インターネットFAXを個人や企業は導入すべき!働き方改革で労働時間の短縮と効率化の上昇へ
2020年はテレワークの復旧など働き方改革の一環なのか個人的には自宅にいる時間も増えたので色々と調べる時間もできました。
この期間に思ったのが個人事業主や企業は「インターネットFAX」を導入して「労働時間の短縮」や「営業効率の増加」に目を向けるべきだと思う。
なにも労働者側として便利なツールを復旧して欲しい訳ではなく双方にメリットが大きく、企業の「業績拡大」や「コストの削減」に繋がる可能性が高いと感じるからである。
このnoteではインターネットFAXを導入することによる双方のメリットを紹介することで何故導入すべきなのかが分かるように解説をします。
また、そもそもインターネットFAXとは何ぞやと知らない人でも分かるように、具体的なサービスの概要や選び方についても必要範囲で触れています。
そもそもインターネットFAXとは
インターネットFAXとは名前から聞いて連想をする通り、「インターネット回線を利用するFAX」のことである。
なんだそれだけと思うかも知れないが、実際に導入することによる変化は大きい。
従来の「FAX機」や「コンビニFAX」は電話回線を利用して、スキャンしたデータを送信して、受信側で受け取ったデータを印刷する仕組みになっている。
この仕組みに関しては利用者からすると「電話回線」が「インターネット回線」に代わることで変化はほとんどないし、今まで注目を浴びることがなかった理由だと思う。
スマホとPCの復旧によりインターネットFAXは変化した
2020年の今ではスマートフォンやパソコンのどちらかは必ず所有しているし、両方持っている人も非常に多くなりました。
そのため、自宅やオフィスだけでなく「外出先でもインターネット回線にアクセスできる」のが「第4次産業革命」の変化でもある。
この変化によって今まで注目を浴びていなかった「インターネットFAX」は「どこからでもFAXの送信と受信が行える」便利なツールへと変化をしたのである。
第4次産業革命はインターネット状を通じた「ビッグデータの処理」を「AI」が行うなどで言及されているが、個人的にはその基礎となるのが「誰でも・すぐに・どこからでも・ネット回線にアクセス」できることだと思っている。
ようするに日本人ならほとんどの人がどこからでもすぐにインターネット回線でFAXが利用できるようになってのですね。
FAX専用機や複合機はいらない
インターネットFAXには従来のFAX専用機や複合機はいらないです。
その変わりとなるのが「スマートフォン」「タブレット」「パソコン」3つです。
個人事業主や企業で働く人なら、ほぼ必ずいづれかは必ず所有しているはずである。
そのため、従来のように「FAX専用機」や「複合機」などの専用機器を用意する必要はなく、必要以上の経費が必要なく、すぐにでも導入をして利用を始めることができるようになったのですね。
インターネットFAXをするメリット
インターネットFAXをするメリットは多岐にわたります。
まずは大きな枠組みによる代表的なメリットを紹介します。
・仕事の効率化
・労働時間の短縮
・コストの削減(人件費・印紙・インク代など様々)
どんなFAXの使い方をしている「企業」なのか「個人事業主」なのか「営業マン」なのかによって、細かなメリットは変わってきますが、大きな枠組みで考えると上記の3つによるものです。
ようするに下記のようなことが期待できます。
雇う側:コストの削減・売上の上昇
個人事業主:コストの削減・売上の上昇・利便性・労働時間の短縮
労働者:労働時間の短縮・営業効率の増加
なぜこれらのことは後ほど解説をしますが、上記のメリットが起こりえる理由は納得できるようになっているのではないかと思います。
実際、今ではインターネットFAXを利用者は増えており、「テレワークの導入」にはかかせないですし、「受注業務」で使われることもあります。
インターネットFAXの選び方!サービスは様々で使い方による
そもそもなぜ導入すべきなのかを感じる為には、実際にどんなサービスがあるのかが知っておくとより理解できると思います。
そのため、簡単にインターネットFAXの選び方や料金の面についても話して解説しておこうと思います。
基本的に日本で利用されているインターネットFAXの料金体系は、各社が大きく異なる訳ではなく、使い方次第でどこを選べば良いか変わります。
あなたの使い方ならどこが安いのかや何人で利用をするのかによって、IDの所有できる数など使い勝手が良いネットFAXを選ぶようにしましょう。はじめて利用する人なら初月が無料のキャンペーンを利用して、実際に使ってみることで使い勝手が分かることもあります。
