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リモートワーカーなら知っておきたい!Slack等チャットツールでの「適切な文章の書き方」

sweeep株式会社

リモートワークの普及と同時に、SlackやTeamsなどのチャットツールを導入する企業が増えましたね。

2021年の調査によると、43%の企業がビジネスチャットツールを導入していると言われています。もはや社内でのやり取りに使うだけでなく、取引先や顧客など社外の人との連絡手段としても利用することも珍しくありません。

チャットツールの良いところは、メールのようにキチッとした型が決まっていないところです。「お疲れ様です」などの決り文句なくカジュアルにメッセージを送り、会話のように往復することで、オフィスでのやり取りに近いコミュニケーションができます。

とはいっても、日々たくさんのメッセージを受け取るなか、スッキリとした文章でないと他の人のメッセージに埋もれてしまうことがあります。「結局何が言いたいのかな?」という文章は、読み込むのに時間がかかって受け取る側に負担をかけますし、送った側もなかなか返事をもらえないなど、お互いのストレスになりますね。

リモートワーカーがスムーズに仕事を進めるためには、適切なテキストコミュニケーションのスキルがとても大事です。今回は、Slackでわかりやすい文章を書く方法を、文献やnoteを参考にしながら解説していきます。

1. テキスト上でも、相手との対話を想定しよう

テキストコミュニケーションは、「会話を、そのまま文字ですること」こそが大事だということです。(中略)会って話すときも、言いたいことを一気に全部話したりしませんよね?相手を対話をしながら会話を進めていくはずです。それと同じことをテキストでもすればいいのです。

「THE FORMAT」 著者:石倉秀明

「忙しいだろうからなるべく1回でやりとりを終わらせよう」と相手のことを気遣うあまり、メールのように必要以上に長いメッセージになってしまうことはありませんか?

Slackの良さは「即時性」と「気軽さ」です。面と向かって話すときと同じように、自然に会話のキャッチボールを進めていくと、相手とペースが合ったコミュニケーションを進めることができますよ。

もし相手に深く読んでから返答して欲しい場合は、無理にチャット内だけで完結させようとせず、資料をリンクで送り内容を分けるのもいいですね。

基本は1メッセージに1トピック。多くの情報を入れすぎていると思ったら、一度メッセージの内容を見直してみましょう。

2. テキストを構造化すると、伝わりやすさがアップ

「内容スッ」のメッセージに共通していたのは、「自分が欲しい情報がメインに、そのほかの副次的な情報が追従している」という点でした。当たり前なことに聞こえますが、この部分がしっかり設計できていないと、どれだけ工夫を凝らしても伝わりづらい文章になってしまいそうです。

『テキストメッセージを「デザイン」すると、読み手に寄り添うコミュニケーションができるかもしれない』

読んだときにスッとメッセージの内容を把握できるときは、情報の優先順位をひとめでわかりやすくなっていたり、結論が最初にまとまっていたりします。

もし相手になんらかのアクションをすぐにしてほしい場合は、伝えたいことをエッセンスとして抜き出し、それをシンプルな言葉に置き換え(構造化し)てから伝えるのが有効です。

そうすれば、相手は何をいつまでに返信すればいいのか、読んだときに具体的なアクションを思い浮かべやすくなります。


▼「メッセージの構造化ってどうやればいいの?」という方は、こちらをご覧ください。わかりやすく解説されていました。

3. 太字、箇条書き、スクショなどの視覚的要素を活用


Slackには太字・箇条書き・取り消し線・インラインコードなど、文字を装飾する機能がついています。それらを重要な部分にだけ使うと、視覚的な効果で圧倒的にメッセージが見やすくなります。

また、文字の装飾だけでなく、スクショや動画も活用するのも役立ちます。

sweeepでは、ソフトの操作方法などを相手に伝えるときは、動画にしてメッセージを送っています。ちょっとしたことですが、これでコミュニケーションの齟齬を減らすことができますよ。

まとめ

今回はSlackの適切な文章の書き方についてご紹介しました。普段何気なく送っているメッセージも、意外とわかりにくい表現になっていることがあるかもしれません。

相手に伝わりやすい文章は、自分の中でしっかりと要点が整理されていることの証です。相手に寄り添った文章を心がけることで、思った以上に仕事がスムーズに進むことがわかるはず。

ぜひこの機会に、どうやったら相手も自分も気持ち良いコミュニケーションができるのか、「文章の書き方」から探ってみてくださいね!


参考文献:「THE FORMAT」著者:石倉秀明
参考サイト:https://note.com/sakinotomiura/n/n302757d21cb1