仕事に追われてテンパらないコツ

仕事に追われてテンパる人がいますが、私がこれまで見てきた人はほぼ自滅してテンパってました。無茶振りをされるようなブラックな環境ではない限り、テンパらないようにすることは出来ます。

■ テンパる原因はキャパを超えた作業を抱えているから

単純にタスクを抱え過ぎなんです。

あれもやらなきゃ！
これもやらなきゃ！
電話が鳴ってるからでなきゃ！
話しかけられるから話さなきゃ！
あ〜、自分のタスクが終わってない。。

テンパる人ってだいたいこんな感じですよね。

■ 自分のキャパを認識する

そもそも自分のキャパが分かっていないと、キャパを超えているのか超えていないのかの判断がつきません。ですので、自分のキャパを知ることが第一歩になります。

■ 自分のキャパを知るコツは過去の自分を知ること

昨日の自分はどれだけのタスクをこなせたのか？
そのとき、割り込みはどれくらいあったのか？
それは自分のスキルだけでできるタスクだった？
それとも調べながらやった？

昨日の自分は
どんな風に
どんなタスクを
どれくらいの時間で
消化することができたのか？

これを知ることが自分のキャパを知るコツです。なお、私は自分がどんなタスクを何時から何時まで実施したかを記録して、それを分析することで、自分のキャパシティを正確に把握することができるようになりました。

自分のことは分かっているようで、分かっていないものです。記録をとって自己分析をすることで自分の特徴を客観的に把握することができるようになるため、記録と自己分析はオススメです。

■ 出来ないものは出来ないとハッキリ言う

テンパる人は出来ることと出来ないことを割り切ることができません。

割り込まれたタスクに対して「出来ない」と言うのか。
割り込まれることを想定して「タスクを抱えることは出来ない」と言うのか。

これを言えない人が、タスクを積み過ぎて、テンパって、ミスを増やし、遅延を発生させる、という悪循環に陥るのです。

だったら最初から「出来ない」と言ってしまった方が楽です。相手にどう思われようとも後から「遅延しています」というより何倍もマシです。あとで嫌な顔をされるなら、今嫌な顔をされる方がマシです。

■ 自分のキャパを超えないように計画する

結論、これがテンパらないコツです。

自分のキャパシティを知ること
キャパシティを超えるものは「出来ない」とハッキリ言うこと
キャパシティを超えるタスクを持たないこと

極論ですが、タスクを持たなきゃテンパることはありません。
決して、背伸びをしてはいけません。
背伸びした状態で歩き続けることは不可能です。