なぜ「現場でバラバラ」「好き勝手に使っている」状況になるのか
このテキストは、2020年７月に発売の書籍『売上が上がるバックオフィス最適化マップ』（クロスメディア・パブリッシング）の「第1章」をnote用に編集したものです。
ここでは、私がさまざまな現場で見聞きした、IT導入がうまくいかないケースと、その理由を説明していきます。
ITによる問題解決に取り組む際に、最も重要なのは「責任者が現場を理解していること」です。
実は、経営者が導入を試みる前に、現場ですでにITシステムを勝手に利用しているケースは少なくありません。行動力や発言力の強い社員が「これを導入したい」と言うと、反対するのも面倒だと考える人も多いので、「やってみようか」となりがちなのです。
働き方を工夫するのは大切なことですし、実際に作業効率が上がる場合もあるでしょう。問題は、そのような動きを経営者や上長が把握していないケースが多い点です。そうと知らずに、トップダウンで新システムの導入を試みると、現場で重宝されていた別システムとデータ連携ができなくて反対されたり、どちらも使用するものの、連携がないためにデータを移す際に手入力作業が発生して、期待通りの効率化を実現できなかったり――といった結果になりがちです。
少し話が逸れますが、バックオフィスを最適化する上で、この「データ連携」は非常に重要なポイントです。よく、大企業では各部門がそれぞれ別企業のような文化を醸成し、部門ごとに別々のシステムを運用していることがあります。そのシステム同士がデータ連携していないと、どこかでデータ入力作業をする必要があります。せっかくITを活用して、局面局面の作業時間を短縮したのに、そんな手間が新たに発生しては本末転倒ですから、バックオフィス最適化を考える上では、各部署に適したITシステムを選ぶだけでは不足があります。大切なのは、組織全体のつながりを意識して、システム同士のデータ連携を実現させることです。
話を戻します。そのようなIT導入を実現するには、少なくとも経営者や上長が、「現場のシステム運用がどうなっているのか」を知っていなければいけません。
ほぼアナログでやっていた作業をIT化するのと、すでに別のシステムを使っていたところに新しいシステムを導入するのとでは、やり方も大きく変わります。現場が部分的にITを導入しているなら、そのことを把握しておく必要があります。また、場合によっては、現場ですでに使われているITシステムを軸に、バックオフィス最適化の進め方を考えるケースもあります。
ちなみに、本書の書名に「マップ」とあるように、IT活用には、進むべき目的地や、そこに到達するまでの道順がわかる地図や設計図が必要不可欠です。そのようなビジョンなしに、場当たり的に導入を進めてしまうとまず失敗します。そして、現場を知らなければIT導入の設計図も正しく描きようがありませんので、このような観点からも、現場の状況を把握しておく必要があります。
加えて、導入後の経過観察においても、現場をしっかりと理解・把握しなければいけません。トップダウン方式のIT導入が失敗する背景の1つに、ある人はしっかり想定通りに使ってくれるが、苦手な人はサービスのアカウントをつくるだけでロクに利用せず、従来の方法で仕事をする――といった形で、現場の個々人が好き勝手なシステム運用をしてしまうケースがよくあります。
このような状況を放置してしまうと、バックオフィス最適化は実現できません。どれだけ便利で、社員が利用に慣れたら「本当に導入してよかった」と喜んでくれるツールであっても、始めのうちは使い方を覚えたりする時間をとられますし、従来の方法のほうが楽だと感じたりと、心理的な障壁が立ちはだかるものです。ITに不慣れな社員は、その壁にぶつかると、やる気を失ってしまう可能性があります。そんな社員が出たら、使用方法のレクチャー等のサポートをしっかり行うなどして、現場が自立して新システムを利用できるまで、適切な対処をする必要があります。そして、そのためにも、現場の状況を把握していなければいけないのです。
詳細は、本書を読み進めていただければ幸いです。
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