タスクが溢れた時に考える3つのこと

先日の話と関連するのですが、キャパシティを踏まえて計画しても、それを超えてタスクを抱えてしまうことはあります。

そんな時に考えることは基本的に以下の3つです。

・自分の生産性を上げる
・他人に振る
・諦める

■ ムダを減らし、集中できる環境で作業効率化！

ムダを無くして集中できる環境を作ることが、生産性向上のポイントです。

簡単に見つけられるムダは「このタスクをやらないとどうなるか？」を考えてみることです。意外とやらなくても大した問題にならないタスクはあります。

集中できる環境については「割り込み」に悩まされている人が多いのではないでしょうか。頻繁に電話が掛かってくる人なら、全ての電話を離席中にして折り返しにしてしまいましょう。

話しかけられると言う人がいるなら、会議室に引きこもってしまうか「ピンチだから○時まで話しかけないで！」という立て札でも立てておきましょう。

私はこれらの方法で作業効率化を図っていました。

■ 誰かに振れるなら振ってしまおう！

「相手に迷惑をかけるんじゃないか」

こう考えて、自分のタスクを振れない人がいます。確かに振られた人は余計なタスクが増えるため、迷惑ではないといえば嘘になると思います。

しかし、結局遅延するなら同じことです。

どうせ迷惑をかけるなら早い段階で迷惑をかけられる方がマシです。納期ギリギリになって「終わらない」と言われても困ります。

自分でやるべきことが出来ないのは悔しいかもしれませんが、それは顧客の知ったことではありません。顧客が求めているのは対価に見合ったサービス（製品）が予定通りに提供されることです。

■ 諦めよう！

「出来ないものは出来ない！」

最後は割り切りです。頑張ったって出来ないものは出来ないんです。溢れたタスクを眺めて「やらなかったらどうなるか？」を考えましょう。意外とどうにもならないタスクがあります。そんなタスクは思い切って捨ててしまいましょう。

それでも出来ないタスクがあれば「ごめんなさい」をするしかありません。これが最も難しいです。この決断をするには相当な勇気が必要です。

「諦める勇気」

優秀な人は謝ることができます。謝ることで防げる炎上もありますので、自分のキャパを超えた時の選択肢として「諦める」は持っていて欲しいと思います。