実践メモ♯05 自分の作業時間を予約しよう！

おこんにちは。ご機嫌いかがでしょうか。今、晴れた日曜日の午前中にこれを書いております。

今回のお仕事実践♯05 自分の作業時間を予約しよう!です。
単純な方法ですが効果があるので、時間確保に悩んでいる方はぜひ実践してみてください。
みなさんは自分の時間はどう確保していますか？

1．背景・目的

目的は「タスクの抜け漏れ防止」のためです。

私の状況ですが、所定労働時間は7.5H。その内MTGが平均2〜3H、多いと4〜5H。たまに終日の予定あり。残業してなんとか、、という状況です。

仕事は教育関係ですが、関係者が多く（社員、他の部署、外部ベンダー、部内の担当者などなど）、かつ複数を担当しているため、大小色んな事が同時多発的に進んでおり、目まぐるしいです。
また今の会社は中途で入社してまして、社内のルールや慣習について知らない事も多々あります。そんな中で依頼や確認事項のメールやチャットはひっきりなし。ひえ〜〜。

前置きが長くなりましたが、問題はやる時間が取れない、タスクが漏れがち、ということです（特に依頼をもらったもの）
前まではタスクをPCや紙のメモ帳に書いたり、付箋に書いてPCに貼ったりしていたのですが、「それを見返す事を忘れる」「付箋が剥がれてどっかいく」という事を繰り返してまして、、。

これではいけない！と思い、職場でタスク管理が上手い人、何人かにどう管理しているかを聞いて、教えてもらったのがこちらです。

2. 実践内容

実践内容はとてもシンプルです。
スケジューラーはOutlookを使用しています。

・予定が入ったらすぐ、スケジューラーに作業時間を登録
（タスク確認後、MTG後、上司からの指示、依頼メール受信後 など）
・時間の目安：資料作成1〜2h、ちょっとした作業は0.25H
    MTGなどが前後にある場合は、空き時間の中で登録
・件名と合わせて作業内容、ファイルの保存場所、依頼のメールを書いて
    作業開始時の時間短縮
・他のスケジュールと色を変えると分かりやすくて◎

・あとはスケジュールに沿って実行するのみ
    ※Outlookでは15分前にアラームを出してくれるので、都度スケジューラーを見なくてもOK（オンオフや時間は変更可能）

＜補足＞
 作業時間の登録は、スケジューラーでは無くとも、紙の手帳や別のスケジューラーやタスク管理のツールでも良いです。ただ併用する場合の注意点として、MTGなど予定が後から入った場合は、合わせて予定変更が必要です。（私は過去、それが面倒くさくなって辞めてしまいました。。）予定が頻繁に変わる場合は、同じスケジューラーがお勧めです。

３．実践結果

・タスクのやり忘れ、抜け漏れが減った（完全に防止にはいたらず）
・スケジュール登録の際に今後の予定を見るため、ぞれまでその日暮らしだったのが、次週の予定を意識できるようになった
・予定に対して、出来たか出来なかったが分かる作業時間の見積りの精度が上がった

   作業時間の見積もりにはポモドーロ・テクニックとの併用がお勧め。
   こちらの記事もよければ！ぜひ！ぐいっと！

４．問題と課題

・期日までに入れようとしても、すでにスケジュールが全て埋まっていることも多々…。詰み。
   →  そもそものタスク量が対応できる範囲を超えているという事です。
         期日の調整、人にお願いする、そもそもやらない、極力短時間で済ますなどの対応をします（と言いたい所ですが、人にお願いするのが苦手なので思考停止する時もあります）
         

・職場の人に「MTGを入れにくい」と言われた（過去の話ですが）
    → なるほど、とも思いましたが、「自分の仕事を進める方を優先する」と割り切りました。他者を思いやる事も重要ですが、そちらに気にしすぎて自分のすべきことが出来なくなるもの違う。

5．今後やること

・タスクの管理をちゃんとやる（更新面倒くさいけどやらねば、、）

・人を巻き込む（日々、人へのお願い、指示で試行錯誤しながら実践中です！）

6．補足：タスクについて

タスクが漏れるとどうなるのか…
人からフォローされたり、思いの外確認事項があり余計手間が増える、焦ってやるので手戻りが発生する、後の作業に支障が出てくる、などろくな事がないのですよね。。

タスクを早期に着手すると…
早期に手をつけておけば、余裕がある内に人にお願いしたり、確認事項をそこで潰せたり、手間が少なく、かつ質の高い対応ができる、と良い事づくめ。
すぐ対応することで、周囲からの信用もアドオン。

もちろん、タスクにも意味・意義が感じられないものもあります。ただ「これ本当にいるの？」「これ何？」という事も早期であれば、相手も聞きやすいですが、ギリギリだと「今更、言うなよ…屁理屈じゃん」となるので、確認は早いに越したことは無いです（今、書きながら自分で血を流しています）。

タスクがこなせず凹んでいるあなた。
大丈夫、こんなに世の中にタスク管理ツールや啓発本が溢れているのは、皆苦手だからだ！周りのスカした要領良さげな人も50％くらいは、実は良さげに見えてるだけなんだぜ（悪口）
私と一緒に時間確保していきましょうぜ！

では、今回はここまで。
ここまでお付き合いありがとうございました！

少しでもお役に立てたら幸いです。