【やっと一区切りつきそうです】業務効率化の話
2023年になり、1月、2月は
雪も多く寒い日が続きますね。
早く暖かくなってもらいたいです。
遅ればせながら
今年初めての更新になります。
本年もどうぞよろしくお願いいたします。
最近の出来事…
というわけではありませんが、
実はここ数年かけて社内の
業務効率化に取り組んできました。
これまで人の手で行っていたことを
できるだけ自動化し作業効率を上げる…
書いてしまえば簡単でも、
本当に長い年月を要しました。
正確には思い出せませんが、
もうかれこれ10年以上（？）
取り組んできたように思います。
具体的な取り組みはいろいろと
あったのですが、まず地道に
進めてきたのがペーパーレス化です。
どんな企業であってもまだまだ
多くの紙を利用すると思いますが、
たとえば弊社の場合は業務上
伝票を取り扱いますので、
自ずと伝票の保存や管理は
必須の業務になります。
「昨日の伝票を確認してください！」
と言われても、探すだけで一苦労…
たった一日前の伝票であっても、
できればやりたくない…（笑）
大量の紙から手で探すというだけで
労力も時間もかかりますので、
日々発生する伝票はスキャナーで
読み取ってすぐにデータ化していますが、
この日々の業務と並行して、
保存義務のある過去の紙書類についても
地道に遡ってデータ化することを
進めてきました。
本当に少しずつではありましたが、
（今もまだ作業は残っていますが）
だいぶスッキリしてきました…！
振り返ってみれば昔は紙で保存するのが
当たり前でしたから、弊社にも当然
たくさんの紙での資料があるわけで…
状況を整理し、できることから
取り組んでいても、なかなか
思うように進みませんでした。
地道な作業がとても多かったので
「あと何年かかるんだろう…」
と幾度となく思いましたが、
ここに来てようやく、
「続けてきてよかったなあ」と
思います。
整理が進んでいくと、
処分しても良いものができて
物理的にもスペースができたり、
保存するにしても一番効率の良い
保存の方法などがわかってきますので、
最初は大変ですが、だんだんと楽に
なっていきました。
アナログに保存していた紙資料を
デジタル化する一方で、
請求書の作成などの効率化は
システム面の見直しになります。
新しいシステムの導入にも取り組んで
きましたが、7割ほど出来てきました。
システムを再構築する際に
注意したいこととして、
せっかくシステムを再構築するなら
完璧に自動化したくなりますが、
すべての業務を自動化することが
本来の目的ではありません。
イレギュラーな案件を見定めて整理し、
思い切ってシステムには考慮しない
という判断をする。
つまり、業務のすべてを完璧に
自動で対応しようとするのではなく、
これまでの業務の7、8割くらいを
網羅できるようにする。
これはやはり人間の経験などで
アナログに考えなければならない
ところです。自動化する上で、
きちんと人間の頭を使って考えていく。
これはとても重要なことだと
改めて感じています。
業種は違えども資料の整理の仕方、
考え方や手順は他の企業さんにも
通じる部分があると思います。
同じように社内の業務効率化に
苦戦されている方に、
微力ながら助言ができるくらいには
経験を積めたかなと自負しております（笑）。
今年は弊社50周年という節目の年。
この節目の年に、
10年以上取り組んできたことが
一つの区切りを迎えられそうで、
とても楽しみです！
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