リモートになって管理部の業務量が増えていませんか？[中編]~ハンコのための出社を減らす！~

引き続き、コロナが流行している中、リモートを活用して外出の回数を減らし、感染リスクを下げている企業も少なくないと思います。

一方で、契約書の締結業務が発生したときには、「ハンコのためだけ」に切なく電車に揺られながら会社に向かう日もあります。(押印漏れがあった日には、発狂ものです・・・。)

そんな切ない出社を減らすべく、今回は、電子署名サービスについてご紹介をします！(ちなみに、電子署名サービスを提供している会社の社員でもなんでもないですw)

それ以外の管理部系のツールの導入方法と(独断と偏見による)オススメのツールについては、前回のブログ「リモートになって管理部の業務量が増えてませんか？[前編]~システムを駆使して、業務の自動化を目指すの巻~」でご紹介しています。
ぜひ、合わせて、読んでいただけますと嬉しいです！

■電子署名サービスに関係する部署

契約書は、法務の契約書だけではなく、雇用契約書などの労務関連もあります。そのため、電子署名サービスを下記のような部署と一緒に利用することになります。

・法務部
・労務部
・営業やカスタマーサポートなど、顧客とやり取りをする事業部

サービス導入時には、機能や権限設定をチェックの上、各部署の使いやすさと守秘できる環境作りの両立を考慮する必要があります。

■電子署名サービスを導入するメリット

電子署名サービスを導入するメリットは、大きくは2つあります。

・ハンコのためだけに出社しなくてもいい！！！(号泣)
・収入印紙代が削減される！

契約書によっては、高額な収入印紙を貼付しなければいけなかったり、収入印紙を添付し忘れてしまうと過怠税が課されてしまいます。
ですが、電子署名サービスで締結をした場合、収入印紙の貼付は不要になり、貼付忘れをしてしまったときの過怠税のリスクもなくなります。

■電子署名の法的効力ってどうなの？

「電子署名サービスって、いざ裁判になった時、法的効力あるの？」という点は気になります。基本的には、電子署名法がベースになるのですが、まだまだ、電子署名サービスはスタートして間がなく、判例も出ていないので、実際に電子署名の法的効力について裁判の論点になった時、どんな判決が下るのかも未知数の部分もあるのが現状です。

●本人が署名したことの証明
大きく「電子証明書による認証」と「メールによる認証」の2種類があります。

「電子証明書による認証」の場合は、「法務局」と「民間企業」が認証局となって、厳格に本人確認・発行された電子証明書によって「ちゃんと本人が署名しましたよ！」ということを担保します。

一方、「メールによる認証」の場合は、相手方のメールアドレスに契約締結できるURLを送信し、相手方がそのURLにアクセスすることでメール認証をし、署名者が本人であることを証明します。

あくまでイメージではありますが、重さとしては、「電子証明書による認証」＝実印で、「メールによる認証」＝丸印・角印という感じです。

●契約書が改ざんされていないことの証明
「デジタルだと改ざんができてしまうのでは？」という心配も出てきます。電子署名サービスでは、「タイムスタンプ機能」があり、非改ざん性を担保してくれる技術的な仕組みです。タイムスタンプ機能で、下記の点を証明してくれます。

・タイムスタンプに記録された時刻に、その文書が存在していること（存在証明）
・タイムスタンプに記録された時刻以降に、その文書が改ざんされていないこと（非改ざん証明）

ただし、契約するプランによっては、「タイムスタンプ機能」が搭載されていないプランもあるので、サービス契約前にチェックし忘れないように注意です！

■電子署名サービスでおさえておきたい便利機能！

サービスを提供している会社や、同じサービスでもプランによってできることが違うので、自社の業務フローの中で何が必要なのかを整理した上で、機能が搭載されているサービスを選ぶのがオススメです。

個人的には下記のような機能が便利だなぁって思いました♪

●入力項目機能
契約書によっては、署名欄以外にも相手方に入力してほしい項目があったりします。相手方が署名をする際に、署名欄以外の項目にも入力をしてもらえるように設定できる機能です。

●フォルダ分け＆権限設定
契約書を整理するためフォルダ分けができると便利です。更に、法務部以外にも、雇用契約書を締結している労務や管理部門以外の部署も利用する場合には、契約書をの閲覧権限が設定できると安くサービスが利用できます。

●リマインド機能
業務委託契約書や有期雇用の雇用契約書の場合、契約期間があり、更新する必要があります。契約期間が近づくと、リマインドしてくれて、契約更新漏れを防ぐことができます。

●契約書のPDFデータのアップロード機能
自社で利用している電子署名サービス以外で、相手方の都合で自社で利用していない電子署名サービスで締結することがあります。電子署名サービスで締結した契約書は、ダウンロード後も法的効力をもちます。自社で利用している電子署名サービスにアップロードすることで一元管理ができます。
※紙で締結した契約書をPDF化した場合、そのPDFの契約書は法的効力がありませんのでご注意ください。

■月額の基本料金以外にも注意！

ついつい、月額の基本料金に目が行きがちなのですが、1通の契約書を送付するごとに料金がかかってしまう「送信料」が設定されているサービスも少なくありません！また、送信料も50円〜200円と様々です。
更に、10GB以上データ保管する場合には別途料金がかかったり、契約書のアップロード機能がオプションだったりするので、月額基本料以外にも気をつけておきたいです。

■マイナーだけど、機能性のある電子署名サービス

電子署名サービスはクラウドサインが有名なのですが、有名じゃないけど、めっちゃいいサービスも発見したので、ご紹介します。

●GMO電子署名Agree
「電子証明書による認証」と「メール＋タイムスタンプによる認証」の両方の機能を提供しているので、安心！
・CS対応が良かった
・1通あたりの送信料がそこまで高くない
・無料プランで月10通

アップロード機能がオプションのため、有料になってしまうのですが、そこはGoogle Driveなどでカバーする方がいいかもしません。

●NINJA SIGN
とにかく、安くて機能性がいいです！特に他社にはない特徴は、営業担当者と法務担当者の契約書レビューのやり取りや、自社と他社の契約書修正のやり取りをすると思いますが、そのやり取りをNINJA SIGNE内で完結でき、ログが残せるのがすごいです！
・送信料が無料
・安いプランでも一通りのことができる！
・社内外の修正ログが残せる

無料プランもあり、月5通までは無料ですが(送信料も無料)、「タイムスタンプ機能」がないため、法的効力が落ちてしまうのが注意ポイントです。(有料プランにはあります。)また、「電子証明書による認証」の署名機能は、現時点ありません。

■最後に

電子契約書に関する裁判例が少ないので、なかなか導入には悩ましいところがあります。

ハンコのために出社すると、1通の契約書のために交通費を数百円〜1000円かかります。それに移動時という時間のリソースも使ってしまいます。同じようにお金を使うなら、オンラインでの送信料で100円や200円のほうにかけるほうがより価値のあるお金の使い方になりそうですね。

＜参考URL＞
・メール認証により本人性を担保する電子サイン
https://www.gmo-agree.com/function/electronic.html
・電子証明書により本人性を担保する電子署名
https://www.gmo-agree.com/function/digital.html
・非改ざん性を証明する認定タイムスタンプ
https://www.gmo-agree.com/function/timestamp.html

＜2020/08/26追記＞後編を公開しました。
・リモートになって管理部の業務量が増えてませんか？[後編]~無料で管理部門系のサービスを使い倒す！~
https://note.com/tamatweet/n/n962436f338ae