テレワーク歴2年半の私がオンライン会議の司会をやるときに心がけていること

※「0. 会議の5分前にリマインド」を追加しました

全社会議やStandup(開発チームの毎朝の進捗確認会議)などの司会をリモートでやり始めてかれこれ２年半くらいになります。

（月に数回レベルならYOYOに転職した2015年4月からやっていますが、週1以上の頻度になったのは2017年7月から）
（リモートなのにstandupなの？というのは置いといて！）

前回の

・0歳児の母がマレーシアでリモートワークを始めてみたので仕事環境やメリットや気づいたことを書いてみる

の流れで、今回は「リモート環境で複数人と会議やるときの小技が誰かの参考になるかも？」と思いまたまたnoteにしたためてみることにしました。
今回はブログからの転載とかではなく、noteへの書きおろしです。　

ちなみにヘッダー画像だけは、大昔に書いた別のエントリの画像をそのまま使いまわしています。「全社会議で参加者がたくさん〜」って感じの画像がこれしかなかったので。Google Hangoutのスクショなんだけど、今は仕様が変わって画面はこうじゃなかったはずですが。。。まぁ「こういう会議もやってるよ！」っていうイメージってことで。

ではどうぞ。

0. 会議5分前にリマインド

今ではほとんどやりませんが、まだみんながオンラインの会議に慣れてなかった頃は、会議開始の5分前に、Slackで参加者がいるチャンネルに「●時からよろしく、リンクはhttps://xxxxx.xxx ね」とリマインドしたりしていました。物理的な移動がないからか、慣れの問題か、人（性格）によるのかはわかりませんが、時間になっても参加者のうち何人かが現れない、なんてこともあったので。

1. 会議の冒頭で出欠確認

誰が出席しているかは会議中の画面を見ればわかる、Slackの勤怠チャンネル見ればわかる、ではなく、あえて参加者の出欠をとります。

「はい、じゃぁ始めよっか。おはようございまーす。
今日は2月21日金曜日、明日から3連休で楽しみですね〜。うふふ😊
では出欠とりまーす。

まずはフィリピンから、マイク（はーい）、アンジー（はーい）、リン（はーい）、ジョン（はーい）、あ、ミカエラは今日病欠だね（Slackのスケジュールチャンネルを見ながら）。

インドネシアは、ベス（はーい）、ワヤン（はーい）、（略）」

という感じ。
学校かよ、って感じなんですがｗ
目的は次の通り。

・（定例などは特に）時間通りに開始して出欠を確認するのを恒例化することで、参加者の遅刻を防ぐ
・参加者全員に画面に集中してもらいたい
・欠席者をリマインドすることで会議中にその人の不在をカバーする空気を醸し出す

また、私が名前を呼びかけるときは画面上に本人がいるかどうかも確認するので、出勤中のはずの人で画面にいなかったら「あれっ、●●さーん？もしかして手前の会議が終わってないとか？」とSlackのスケジュールを確認したり、Googleカレンダーで予定を確認したりします。

全社会議は、さすがに参加人数がすごいことになるので出欠取りませんｗ

2. 質問などを投げかけるときは必ず相手の名前を先に言う

対面の会議だと、「●●についてどう思う？」と質問して相手の目を見れば、相手も「自分が答えなきゃ」とわかってくれるんですが、オンラインだと、相手も自分が聞かれているのか他の人が答えるのかわからないし遠慮のしあいになりがちなので、答えてほしい相手の名前を言うようにしています。

質問の前に言う方が効果的。

というのも、「ねぇねぇマイク、あのさ、●●についてどう思う？」と聞くと、マイク本人が「あっ、俺ね」と質問に集中してくれますが、「●●についてどう思う？マイク」だと、「あっ、ごめん、聞いてなかった、質問なんだっけ？」となりかねません。「んも〜〜〜会議に集中してよ〜〜〜」って話かもしれませんが、そうは言っても人間だもの。ね。

3. 「ちょっと聞こえなかったからもう一度お願いできる？」と遠慮なく言う

東南アジア新興国なので、通信インフラが不安定なんてことはザラにあります。会議中に相手の話し声がブツブツ途切れるのもよくある話。昔はこれがイヤでオンラインの会議自体を毛嫌いしていました。
（日本語ですら前後の文脈で内容を補完するの大変なのに、英語だとめっちゃ難しいんです）

でも、こっちのみんなにとっては「そもそもインフラがピー」というのが普通。

なので、「今のちょっとよく聞こえなかったからもう一度お願いできる？」と遠慮なく言うようにしています。

あと、いいのか悪いのかわかりませんが、英語がわからなくて「えっ、ちょ、うんと、今なんつった？？？？」みたいな時も電波のせいにして聞き返したりします。

日本だとどうなんだろう。電波のよしあしとかあるのかな。あるでしょ、あると思うので、「ちょっと今日電波の調子が悪いみたいで、、、もう一度お願いできますか？」と遠慮なく言っちゃっていいと思います。そのときに「QAチームの進捗は57%で、まで聞こえました」などと言ってあげると、相手がどこから話し直せばいいのかわかりやすくていいですね。

4. 全員に質問を投げかけたら、待ってる時間がアレなのでカウントダウン

ディスカッションの最後の合意形成のときに「まとめるとhogehoge。これでいいかな？他に意見ある人〜〜？」というときや、会議の最後に「じゃぁアジェンダからは以上です。最後に何か質問などはありますか？」というときに、対面の会議なら参加者を一望して質問がなさそうなら「じゃぁ終わりにします」としたり、何か言いたそうな人がいたら「●●さん？」と声がけしたりできますが、

リモートだとそうもいかない（真顔）

対面の会議ならではのテクニックがあるのと同様、オンラインの会議ならではのテクニックもあると思うんです。
なので私は、

「５、４、３、２、１、じゃ、次のアジェンダに移りましょう / 以上で終わりです」とカウントダウンしするようにしています。「ちょっと待った〜！」がある人はそこで割り込んでくれてOK。割り込みウェルカム。

1on1だったらもちろんやらないし、参加者が自分プラス2-3人だったら、「何か質問ある？マイクは？ジョンは？」と名指しで聞けますけど、人数が多いと正直めんどくさいし、参加者側が気を使って「質問ありません」と言ってくれても、「えっと今の声は誰だっけ」とか、しかもそれが10人とかになると「ちょっと待った、誰が大丈夫で誰が大丈夫じゃないの」みたいなことになってカオスになってますます時間の無駄なので、私は全力で「カウントダウン推し」です。


以上、テレワーク歴2年半の私がオンライン会議の司会をやるときに心がけていることのご紹介でした。

対面じゃない分、配慮すべきところは意識的に配慮していますが、やってるうちに慣れます。ホント。上にも書きましたが、私はリモートの会議が本当に嫌で嫌で仕方がなかったんですが、気づいたら慣れてました。今ではStandupの司会やりながら議事録も書けるようになりました（英語でね）（余談ですが社会人になったときのTOEICのスコアは365でした）。
なので、昨今の風潮でとりあえずテレワークやらなきゃ、でもなんかうまくいかないな〜という方も、最初は違和感あるでしょうけど、しばらく続けてみてください。同じ会社の同僚ならテレワークの慣れ不慣れ度合いもだいたい似たようなモンでしょうし遠慮なくいきましょ〜＼(^o^)／

どなたかの参考になれば幸いです。