リモートワークでのコミュニケーションの大事なポイント
いま私が働いている 株式会社 aba ではリモートワークを導入しています。
最近のコロナウィルス流行よりもずっと前からのことで、一年以上リモートワークで働いている人も何名かいます。中には一度も直接会ったことがない人もいます。（たぶん）全メンバーが、多かれ少なかれリモートワークの経験があり、特にソフトウェア開発においてはリモートワークは習慣になっています。
リモートワークをしていると、主なコミュニケーション手段がチャット（つまり文章での会話）になります。
メンバーの間では、直接会って対面で話す同期コミュニケーションの対義語として、チャットで話すコミュニケーションを非同期コミュニケーションとも呼んでいます。
時間と空間を同期しない（揃えない）コミュニケーションという意味です。
チャットを活用することで、リアルタイムで会話の輪に居なくても、あとで または どんなに距離が離れていても、会話に参加できるようになります。これはとても大きなメリットですね。
しかし、顔を見ないでチャットで話すということに慣れていないと、こういう心配がよく挙がります。
・正しく意思疎通できないのでは？
・気持ちや感情が伝わらないのでは？
この心配はごもっともですが、対面もチャットもどちらも同じコミュニケーションであり、大事なポイントも同じだと私は考えています。それぞれコツがちょっぴり違うだけで、そこさえ押さえれば大丈夫です。
さて、そろそろ“コミュニケーション”がゲシュタルト崩壊してきそうですね。
ここからは、私が考える大事なポイントを一つずつ挙げてみます。
※テレビ会議というコミュニケーション手段もありますが、
今回は、対面とチャットのみに絞ってまとめてみました。
“話しかける”のは、チャットだとハードルが少し高い
コミュニケーションを始めるには、まず、話しかけるという大事なポイントがあります。
対面での話だと、コミュニケーションの始まりはとても簡単です。
例えば、悩んでいるときに『ちょっとよいですか？』と隣の仲間に声を掛ければ、さあ、これでコミュニケーションの始まりです。
もしくは『あぁ～…』と不意にため息が漏れてしまったときに「どうしたの？」なんて声を掛けてもらえることもあるかもしれません。
対面ではスルッとコミュニケーションが始められるのです。
チャットでの話だと、そうはいきません。
同じ空間にいないので、自分が悩んでいても仲間に気付いてはもらえませんし、仲間が悩んでいることにも気付いてあげられません。
まずは自分は悩んでいるのだと表明する必要があります。
『ちょっといいですか？ これこれこういうことで悩んでいて…』と。
チャットのほうが、気持ち的なハードルが少しだけ高いですね。これを乗り越えられるよう意識することが大事です。
手元・思考を整理して相手に“伝える”
さあ、コミュニケーションが始まりました。いよいよ相手に伝えるときです。話す内容はきちんと整理されているでしょうか。
問題は何なのか。意見や結論はまとまっているか、それともブレストなのか。相手から聞き出したいことは明確か。背景や経緯の共通理解はあるか。話す順序は適切か。話す粒度は相手に合わせているか。
これらはいずれも、対面でもチャットでも大事なポイントですね。
聞かれていることに正しく“答える”
次は、声を掛けられた側の話です。
対面では、聞かれていることに正しく答えてあげることが大事です。
チャットでも同様で、まずは相手からの「？」が付いた質問文に漏れなく答えるくらいにするのがコツです。
自分が話したいことを話すのはその後にしましょう。
決まったことの“共有や記録をする”
そのコミュニケーションの中で何らかの意思決定があった場合、チームへ共有したり記録を残したりすべきです。
対面だとどうでしょう。背景や経緯、問題、結論をまとめ直して、後日に会議で共有をしたり報告資料に書く必要があります。二度手間ですね。
しかし、チャットだと、そのやり取りをそのまま引用して『こういうふうに決めました！』とチームの人へ送るだけで済みます。
おや、チャットでの話のほうが便利なこともあるみたいですね。
対面だから“意思疎通”できるとは限らない
さて、ここまで勿体ぶってみましたが、冒頭でのよく挙がる心配について触れてみます。
