Ubie組織のカルチャーをサポートするちょっとしたIT整備
こんにちは、Ubie Corporate コーポレートエンジニアのtamosanです。Ubie Corporateでは社内IT基盤の整備や業務生産性の向上について、ITチームにて推進しています。特に最近チームにジョインしたsimonは、3ヶ月で数多くの施策を繰り出しています。
今回はUbieが重要視しているカルチャー設計について、Ubie社員に対してどのように浸透・実行しているかを、IT整備によるサポートの観点から事例をご紹介します。
この記事はUbieCorporateアドベントカレンダー
https://adventar.org/calendars/7774 の15日目（12/15）にエントリーしています。
Ubieにおけるカルチャー設計の重要さ
そもそもなぜUbieではカルチャー設計が重要と捉えているのでしょうか？それは各メンバーが参画時にUbieという組織特性を理解してもらい、すぐに活躍してもらいたいためです。
Ubieの採用戦略として、組織ごとの人材要件にマッチし、かつスキルフルなメンバーを採用しているため、業務キャッチアップについて致命的に困ることは想定していません。それよりもUbie特性が言語化され、各メンバーへその理解が促進されるための設計書、つまりカルチャーガイドが必要であると考えています。（詳細は こちらの記事を参照）
先日私もUbie全体のValue策定やUbie Corporateにおけるカルチャーガイドの策定に携わったのですが、そちらについては別途アドベントカレンダーの最終日（12/25）にご紹介する予定です。
カルチャーを支える施策とそのIT整備
各組織でカルチャーを設計・実現する施策について取り組んでいますが、今回はコーポレートエンジニアとしてIT環境整備の観点でどのように寄与しているか実例をご紹介します。
物理出社施策を検証する情報収集ツール
弊社ミッションとして「テクノロジーで人々を適切な医療に案内する」を掲げていますが、そのソリューションを早く安定してお届けするため、事業を高速かつ安全に展開することを重要視しています。そのためには心理的安全性を育んだり、ちょっとした相談をクイックにしやすくするといったコミュニケーション整備も重要な要素の一つと捉えています。物理出社施策は事業組織の1つにて検討されているもので、彼らは物理出社のやり方を組織の人材特性に合わせて設計し各メンバーに実行してもらうことで、その要素をさらに育みやすくなるのではないか、という仮説を立てていました。（どのメンバーも全員が毎日出社することを強制する施策ではありません）
ITチームでは、その仮説検証の事実収集をサポートするべく、物理出社したメンバーを自動的に集計し、かつその情報をメンバーに公開する仕組みを整備しました。
具体的には社内Wi-Fi（Cisco Merakiというネットワーク管理ソリューション）に社員が貸与PCにてアクセスした履歴を収集し、直近1時間に誰がアクセスしていたかをSlackに投稿する仕組みを作成しました。また直近1日分はSlack通知に加えて、あとで集計しやすいようGoogle スプレッドシートに記録しています。
これにより、どの曜日にどういった属性のメンバーが出社しているかが分析でき、それによって得られた効果と照らし合わせて物理出社設計を評価できる仕組みが整っています。
各組織内での情報流通を支えるワークスペース設計
Ubieでは適切な組織単位において情報を透明にすることで、判断材料が揃った状態で健全に議論や判断をできる環境を作り、高速な状況変化にも柔軟に対応するために注意を払っています。（詳細は 社内向け「透明ガイド」を公開します を参照）
一方で社内では事業戦略や人材特性に合わせて組織を分割しており、組織外とは人材特性の異なるメンバーと会話することになるため、混乱せずに情報が伝わるようコミュニケーションの経路や方法、粒度を考慮したいというニーズがあります。
ITチームでは、その情報透明を組織内では担保しつつ組織間では必要に応じて共有できる、という2つの要件を満たすため、各SaaSの特性を調査しつつ情報区分を設計・運用しています。
特にSlack、Notionといったコアコンテンツを取り扱う情報媒体については、組織や採用形態に応じて「ワークスペース」と呼ばれる単位で分割できるようSaaSのプランを選択しつつ、その連携方式を設計しました。
これにより組織内では気兼ねなく情報を発信させて流通しつつ、組織間コミュニケーションが発生する場所ではその方法に留意できる基盤が整いつつあります。（詳細は Why?Slackイベント登壇時のオンデマンドウェビナー や、導入した際の記事を参照）
特にSlackチャンネルを組織間で連携させる方法としては、simonが開発した「マルチワークスペース化bot」によって利便性と可監査性が飛躍的に向上しました。
一方でNotionについてはまだ設計が発展途上であることから、組織を跨った情報共有方法についてはこれから整備が必要となります。
あだ名文化を支えるGoogleエイリアス設定
あだ名は心理的距離を縮め、カジュアルでフラットな組織づくりにも一役買っており、Ubieにおいてなくてはならない存在になっています。実際私も、オフィス内にて本名で呼ばれても反応できない自信があります。
ただし問題点として、あだ名は分かるものの本名がなかなか出てこないということが多く発生し、Googleカレンダー登録やメールアドレスを検索するにも一苦労ということが現場の声として上がりました。まれに社外の方々に説明する際、メンバー紹介に詰まるケースもあったと聞いています。
そこでGoogle Workspaceの「エイリアス」という機能を利用し、本名で登録しているメールアドレスについてあだ名でも解決するようにしました。
対応したことはSlackの表示名を抽出してGoogle Workspaceのアカウント上に登録したのみ（作業時間は1時間程度）ですが、対象組織のメンバーからはカレンダー登録時間が大幅に削減された旨をフィードバックを受けており、高い費用対効果を得ることができました。
まとめ
強力に事業推進するための組織を創るため、Ubieではカルチャー設計についてさまざまな手段によりその運用・遂行をしている旨をIT整備の観点から少しご紹介しました。
ぱっと見では大したもの・ことではないと思われそうなツールや仕掛けでも、その背景や狙いを踏まえると事業推進に間接的に寄与しているという構造が見えてくるため、そういった観点からもUbieという組織でIT整備に携わっている醍醐味を日々感じています。
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