【業務効率化】ペンセットのススメ

この記事では、気軽にできる業務効率化について書きたいと思います。

誰でもすぐできる実践ですので、ぜひ試してみてください。

今回オススメするのは、ペンセットを作ることです。

ペンセットは毎日使いますからここを改善のしどころではないかと思います。

やり方は簡単。

写真のような使用頻度の高いペンとはさみとのり、修正テープ等、必要なものを全部入れたセットを用意します。そして、机の中に入れておきます。

これだけです。

これをしておくだけで、確実に効率があがります。

何をどこにやったか探すという時間がとても煩わしいので、そこを見れば揃っているという状態にしておきましょう。

いくつかペンセットを作る際のポイントを書いておきます。

ポイント①ペンセットは、自分が事務処理する場所全てにおいておく。

ペンセットを持ち歩くのはとても非効率的です。

どうせ事務処理する場所は、教室か職員室ぐらいです。(人によっては自宅も？)

ですから、どこにも同じようなセットを作っておいておきます。

ポイント②で書きますが、事務処理用のペンなどは持ち歩かないようにして決めた場所で作業しましょう。

ペンがなくなったり、どこにおいたか忘れたりすることがなくなります。

ポイント②筆箱は使わない。

筆箱を愛用している方がけっこういますが、私は不要だと思います。

持ち歩いている最中に使うことはまずありません。

管理に時間を割く方がもったいないと思います。

更に言うと、オールインワンになっている筆箱の場合、中を探す時間ももったいないです。

ちなみに、出張や会議などの時は、３色ボールペン１本あれば事足ります。

困ったことはありません。

ですから、もう筆箱を使うのはやめてしまいましょう。

ポイント③ペンセットには、２本同じものを入れない。

ペンセットに２本同じものを入れるのは絶対にやめましょう。

インクがなくなったときの予備は別の所にまとめて置いておきます。

２本あるとごちゃごちゃしてきますし、インクがなくなっても放置…なんてことをしかねません。

１本だとなくなると困るから絶対に補充します。

潔く、同じものはおかないということにしましょう。

ポイント④セパレートタイプの入れ物を選ぶ。

筆入れみたいにオールインワンになっているところに入れると探す手間が増えます。

もう「この類のペンはここ」と自分なりに整理をしてすぐに悩まず取り出せるようにしておきましょう。

これだけで、かなり時間が浮きます。

まとめ　ペンセットで業務効率化

ポイント①ペンセットは、自分が事務処理する場所全てにおいておく。

ポイント②筆箱は使わない。

ポイント③ペンセットには、２本同じものを入れない。

ポイント④セパレートタイプの入れ物を選ぶ。

ちょっとした時間ですが、毎日のように使うペンです。

効率の良い運用をして、時間を生み出していきましょう。