まず意思疎通について。
よく思い返してみてほしいです。これまでにたくさんの対面での話をしてきて、意思疎通は毎回カンペキにできていたでしょうか。
自分の考えが伝わる話し方をうまくできなかったり、相手の話をうまく理解できなかったりすると、お互いの認識は簡単にズレていくものです。話題の難易度によっても意思疎通のしやすさは変わってきます。
対面だから意思疎通できるとは限らないし、チャットだから意思疎通できないとは限らないです。
対面で意思疎通できる人や話題は、チャットでも意思疎通はできます。
先述までのポイントを押さえてチャットをしてみてください。
対面だから“気持ちのやり取り”をできるとは限らない
次に気持ち・感情のやり取りについて。
対面では、話をする相手の表情や声色から、気持ちや感情を“察する”ことができるのが大きな特徴の一つです。
しかし、これもよく思い返してみてほしいです。仕事の場において、自分の気持ちをむき出しにするよりも、割り切ったり我慢したりしながら話すことのほうが多いのではないでしょうか。
そしてもう一点。
話をする相手のことをどれだけ知っているでしょうか。
この人は、どういうときに、どういう気持ちになって、どういう表情や声色になるのか。
この人は、どういうときに、どういう気持ちになって、どういう文面になるのか。
これらを知らないのなら、対面でもチャットでも相手の気持ちを正しくは察せないと思っておいたほうがよいです。
相手のことをよく知らないなら、察しは想像の域を出ません。
まずは、きちんと、気持ちや感情を明示的に伝え合える関係性を築くこと、相手を知ることをしましょう。
気持ちや感情を伴う話をしたり聞いたりすることを目的としてじっくり話す機会を設けるのが間違いないです。
これがコミュニケーションかなと思います。
そうして気心が知れれば、対面でもチャットでも、話の内容だけでなく気持ちまできちんと伝わる・わかるようになれます。
正しく察せるようになるのは、ここまで来てからです。
友達から親友に変わる過程に似ていると思います。
チャットでも「阿吽の呼吸」は生まれる
ちょっと話が逸れまして。
気心が知れた仲になってくると「あ、この人はこういうときにこう考えるだろうな」ということがわかってきて、一歩先を読んだコミュニケーションができるようになってくることってありますよね。
実はこれ、対面だけでなく、チャットでもできるようになってきます。
私はこれを「阿吽の呼吸」と呼んでいます。
仲間とのやり取りを紹介します。
ちなみに、これが「阿吽の呼吸」スタンプです。
…あ、スタンプについては会社のブログで紹介しています。
対面は大切に過ごせるときに、チャットはマルチタスクしたいときに
対面とチャットどちらを選ぶか、いまの私なりのざっくりした判断軸を書いてみます。
対面での会話中はシングルタスク（一つの仕事しか進められない状態）になります。
特に会議は究極の同期コミュニケーションであり、アウトプットに向けて専念すべきです。
会話のラリーが順調に続いている間はスピーディーでよいですが、例えば、どちらかの人が考え込んで話が止まってしまうと、もう一方の人は「あ、あはは… ^o^;」のような気まずい時間を過ごすことがあるかと思います。
それでも構わないくらい、大切に過ごせるとき・過ごしたいときに対面を選びます。
そうでないならチャットで十分です。
チャットだと、相手が考え込んで文字を打っている数十秒の間に、別の仕事ができます。
これはマルチタスクをこなしたいときには重要なことだと考えています。
まとめ
対面に比べてチャットだと、ハードルを少しだけ高く感じるようになることがあるし、逆にラクになることだってあるし、どちらにせよ同じことが結構多い、と私は考えています。
それぞれ一長一短で、どちらかがコミュニケーション上の全ての問題を解決するものではありません。
相手に何かを伝えることを目的として、その伝えたい内容・自分と相手の状況・コミュニケーション能力に応じて、よいと思うほうを選びましょう。
どちらも同じコミュニケーション。大事なポイントも同じ。
それぞれコツがちょっぴり違うだけです。
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