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第3回 東北クラウド士業交流会~資料回収・コミュニケーション編~を開催!!

こんにちは!タスキーの大友です。

今回は、2024年3月29日に行われた東北クラウド士業交流会の様子をお届けいたします!✨

第1回、第2回に引き続き、今回も株式会社マネーフォワード にサポートを頂きながら開催いたしました。ありがとうございます!

⇩前回の東北クラウド士業交流会note⇩


■今回のテーマ

今回の交流会は、『資料回収・コミュニケーション』がテーマです!🙌

士業業務の8割を占めるともいわれる資料回収業務。
「紙資料だらけの環境を変えたい…」「他の士業事務所がどのように資料回収されているのか知りたい!」「データで資料回収したいけれど、顧問先様の協力を得るにはどうしたらいいのだろう…」といった資料回収についての想いや悩みがある事務所様向けに、交流会を開催させていただきました!✨

■当日のプログラム

第1講座 タスキー税理士法人 色川大輔

顧問先からの資料回収の『ペーパーゼロ』を実現したタスキー税理士法人から、オール電子での資料回収方法やコミュニケーション方法をお話ししました。

第2講座 井上公認会計士事務所 佐々木優香 様

マネーフォワード社のスキャンセンターをいち早く活用して、業務効率化に成功した井上公認会計士事務所様から、その実践事例をお話しいただきました。

グループディスカッション

参加していただいた皆様に、第1講座・第2講座で感じたこと、今後に活かしたいと思ったこと、自社で取組んでいることなどを各テーブルで自由に共有していただきました。

■第1講座の概要

タスキー税理士法人 色川大輔

タスキー税理士法人
色川大輔より

『オールクラウドでの資料回収を実現!タスキー流の資料回収への取組み』

というテーマでお話をさせていただきました。

AIの発達が進む現代、AIを活用するためにも、事前にどうやって資料を回収していくかが重要になります。
ただし、ペーパーレスを目指すとなると、多くの課題が出てきます。
その課題を解決するために、タスキーはどのように実践しているのか、タスキー流の解決策を公開いたしました。

①電子での資料回収の課題
 「顧問先との共有フォルダを運用し始めたら、ぐちゃぐちゃに格納されてしまった…むしろ生産性が悪化してしまった…」
という課題があると思います。

そこで!タスキー流の解決策は『顧問先ポータル』を作ることです!👏

顧問先ごとにサイトがあり、必要な資料の保存先や、当社からの納品資料を集めたリンク集になっています。
資料の種類ごとにボタンがあり、クリックすると資料の保存先にすぐ飛べるようになっているため、ぐちゃぐちゃに格納されることが少なくなります!

②Excel出納帳の課題
 「Excel出納帳と証憑は別管理になる…」「法令改正など、顧問先が様式を差し替えてくれない…」など、課題があると思います。

そこで!タスキー流の解決策は『Web出納帳』を作ることです!👏

Web出納帳とは、現金出納帳をWebアプリ化したものです。
顧問先様に、証憑の写真と取引の内容を登録していただきます。
証憑と出納帳が同管理になることや、顧問先様が取引の内容を登録するため理解に繋がり、課題の解決に繋がります!

最後に
 
『顧問先ポータル』も『Web出納帳』も、実際に運用するまでは、強い信念と執着心、そして顧問先様の協力が必要です。ここを乗り越えて、資料回収業務を改革していきましょう!🏃✨

■第2講座の概要

井上公認会計士事務所 佐々木優香様

井上公認会計士事務所
佐々木優香 様より

スキャンセンターの活用で業務効率化!』

というテーマでお話をしていただきました。

「記帳代行の資料回収に時間がかかる…」「スキャン作業をする時間がない…」「スキャンのために出社しなければならない…」
など、このような悩みを抱えている事務所さん必見です!

①スキャンセンターとは
 「資料回収」と「スキャン作業」の代行サービスのことです。✨
スキャンセンターに証憑を送付することで、スキャンはもちろん、クラウドストレージにアップロードまで完了します!
送付した証憑は、返却時にはきれいにまとめられて返ってくるそうです!
 
スキャンの人手を確保しておく必要がなくなるので、人手不足の解消につながることや、資料の受領・返却作業は不要になり、在宅勤務しやすくなることがメリットとして挙げられていました。
メリットを聞くほどスキャンセンターを活用したい!と思いました。👏

②実際にスキャンセンターを活用した感想
 良かった点と今後の課題をお話ししていただきました。

 【良かった点】
 1)導入までのハードルが低く、簡単に導入できる
 2)手作業がかなり少なくなった
 3)リモートワークの職員にも作業を依頼しやすくなった

 【今後の課題】
 1)顧問先様から、必要書類を直接スキャンセンターに郵送してもらうことは難しい
 2)職員への浸透が難しい

たしかに、顧問先様で必要な資料がどれか分からなかったりするため、会計事務所がいったん回収して振り分けて、スキャンセンターに送付することが必要になりますよね。
これらの課題をぜひ、これから一緒に解決していきたいですね…!

発表してくださった佐々木様、ありがとうございました!✨

■各事務所内でのディスカッション及び発表

~グループディスカッションの様子~

 以上の発表を踏まえ、「自分の事務所ではこうしてるよ」「このシステムはうちでも真似したい!」など、情報交換をしました!

~各グループ発表の様子~

 各事務所内でディスカッションの後、今日の感想や他事務所の取組みで気になったこと、今後の交流会で取り上げてほしい内容など、発表していただきました!

私も初めてディスカッションの場に参加させていただき、大変貴重な経験になりました。どのグループも話し足りないくらい、盛り上がっていました!
みなさまに有意義な時間をお届けできていたら幸いです!

■さいごに

ここまでご覧くださりありがとうございました!

次回はなんと、「業務自動化セミナーin仙台」を開催いたします!!👏
実践事例を公開します!さらに、タスキーのオフィス見学会もございます!タスキーのオフィスは来年度移転予定ですので、今のオフィスが見られるのはこれで最後かも…!?😲気になった方はぜひご参加ください!✨


そして!
「2024年度バックオフィス強化セミナー」仙台とつくばで開催いたします!🎉
このセミナーは、中小企業のバックオフィスを効率化し、生産性を高めるための最新情報と、実践的アプローチを提供します!

2024年度バックオフィス強化セミナー@仙台
2024年度バックオフィス強化セミナー@つくば

開催日は、仙台は4月19日㈮、つくばは5月24日㈮です!
ぜひご参加ください!✨


「第3回 東北クラウド士業交流会~資料回収とコミュニケーション編~」にご参加くださった皆様、ありがとうございました!
今後ともよろしくお願いいたします!


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