テレワークマネジメントの出発点
こんにちは、SmartMeeting/SmarHRの岡本です。SmartMeetingは、「会議改善のクラウドサービス」ですが、マネジメントツールとしての側面もあるので、これからはマネジメントについても、たまに書こうと思います。今回は、テレワーク下でのマネジメントについてです。
まず、私について。SmartHRでは、マーケティング・広報とコミュニケーションデザインの2つの組織の責任者として、およそ70名。SmartMeetingでは、8名のメンバーをマネジメントしています。マネジメントも10年近く経験していますが、テレワーク下でのマネジメントは難しく、これまで通りのやり方では、上手くいかないなと感じています。このnoteを読んでいただいてる方の中にも、そう感じていらっしゃる方も多くいるのではないかなと思います。
テレワーク下でのマネジメント、なんで難しい？
やはり、今まで「見えていたものが、見えなくなった」ことが一番の原因なのではないかなと思います。
見えなくなって特に困るな～と思うことは、「業務・タスクの進捗状況」と「メンバーの心や身体の状態」の2つです。全員が当たり前のようにオフィスに出社していた時は、日常の中での雑談や表情や振る舞いから、なんとなく業務の進捗やメンバーの状態を把握することができていました。
業務やタスクの進捗状況が見えにくくなると、予定通り進めることができているのか？と不安になり、場合によっては、必要以上にマイクロマネジメントをしてしまうこともあります。また、メンバーの心や身体の状態を正しく掴めていないと、必要以上に業務負荷をかけてしまったり、逆に遠慮しすぎて仕事を頼みにくくなったり、新しいスキル・知識を必要とする仕事にアサインすることに抵抗を持ってしまったりします。
テレワークによって、管理・ジョブアサイン・コミュニケーション不安が生まれ、マネジメントが以前より難しくなったと思います。マネジメント層はマネジメント層で、メンバーと同じような不安を感じながらやっていますよね。
しかし、バランスは異なれど、時間や場所を問わないテレワークの快適さを知ってしまった私たちは、もう元の働き方に戻ることも難しい。テレワークマネジメントに馴染んでいくことは、今後必須になっていくのではないかと思います。
テレワークマネジメントを上手くやるための出発点
上手くやるには、見えなくなったものを見えるようすることを出発点とすることが良いと思います。そのためには、様々なITツールの活用が必要です。タスク管理・エンゲージメントサーベイ・チャットツールなどのコミュニケーションツールを活用し、マネジメントに必要な情報をリアルタイムに可視化していくこと。その仕組みを作っていくことが、これからのマネジメントには必須です。
しかし、これだけやれば十分かというと、そうではないのかなと思います。マネジメントに求められることは、組織の生産性の最大化です。そして、テレワーク下で、組織の生産性を上げるマネジメントのポイントは、「会議のファシリテーションスキル」です。
上図は、パーソル総合研究所が、テレワーク下に生産性を上げている組織を調査したレポート結果です。このレポートによると、生産性の高いマネジメントの特長として、「会議のファシリテーションスキル」挙げられています。これは、上司・マネージャ―自身が高いファシリテーションスキルを持つという意味ではなく（それはそれで必要かもしれまんせが）、組織全体のファシリテーションスキルを高めるということを意味しています。
Zoom等を利用したオンライン会議は、発言のタイミングが難しかったりとこちらも以前より難しくなったと感じます。
一方、会議には複数のメンバーが集まり、1人では解決し難い課題を、解決したり。また、組織の成果を大きく前進させるような意思決定を行います。会議が組織の生産性に寄与することは、感覚的にも理解できます。
では、ファシリテーションとは？
ファシリテーションというと、なんとなく「司会をすること」「付箋を使ってなにかをすること」「中立であること」などを想像されるかもしれません。しかし、ファシリテーションの本質はそういったものではなく「ゴールを達成するために、人々の能力を最大限に引き出す」ことです。
そして、ファシリテーションの適応範囲は広く、タスク・会議・プロジェクト・企業/事業と大きく4階層に分かれています。
それぞれ、「タスクを期限通りに完了する」「結論が出る会議をする」「計画通りのQCDでプロジェクトが完了する」「中長期の経営・事業計画を予定通りに達成する」を意味します。
では、会議のファシリテーションをさらに深ぼっていきましょう。
前述のとおり、ファシリテーションとは、「ゴールを達成するために、人々の能力を最大限に引き出す」ことです。そして、会議は会議前・会議中・会議後と大きく3つのプロセスに分かれ、それぞれのプロセスごとにファシリテーションスキルが定義されます。
会議前は、目的・ゴールの設定、時間配分、議事の事前回覧。会議中は、議論の可視化、参加者の主張を引き出し、合意形成。会議後は、決まったこと、やるべきことの確認と完遂。ファシリテーションスキルを体系化することこのように整理できます。
会議中のファシリテーションスキルの多くは、人の能力に依存することが多くありますが、会議前や後のファシリテーションスキルは仕組みで解決できることが多くあります。特に会議成果の7、8割は会議前にあるとも言われているので、これを仕組み化しない手はないと思います。
どうやって仕組み化するか？その解決策はSmartMeetingにあるので、興味のある方は是非導入を検討してみてください。（これは宣伝です。頼む！）
最後に
ここ1、2年でテレワークが急速に広がりました、そのため、まだまだテレワークにアジャストしたマネジメント方法、仕組みは十分に整っていないのではないでしょうか。（私もまだまだと感じています。）特に、この最中に初めてマネジメントに挑戦したという方は、とても難しく、苦悩した、今まさに苦労していたりするのではないでしょうか。このnoteがその解決の指針になればと思います。
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