上記はインターネットFAXの特徴やサービスの比較がされている「はじめてのネットFAX」のwebサイトに書かれていることですが、まさにどこを選べば良いかは使い方次第となるのですね。
各社によって「送受信」の料金が片方だけ高いや「画像を撮影してFAX」など、特殊な機能が付いたアプリなども用意されている。
詳しいサービスやネットFAXの選び方については上記で引用した「はじめてのネットFAX」を見れば分かるかと思うので下記にリンクを置いておきます。
インターネットFAXの利用料金は限りなく安い
インターネットFAXの利用料金は仕事で使う上ならほとんど気にならないほど安いのが特徴です。
多少違いはあれば基本的にはどのサービスも以下の4つの項目があります。
・初期の契約費用
・月額料金
・送信費用
・受信費用
初期の契約費用は利用時の1回のみで、約1,000円ほどの費用である。
この中でも気になるのが月額料金だと思いますが、大体1,000円から1,500円ほどの費用でしかありません。
それも月初めに送受信の無料で使える枚数が付与されることもあり、毎月の出費はこの月額のみで収まっている使い方の人も多いです。
ようするにFAXは仕事で利用する人が多いと思いますが、大した経費でもなく非常に安く導入ができ、利用もできるのですね。
無料のインターネットFAXもある
インターネットFAXは古くからあり、様々なサービスやツールが探せばあります。
その中でも一部「無料のインターネットFAX」もあります。
ただ、多くが機能制限がされていて、有料版が用意をされていたりします。
日本では無料のインターネットFAXでも「初月無料」のキャンペーンが行われ、実際に利用して必要なら有料を試すことができるのもあります。
それも全く有料と同じ機能が使えますが、基本的には「動画配信サービス」で行われてるのと同じで、契約情報は入力をして必要ないなら「無料キャンペーン中に解約をする」ことが必要です。
セキュリティで安心できないだけでなく使い勝手が悪い
なかには海外製の無料のインターネットFAXはありますが、セキュリティ面や使い勝手の面で考えると、利用するのは難しいです。
上記で解説したような日本の企業が行っている無料のキャンペーンではなく、契約がいらない無料のツールは「毎月送信2枚だけ」のような機能制限版です。
それも枚数が少ないので1回きりしかFAXをしない人ならいいが、定期的に利用している人からしたらほとんど意味ないものがほとんどです。
また、気お付けならないのが「セキュリティ」がどうなっているのかが全く分からないことです。
その点を考えると、日本で復旧をしているインターネットFAXを利用した方が安心できるはずです。
FAX複合機からインターネットFAXを導入すべき理由
思ったよりも長くなってしまったが「インターネットFAXを導入すべき理由」について話していこうと思う。
・コストの削減
・営業効率を高める
・仕事時間の削減
結論から言うとこれらのネットFAXのメリットである3つのことが関係をしている。
まずは企業の「雇う側」や「個人事業主」側に大きく関わることについて解説します。
営業効率を高める
インターネットFAXを導入することは様々な時間の短縮を行うことができます。
オフィスの設置場所でしか使えないのに比べ、自宅からでも営業先からでもFAXの送信や受信にアクセスすることができます。
そして、ネットFAXにも専用機と同じく送受信の履歴が残るので、過去に受信したり送信したFAXをすぐに確認することができます。
ようするに業務上の「無駄な時間」や「ファイルを管理しやすく」することで、営業効率を高めることができます。
なにより後ほど解説しますが、労働者側の仕事時間の短縮のメリットにより、「労働意欲の向上」や「会社への定着率の増加」にも一部役立つことになります。
無駄なコストの削減になる
従来のFAXの経費と比べるとネットFAXにかかるコストは削減できる可能性が高いです。
基本的にネットFAXはスマホやPCの端末から、「受信したFAXを画像で確認し」「送信はエクセル・ワード・pdf・画像」などを送る仕組みになっています。
・インク代の節約
・印紙代の節約
・メンテナンス代金
・専用機の購入代金
オフィスに設置されてるFAXの多くは、マルチコピー機のレンタルなどにより使用しているはずです。
個人事業主で購入をしていても同じですが、印刷をするインク代は経費でも大きな出費になっているはずです。
これらのコストを削減することができ、なおかつ今度テレワークの導入などにあたっても、社員の専用機を購入する経費もかかりません。
仕事時間の短縮
