相手が安心する『報連相』をしよう
どんな仕事でも、相手があって初めて成立します。さらに複数人でなければ成立しない仕事であれば、とにもかくにも自分本位にならないことが大切です。
「自分がどうか？」としか考えられない人
「周囲が、あるいは会社がどうか？」と考えられない人
は組織のあり方について意見できる資格はありません。
その先駆けとして「報連相」をはじめとする情報伝達系コミュニケーションは、自分以外の人にとっても有益になるように心がけたいものです。
特に
『相手が安心する『報連相』をする』か
『自分に都合良く『報連相』をする』か
はとても重要なポイントとなってきます。
報連相とは「報告」「連絡」「相談」の頭文字をとったものです。
報連相の「報」は『相手が知りたいこと』を知らせるのが基本です。特に部下から上司へのコミュニケーション手段の基本として新入社員研修でも必ず出てくるテーマではないかと思います。
頭がいい人は、基本中の基本にしてコミュニケーションの極意としてこの報連相のタイミングをとてもよく心得ています。そして報連相によって
「相手（上司や顧客）を安心させる」
ことができているのです。相手の目線に立って、相手が何を知りたいかを考えて伝えることができています。
惜しい人は、報連相は自分のためだと思っています。
自分が困ったときに助けてもらいたがったり、自分が仕事を完了できたときに褒めてもらおうという目的で報連相を行います。それ以外のときの情報伝達が甘くなりがちとなるため、上司をヤキモキさせて「いつになったら報告するんだ！」と注意を受けたりすることがあるのです。
部下の場合、自分に任された仕事を適切に完了させることが目的となりますので、自分で解決できないトラブルが起きない限りは上司に報告しなくても滞りなく進むことが多いでしょう。
しかし、上司は組織の成果を最大値化することがその存在目的でもあるため、誰がいつ何をしていて、仕事の進捗や状況がどうなっているかを知っている必要があります。
上司にとって部下を支援することが仕事の一つでもあります。
ですから、報連相は基本的に「上司のため」に行うものと考えたほうが、全体から見たときの仕事の精度は格段に上がることになります。
では、優れた人はどういうときに報連相を行うのかと言うと、
「経過は随時、結果はすぐ」
が鉄則となっています。要するに経過も結果もちょくちょく早めに知らせなさいということです。ですから、問題が起きても起きていなくても仕事の区切りや何か変化があった場合には、その都度上司に伝えておきます。
問題が起きたときには、誰でもいち早く上司に報告・連絡・相談するでしょう。しかし「問題が起きていない」「スケジュール通りに進んでいる」ということも上司にとっては大事な情報です。
なぜなら上司は複数の案件や部下を抱えており、滞っている仕事を優先的に見ていかなければならないからです。「こちらは順調に進んでいます」という情報が部下から得られれば、上司は自分の注意力や労力をそれ以外のところに高い比重で振り分けることができるのです。
なお上司に伝える際、情報量が多い場合には口頭"だけではなく"、メールや文書などで詳細がわかるようにしておきます。込み入った状況の場合は、最終的な判断は上司が行うためその材料を漏れなく提供しておくことが重要です。
逆にこうした情報を頻繁に送られてくることを嫌う上司はおそらく上司としての資格がありません。状況の情報を収集しないということは、管理責任を放棄していることと同義だからです。
私は、報告・連絡・相談を次のように定義し、使い分けています。
「報告」…指示・命令に対して状況や結果を伝えること。義務に近い
「連絡」…伝達すべき情報を、伝達を受けるべき人に伝達し、共有すること
「相談」…抱えている問題に対して指示や助言を仰ぐこと
上司に情報を伝える例でイメージすると、次のようになります。
〈営業先からの帰社途中に電話をかける〉
「●●社の訪問が今終わりました。先方の●●部長から多くの要望が寄せられ、帰り次第相談させてください」（報告）
「帰社時間は10時半予定です。もしも11時のミーティングに間に合わない場合は先に進めていただくよう、●●部長にお伝え願います」（連絡）
〈帰社後〉
「先方の要望についてご相談なのですが……」（相談）
報連相は上司や顧客など、相手の目線に合わせて効率よく行う必要があります。それは上司の役割である組織の成果の最大値化へとつながり、報連相ができる人ほど成果に対する貢献度が高いと評価されるのです。
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