#57 「問題を解決させるための4ステップと、劇的効率アップする２つのツール」

あなたは普段なにか問題に直面した時、「問題を解決するために〇〇をして、次に▼▼をして…」と意識的に考えることはありますか？

「わざわざそんなこと考えない」という人が多いと思います。

しかし私はコンサルタントの仕事をする中で、法人の顧客が抱えている問題を解決するために4つのステップと2つのツールを意図的に使うよう心がけています。

その方が結果的に、的確かつ効率よく問題が解決されるからです。

これは法人相手によく使う手法なのですが、個人の問題解決にも十分効果は発揮されます。

きっとあなたの仕事にも活用できるはずです。

今回は「問題を解決させるための4ステップと、劇的効率アップする２つのツール」についてお伝えします。

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問題を解決させるための4ステップ

それでは早速4ステップについてお伝えします。

4ステップはシンプルで

1. 　問題をあぶり出す
2.　問題解決のためのアイデアを練る
3.　戦略を立案する
4.　業務を改善する

というものです。

「この4ステップについて聞いたことがある！」という人もいるかもしれませんが、実際にこの4ステップを実践できていますか？

知識として知ってはいるけど実際には取り組めていない人も多くいるはずです。

まだ実践できていない人はぜひ一緒に考えてみましょう。

それではあなたの仕事に活用してもらいたい4ステップの取り組み方についてお伝えしていきます。

ステップ1：問題をあぶり出す方法

まず1つ目の「問題をあぶり出す」から見ていきましょう。

ここでそもそも問題とは何か？という疑問が出てきます。

問題とは、「理想と現実のギャップ」のことです。

■例えば月商1,000万円を達成したい会社があります。
　しかし今の月商は500万円です。
　→つまり理想と現実の月商の差は500万円あります。

この例ではこの500万円の差が問題となります。

このようにまず問題は何か判明させてから、次は500万円の理想と現実の差を埋めるためにどうするか？を考えていくのです。

問題が1つ思いついたからといってすぐ次のステップへ行ってはいけません。

問題は1つだけではないはずです。

1つ問題をあぶり出したらさらに問題をあぶり出していきます。

問題が複数でたら、1つひとつをしっかり見定めて次のステップにいきましょう。

ステップ2：ネガティブな意見を言わずに問題解決のためのアイデアを練る

それでは2つ目の「問題解決のためのアイデアを練る」を見ていきます。

問題解決のためのアイデアを練るときに大切な事があります。

それは基本的にネガティブな意見を言わないということです。

これはアイデアを自分一人で練るときも複数人で練るときも同様です。

「これはできないよね」といったネガティブな意見や否定的な意見は言わないようにしましょう。

否定やネガティブな発言がない中でどんどんアイデアを出していくのです。

ここでアイデアを出すときにぜひ使ってもらいたいツールがあります。

それは「マンダラート」です。

マンダラートというツールに馴染みがない人もいるかもしれませんが、マンダラートについて簡単に説明していきます。

ツール1：大谷翔平さんも使っているマンダラート

マンダラートとは紙などに9マスのマスを書き、そのマスの中にどんどん連想ゲームのようにアイデア書いていく連想法の1つです。

マスの中にこれをしたい→これを実現させるためにはどうする？→必要なことは何？とどんどん連想させていきます。

このマンダラートが有名になったきっかけは、メジャーリーグで活躍しているプロ野球選手大谷翔平さんが活用していたことでした。

大谷さんは高校生のときに監督の指導のもとマンダラートを作成していたのです。

そのときに作成したマンダラートには、プロ野球のドラフト会議で「8球団から1位指名されること」という目標が書かれていました。

その後、大谷さんは夢を叶えプロ野球選手になり現在はメジャーリーグで活躍しています。

このマンダラートはスポーツだけでけはなくもちろんビジネスにも使用することができるものです。

実際に私も法人のコンサルティンングをする中でマンダラートの活用を提案しています。

今回はマンダラートの詳しい説明は割愛しますが、インターネットで検索すると詳しい説明も出てきますので、興味がある人はぜひ調べて取り組んでみてください。

ステップ3：戦略を立案する

それでは3番目の「戦略を立案する」という話に入っていきます。

この話は少し難易度が高い話になります。

先程、2つ目のステップで問題解決のためのアイデアを出しました。

先程出したアイデアに対して「どういう風に組み立てれば戦略として有効になっていくか？」ということを考えていきます。

ここで2つ目のツールが活躍します。

2つ目のツールは「ビジネスモデルキャンバス」です。

これは私が東北の地域における経営人材を育成する講座を学んでいる中で教えてもらったものです。

それではビジネスモデルキャンバスについて簡単に説明していきます。

ツール2：ビジネスモデルキャンバスを使って具体的に行動する

ビジネスモデルキャンバスはどういうものか簡単に説明します。

まずはA4用紙1枚の中に９マスつくり、6W2Hをもとに全てを細分化していきます。

細分化することによって「こういう風にやったらできそうじゃない？」といった抽象的なものではなく、いつ？誰が？などというものが入った立体的な立案にすることが可能です。