FAX複合機からネットFAXに変えることで仕事時間の短縮が期待できる。
・受信したFAXの確認でオフィスに戻る
・FAXの送信でオフィスに戻る
・電話で受信したFAXを確認してもらう
・FAXが届いたか確認する
FAX専用機だとオフィス内に設置した場所に利用が限られ、無駄な時間が発生することも多いです。
特に営業の人に関わるのが「FAXの送信や受信の為に会社に戻る」ことです。
特にひどいと私が以前に働いていた貿易会社では、「休日にも関わらずわざわざ会社へ出勤」するなんてこともありました。
ネットFAXであれば営業先からでもFAXの送信も受信もできるので、わざわざオフィスに戻る必要もなく、休日の業務になりかねないので推奨できないが現実として自宅からでもFAXの利用ができます。
会社へ戻ったり、内勤に電話で確認してもらったり、FAXが届いたかの確認で専用機の前へ行くなんてことは、日々の中であれば少ない時間かも知れません。
年間単位で考えれば大きな時間にもなるのも事実であり、営業マンの中には「個人的に営業ツールとして活用」している人もいるはずです。
まとめ:インターネットFAXの導入は急増している
海外と違い日本ではFAX文化が根付いています。
「メールの使い方が分からない人」や「今までの慣習から変化をしていない」のもあり、仕事で必須の業界も多いです。
しかし、なにもこちらもそれに合わせる必要はなく、インターネットFAXは利用者側からしたら変化がありますが、相手側からしたら従来のFAXから送られてきたのとなんら変わらず、そもそも知りえるようなこともないです。
個人的に強く思うのが2020年にもなりスマホを持つのが当たり前になっても、わざわざ「コストがかかる」「効率が悪い」昭和のFAX文化を続ける必要があるのかです。
私は昭和生まれだし、古い文化は好きですし残すのは多いに賛成できることも多いですが・・・。
「求人費用の増加」「職種の定着率の低下」「新人の教育コスト」
すぐに仕事を止める人も増えており、「どうやって求人の応募数を増やすのか」や「新人の教育コスト」の点で成長している企業はこれらのことを考えているはずです。
特に最近は「給料が高い仕事」よりも「仕事時間の少ない企業」で働く考え方をしている人は増えています。
様々なメリットがある訳だから、インターネットFAXのようなすぐに導入できるのは、はじめていくべきではないかと思います。
もちろん、仕事の業務などによってFAXの方が良いなんてことはあるとは思います。
最後に
私は経営側も労働側も両方付きましたが、どちら側の立場になってもインターネットFAXは便利ではないかと思っています。
ここまでインターネットFAXについて熱く語りましたが、私はネットFAXの提供者でもなければ、必ずしもサービスが必要だと思っている訳でもありません。
私はその業界に働く人間でもないし、関連企業には悪いが個人的には実はそもそも必要なサービスとは思っていないです。
「個人的にはFAXでなくメールを利用すれば良いだけ!」
この一択でしかないと思いますが、それを決めるのは「取引先の企業側」である側面が強いかなと思います。
ビジネス環境や労働環境は「働き方改革」や「AI」や「ロボット」や「自動化」や「3dプリンター」によって、想像しているよりも早いスピードで変化をするはずです。
個人的に最近は驚かされる話題は多いです。
「日本の一部地域では自動運転バスの運行」が行われ「今年末までには高速の自動運転」ができる車の商業化予定。フィンランドでは「週4日の6時間勤務」を検討する方向。
5年後には「空飛ぶ車の商業化」が開始予定で「3Dプリンター」はあらゆる製造コストを下げ、食べ物などを作りだす機会が開発されています。
すごく変化が速いと感じてしまうものの、実はそうではなかったりします。
確かに私が高校生の時はパソコンを所有している友人家庭はほとんどおらず、携帯も中学生ではクラスで数人程度。それが高校生になった時はほぼ100%が所有し、小学生ぐらいで所有しているのも見られました。
たった数年で携帯を持つのが当たり前になり、そこから「携帯型パソコン(スマホ)の所有」へと変化し、今では「自動運転」や「空飛ぶ車」や「人口知能」です。
話がそれましたがおそらくほとんどの人が感じている速度とは違い、生活が変化をしていくのは早いのですね。
あくまで仕事は生きる上の手段なので、「家族との時間」や「趣味の時間」や「休息をする」など、自分らしく生きれるように、少しでも早くなってくれれば色々な問題も解決するのかなと思います。
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