余計なものを持たないことによる恩恵

机の上にものが多い人は、仕事にも無駄が多いと言われています。

こういったことは統計データからも判明しています。

昔は５Ｓ活動というとなんか昭和な感じがして興味を持てませんでしたが、継続的に実施されていることには意味があるんだなと実感します。

断捨離とはまた別です。
ミニマリストとも異なります。

本当に必要なものであれば捨てていいわけがありません。
机の上がただすっきりしていればいいのではなく、

　「必要なものが必要な分だけ存在している」

ことがいいことなのです。まず「ゴミを出さずに」仕事をすること、次に「不要なものはその都度捨てる」ことを心がけましょう。

仕事を無駄なく行うことは仕事の効率に大きく影響します。そのためにはいらない作業だけではなく、いらないモノをそぎ落としていくことも大事です。

• いつ使うかわからない書類

• いざというときにあると便利だけどほとんど使っていない文房具

• 読みかけの新聞や雑誌

• 意味もなく並べられた食玩

現在使用している机は進行中の仕事に関係ないもので埋め尽くされ、作業がしづらい環境になっていないでしょうか。

パソコンも確認してみてください。

• パソコンの動きを悪くする使いもしないソフトウェア

• 同じくパソコンの動きを悪くするファイルだらけのデスクトップ

• なかに何が入っているかわからない整理されていないフォルダ

• 開封パスワードがわからなくなった二度と開けないファイル

必要なものがどこにあるかわからず、手間取っていませんか？

これらはすべて仕事の効率化を阻害するものです。
本来なら、ないに越したことはないのですが、整理が苦手な人は『捨てる』ことに対して抵抗があるようです。

　「いつか使うかも」
　「ないと不安」
　「捨ててよいのか判断できない」
　「捨てるのがめんどくさい」

こうなると身の回りはモノであふれてしまい、仕事の効率はどんどん落ちて仕事の処理能力の低い人と言われてしまいます。

その点、仕事の早い人は持ち物に無駄がありません。遅くする要素を持ち合わせていないから、遅くなりようが無いんですよね。

必要のないもの、なくても困らないもの、使い終わったものは次々に捨てていくなり、別の場所に持っていって仕事の邪魔にならないようにしていますし、必要な人がいる場合はそちらに渡します。

ですからいつも非常に整理整頓された環境で仕事をします。

整理整頓された環境で仕事をするということは、物を探したり、物を選んだりする非生産的な時間が０になるということです。

無駄なものを増やさないなためにはいろいろな工夫が必要です。

まず、いずれ捨てることになるのですから、最初から無駄なものをつくらないよう心がけることです。書類や資料は紙で保管する必要があるものや承認印がいるもの以外は印刷をせず、ＰＣの画面のなかで処理をします。

試し印刷をしたり、未完成のものを仮印刷したりすると、気がつけば机の上に山積みになっていずれゴミになります。すでにゴミになってしまったものはしかたがないのですぐに捨ててしまいましょう。

こうした書類の裏をメモ用紙として取っておく人がいますが、程度問題です。「もったいない」という理由で大量に取っておくのは結局使わないだけでなく散らかって他の仕事に差し障りが出るだけなのでやめましょう。

それに、似たような書類があると、

　「どちらが最新版なのか」
　「どちらがいらないのか」

わかりづらくなります。あとで捨てるとなると必要な書類とそうでない書類を再度いちいち確認しないといけなくなります。その確認作業も当然無駄な仕事です。非生産的な仕事の代表です。そうした無駄をなくすことが仕事を早くするためのコツになります。

不要なものはまとめて捨てるのではなく都度捨てるのが鉄則です。

ただし、公式な書類や伝票などは、法律や社内のルールで保管期限が定められているものもありますのできちんと把握しておく必要があります。

パソコンのなかやメールも同じで、不要なものはその都度捨てるとスッキリします。特にメールは受信トレイに何千件と溜まってくると、あとから見直そうとしたときに検索機能を使ったとしても見たいメールにたどり着くには時間がかかります。

頭がいい人は、不要なメールは削除し、必要なメールはフォルダ管理をして効率化しているのです（私の場合は、案件だと契約不適合責任期間となる1～11年、社内業務だと中期と呼ばれる３年は残しますが、過ぎれば削除します）。

前職の頃のメールソフト

とにかく仕事が速い人というのは、ただ単に仕事のスピードが速いというだけでなく

　「仕事に直接関係ない時間をつくらない工夫」

に優れているのです。