6W2Hをもとにした細分化をもう少し詳しく説明すると

・いつ？
・誰が？
・何を？
・どのような人に？
・どのタイミングで？
・何を持って？
・どの位で？

といった形で立案を具体的に考えていきます。

このように考えていくことによって具体的な戦略を立てやすくなります。

そこから「じゃあ明日からこれをやっていこう」「担当は○○さんです」というように、具体的な行動に移していくことができるのです。

ビジネスモデルキャンバスは有名なツールの1つで、「ビジネスモデル・ジェネレーション」という本に詳しく書いてあります。

分厚い本なので読むことに抵抗がある人もいるかもしれませんが、興味がある人にはぜひ読んでもらいたい本です。

ステップ4：PDCAを回して業務を改善する

最後に4つ目の「業務を改善する」という部分の説明をします。

これは一言「PDCA」です。

PDCAについては聞いたことがあるという人も多いでしょう。書店へ行くとPDCAに関する様々な本が並んでいます。

中には「PDCAは無駄だ」というポジショントークをしている本を見かけることもあります。

しかし問題解決をするためにはこのPDCAはやはり必要不可欠なものです。

PDCAの内容はさておき仮説・検証を繰り返していくことが大切なのです。

とはいえ、仮説・検証の大切さがいまいちイメージし切れない人も多いかと思うので、仮説・検証を行うときの例をお伝えします。

まず今まで自分たちが取り組んできた内容に対して「どうだったのかな？」とフィードバックをします。

そして「じゃあ次は■■をしたら★★になるのではないか？」という仮説を立てます。

その仮説に対して検証を繰り返していくのです。

問題を解決するためには、この仮説と検証を繰り返すしかありません。

これはコンサルティングをする上でも全く同じことです。

「こうなるのではないか？」という全てがテストであると解釈して「やってみた」「そうしたらこうなった」と実践と結果を出していきましょう。

根性論ではなく理論的にPDCAを回していこう

先程、問題を解決するためには仮説と検証を繰り返すしかないと言いましたが、たまに根性論でPDCAを回してしまう人がいます。

なぜ根性論でPDCAを回してしまうのか？経緯を説明していきます。

仮説・検証を行う中で問題は「こうなった」という事実"だけ"なのですが、私たちは結果に感情を乗せるという行動をしてしまうのです。

感情には様々なものがあります。

様々な感情の中から

・嬉しいという感情
・悲しいという感情
・もっと頑張ろうという感情

どの感情を選ぶかは人それぞれです。

例えば「本当は3人集客をしたかったけど1人しか来なかった」という問題と結果があったとき、2人という差が理想と現実のギャップ、つまり問題です。

しかしそこで何も考えずに「とにかく3人の集客を頑張ろう」としてしまうと根性論になってしまいます。

これは問題と結果に対して「もっと頑張ろう」という感情を乗せてしまった結果です。

そこで「じゃあその2人の差は何だったのか？」と考えていけば、理論的にPDCAを回していくことができます。

根性論ではなく理論的に行動していくという考え方をもとにPDCAを回していく必要があるのです。

そしてPDCAは行動を止めると回らなくなってしまうので、実践するときには自分自身の一歩前に出るという連続性が必要があります。

一歩前に出て違うステージに行くことによって問題が出てくるのです。

その問題によってまた結果が出て検証と修正を繰り返していきます。

このようにしてPDCAを回して問題を解決することで目標を達成させることができるのです。

まとめ

仕事・人生で使える便利な考え方やツールについて、より詳しく知りたい方はぜひ私のことを友だち追加してみてください
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今回は問題を解決させるための4ステップと劇的効率アップの2つのツールについてお伝えしました。

効率をアップさせるための2つのツールとしてマンダラートと ビジネスモデルキャンバスを紹介しています。

具体例として私が法人向けに行っている内容のシェアをしましたが、個人の仕事や生活の中でも有効な手段です。

改めて4つのステップをおさらいすると

・問題あぶり出す
・解決するためのアイデアを練る
・戦略を立案する
・業務を改善する

という4つでした。

このように文章にすると堅苦しい印象を受けるかもしれませんが、日常生活にも使える手軽な方法です。

ぜひ何か問題に直面したときに「庄司がこんな4つのことを言ってたな」と試しに実践してみてください。

紹介した2つのツールは実際に机に向かって取り組む必要があるので、取り組む時間を作る必要がありますが劇的効率アップのツールです。

ここまでお読みくださりありがとうございました！あなたの１日が素敵な日になりますように。いってらっしゃい！