見出し画像

PR材料把握を邪魔する社内スレッド多すぎ問題

SNS普及後、会社の中はイントラネットワークが張り巡らされた。それに加えて、キントーンか、セールスフォースか、AWSというような営業支援型クラウドが入り、コミュニケーション用にチャットワーク、スラック、ワークプレイス、トレロ、ズーム、スカイプなどが活用されている2020年現在。(注1)

で、直近にかかわった数社に共通していたことが、スレッド多すぎ問題だった。(注2)

自由にスレッドを立てまくり

社員が部署ごと、案件ごと、悩み事相談ごとにスレッドを作りまくるので、そのすべてをフォローしているときりがなくなる。口頭で済むことすら文字化するなどの現象が多発して、結局誰も見なくなる、という元も子もない状態に陥っていた。

当然ながら、テーマ管理などのルール設定があまいなわけで。

3つの制御

スレッドを立てまくる方向性に加え、セキュリティやコンプライアンスをふまえた導入ルールを定める必要があります。まあ、こんなことを書いても、「それ知ってます」だと思いますが、インターナルコミュニケーションをやっていくうえでおそらく通る道だと思うので、簡単に解決策を。

1.私用で外部からアクセスさせない(公私混同を防ぐ)
2.プライベートマターのスレッドをほいほい作らせない
3.他のコミュニケーションツールと併用の場合、利用目的をそれぞれ明確にし制限

この3つは最低限「やらせない」ルールとして重要でしょうね。
やっておいたほうがいいものは、

4.異動や退職、外出中とインアウト中のアカウント棚卸規定
5.ユーザー名、用語の定義、スレッド設立時ルール
6.普及のための体験会、講習会、勉強会
7.だいたい3か月から半年でルール改定

といったところでしょうか。

複数のクラウドを使うときは、アーカイブ向けやニュース向け、案件詳細向けなど、参加者の行動パターンにあった使い分けが起こるはずで、その傾向を見て柔軟にルール改定をしていくようにします。

基本的にこういうものはITエンジニア系で管理者を決めてしまい、ルール化と運用を任せればいいですが、パブリックリレーションズ視点では、業務内容がストーリー的に把握できるよう情報を取れるしくみづくりと、こちら側から流すニュースクリッピング情報などの浸透をいかにはかるか、という視点で、その管理者にルールを作ってもらうよう必ず首を突っ込むべきでしょう。

注1)クラウドと、その他なんたらサービスをごっちゃにしてリストしています。読者が手元でどれか使っているのにひっかかればいいな(記事に親近感を持ってもらう)、という意図で並べていますので、●●と▲▲は違う、とかおかしなことにならないことを祈ります。

注2)主にチャットワークとスラックを対象にしたもの、と思ってください。


この記事が気に入ったら、サポートをしてみませんか?気軽にクリエイターを支援できます。

6
パブリックリレーションズの解説サイトpr401.comの中の人。制作裏話、お仕事でのエピソードなど。広報体制の整備。ウエブや記事で情報発信に悩む社長や代表との話し相手、スキルで自信のないPR担のメンターなども最近やってます。

この記事が入っているマガジン

広報TIPS
広報TIPS
  • 31本

タイムライン型のnoteではちゃんと書いたものが過去記事に埋もれてしまって、ちゃんと読んでくれる人がほとんどいないのが残念で、マガジンとしてひとまずくくってみることにしました。

コメントを投稿するには、 ログイン または 会員登録 をする必要があります。