段取り八分仕事二分

よくビジネスで言われてる事です。

弊社では繁忙期前になると社長をはじめ各部署の上長から聞くのですが、繁忙期前に急にやって上手く行くか？と言われれば大抵失敗します。

必ず毎日のタスクは確実にこなし、慌てたり忙しい事でイライラしない僕の考え方を今日は伝えたいと思います。

段取りとは？

僕の中では3つの準備をしています。

1.体の準備

文字通り体調管理と疲労等による確認項目の漏れが無いか？

いつもできているパフォーマンスが発揮できているか？をチェックして備えます。

2.頭の準備

過去の経験を元に翌日の状況を予測する。

一日の流れを決めて必ず終わらすタスクと進捗確認の時間、修正方法などを考えておく。

何を先にするのか？後回しにするものを整理する。

3.心の準備

発生する可能性があるイレギュラーを考えれる限り出してその時に起こる感情を想定しておく。

予測を元に自分の役割は忙しいのか余裕があるのか？

自分の心の中は乱れないようにする。

終わってからの達成感を想像する。

ここまで準備できれば自分の準備は十分です。

実践編

前日までの段取りを元にまず決めた通りにやってみる。

終業後フィードバックを行う。

始めた直後はおそらく他者からの問い合わせやイレギュラーの対応、予測した時間通りに業務が進まないなど色んな要因で上手くいかない日が出てくるでしょう。

上手く行った日こそ業務の質を高めるヒントがたくさんあります。反省点を見るよりも成功事例を見ていく事をオススメします。無駄な物が見えてきます。

1日単位で上手くいくようになったら期間の幅を広げましょう。週間、月間、年間と幅を広げていく事で日々の準備が軽くなっていきます。

自分の事は自分で変えられるのでここまでは継続してやり続ければ比較的短期間で身につきます。

チームで行う場合

先程までは自分の事なのでコントロールが効きやすいのですが人を動かすとなると難易度はグンと上がります。しかし他人をコントロールする事でイレギュラーなども最小限に留める事ができます。

これを読んで頂いてる方がトップでも中間でも新人だとしても変えることはできます。

自部署編

まずチームのメンバーの力量を把握する所から始めましょう。一人一人の能力、好きな事、性格に沿って自分の立ち位置を決める事で円滑に進める事ができます。

まずは想定している日のメンバー各自の仕事内容と分量が適正かどうか考えてみて下さい。

もしあなたが全て決めれるなら決めれば良いし、上司の介入が必要なら提案してみて下さい。考えてくれてると嬉しいものです。

またどの分野であれば不満なく働けるかなど、Aさんは〇〇の仕事が好きそうだなど、普段から周りの人を観察してみて下さい。指示なしで真っ先に向かう仕事は気に入ってますし、裏で文句を言っているようならあまり好きではないのでしょう。好みに沿ってシフトを決めると円滑に物事を進めるスピードを上げます。

チームで行う場合は他者に好きかつ得意な作業をやってもらいましょう。

また意外な能力を発揮するパターンもあるので比較的暇な日に役割を変えてみるのも良いと思います。

ベストな組み合わせが見つかったら人数や業務がタイトな日などはベストオーダーで臨みましょう。

他部署編

仕事が予定通り進まないのはほぼ他人に時間を取られているからと言って差し支えないと思います。

その際、相手の利と自分の利をきちんと考えるようにしましょう。ボランティアでは気持ちが保てません。メリットを確保した上で承諾しましょう。

そして問い合わせ等の発生原因を潰しこみます。事前に他者から案件を抱え込んでいた場合、先に進捗状況や結果を伝えておく事で話しかけられる回数は激減します。また連絡手段も出来るだけ電話以外にしましょう。特によく電話がかかってくる相手には常にメールで返す事で緊急時以外の電話が減ります。またメールであれば言った聞いてないなどのトラブルもなくなります。伝えても忙しければ他人は忘れるものです。忘れる事も前提にしておきましょう。

自分のタスクに集中する事と周りのメンバーも集中できる環境を作りましょう。他部署からのイレギュラーが多ければ上司を使いましょう。効果は高いです。

まとめ　

予定を立てフィードバックをする習慣をつけよう

成功事例を大事にしよう

好き、できる、求められてる仕事に集中しよう

集中できない要素を取り払おう

疲れたら休もう

他人の要求は自己の利も必ず取ろう

自分の思う通り他人は動かないし伝わっていない

皆様が楽しく働けますように

最後まで読んで頂きありがとうございます。