【100人規模の学生団体にSlackを導入した話】

はじめに

初めまして！taiyoと申します。東京の大学に通っています。
今年の2月から、所属している国際交流系団体でビジネスチャットツールであるSlackを導入し、運用しているので、その知見を共有できればと思いこのような記事を書きました。導入の手順も書くので、これからSlackの導入を考えている学生団体の方々にとって参考になれば幸いです。少し長いですが、最後までお付き合いいただければと思います。

そもそもSlackって何？

端的にいうとビジネス向けの「チャットツール」です。チャンネルがコミュニケーションの場になります。ファイル、メッセージを簡単に共有できるため業務を効率化することができます。また、チャンネル内での情報がオープンなため、組織的が拡大したとしてもその文化を維持していくことが可能です。さらに詳しくは こちらをご覧ください。

導入経緯

弊団体には3つの部署があります。これまでは、それぞれがLINE グループを作りそこで業務内容のやりとりをしていました。そこで以下の問題点を感じました。
・後からグループに入った時に、トークの履歴が見れない。
・部門間で共通の業務があるにも関わらず、他部門がどんな業務をやっているのか把握するのが難しい。
・業務単位でもグループを作るのでグループの数が多くなってしまう。
・プライベートでも使っているツールなので情報の取り扱いに不安が残る。

これらを解決するためにSlackの導入をしてみてはどうかという提案をして、導入に至りました。

導入におけるメリット、デメリット

これはあくまで主観的な意見になります。
メリット
・他部門の業務を把握しやすい
・データの共有が楽
・後からチャンネルに入っても、履歴を確認できる
・代表が情報をコントロールしやすい
などなど
デメリット
・馴染みがないので使ってもらえるか怪しい
・柔軟にメンバーの管理や、チャンネルの管理をする人が必要になる
・情報系の知識がある人が必要になる

導入手順

ここからは、自分がどのように導入したかについてお話しできればと思います。ツールについての説明というよりは、団体でどう動いていくかを説明していきます。Slackの導入などは既に済んでいる状態で話を進めます。Slackのはじめ方はこちらを参考にしてください。

環境

・ワークスペース作成済み
・学生代表、部門代表のみSlackに参加済み
・組織の全体像が分かっているSlack運営者2人以上

1. 必要なチャンネルの洗い出しと作成

各部門ごとに何のチャンネルが、どういった目的で必要なのかを書き出してみましょう。そこから本当に必要なチャンネルを作成していきましょう。
併せて、他の学生にどういったチャンネルがあるか共有するために、一覧を作りましょう。

1.1 まず運営側が1~2週間業務のやりとりをSlackで行なってみましょう

そもそも先輩や、上の役職の人が使えていないと後輩も使いにくいので、試行錯誤しながら業務のやりとりをして慣れておきましょう。

2. Slackを使う上でのルールを決める

Slackはコミュニケーションを取る場所なので、ある程度の使用ルールは決めておいた方が良いです。以下に、自分が提示したルールを例として載せます。

などなど。

弊団体では、業務に関する会話をDMで行わないように口を酸っぱくして言っています。各部門がどういった業務を確認しやすくするためです。

3. 団体内に向けて広報を行う

ここから団体メンバーに使ってもらえるようにする地道な作業が待っています(苦笑)
どこの団体にも多くの人が集まる会議やタイミングがあると思うので、そこでスライドを用いてSlackに関しての広報を行います。そこでは以下のような内容を話しました。

Slackとは何か？
・団体内での解決すべき課題、それを解決するためにSlackを使うこと
・Slackを導入するメリット、デメリット
・Slackのインストールをしてもらう

〜団体メンバーをSlackに招待〜

・各部門の人が入るべきチャンネル一覧
・使用上のルール
・Slackの使い方(主にメンション機能)を練習してもらうために、チャンネルを作り、団体メンバーに参加してもらう。そこで練習時間を設ける
・わからないことがある時に、誰に聞けばいいかわかるようにSlack管理者を伝える

これらが完了した段階でSlack導入の8割が終わりです！残りの2割は何をすればいいの？という疑問のこの後お答えしたいと思います！

4. Slackに親しみを持ってもらう(難しい)

残りの2割です。これには様々な方法があると思います。各々の団体がやりやすい方法で行なっていただくのが一番かと思います！
弊団体では、一人一人に名前スタンプを作成しました！疏通確認や雑談でも使えるためです！また、スタンプの作り方も教えることで一部の後輩が積極的にスタンプを作りSlackの会話を盛り上げてくれました。

以上がSlackの導入手順になります！割とざっくり書いていますが、安定して運営できるようになるまで2ヶ月もかかりました、、、(涙)
もう少し効率よくできた部分もあるので、その部分を今後記事にできたらと思います。

終わりに

長く、稚拙な文章を最後まで読んでいただき本当にありがとうございます。こう言った記事を書くのが初めてのため至らない部分が多々あると思いますがご容赦ください。こうした方が良かったんじゃない？や自分たちの団体ではこうしたよ！などのコメントをいただけたら幸いです。
最後までお付き合いいただきありがとうございました。