いておけば気軽に話しかけることができます。
サービスの詳細は、是非oviceのトップページからご覧いただきたいのですが、サービスを上手く使うことでコミュニケーションの活性化をすることができるようになります。
働き方を強制するわけでもなく、皆が気軽にコミュニケーションを取れるよう、場を用意してあげることも1つの方法です。
正解はありませんが、課題が何かを洗い出し、それを改善できるツールがあれば、是非積極的に活用してみてください。
◇参考
・マネーフォワード
出社とは？企業や従業員のメリット・デメリット、リモートの課題を解説
・ovice
トップページ
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