コロナウィルスで在宅勤務を考える DX23 これからの勤務スタイル
１．大前提として貴社の社員がウィルス感染している場合
パニックにならないようにしてください。まず感染法に従い処理をすることになります。
現状では以下の通り感染の可能性に過ぎない場合はリモートワークワークなど回避義務が課されており、それに反する場合、休業手当を払う必要があります。
なお、検査は、湖北省などの制限がなくなり、「渡航歴や接触歴がなくても感染が疑われる場合は」に拡大されてます。
感染の恐れがあるものを放置しても、企業は安全配慮義務違反などが考えられますので、注意する必要があります。よって、リモートワークの検討は必須です。
万が一、リモートワーク中に感染している場合は、就業を禁止して回復に専念させた方が良いでしょう。その場合、給与は支払う必要はないです。被用者保険に加入されている方であれば、要件を満たせば、各保険者から傷病手当金が支給されます。
具体的には、療養のために労務に服することができなくなった日から起算して３日を経過した日から、直近12カ月の平均の標準報酬日額の３分の２について、傷病手当金により補償されます。
可能性に過ぎない場合は、以下の受信の目安を公知して、メンバーの判断に委ねるべきでしょう。
医療機関における新型コロナウイルス感染症への対応ガイドも参考になります。
こうした恐怖に対応する緊急のリモートワークと直面していない平時のリモートワークについては別途考えておく必要があります。
２．緊急のリモートワークについて
NTTの大騒動で20万人規模のリモートワークになりそうです。
津波、洪水、地震などの天災、それからコロナウィルスなどのパンデミック系の病気では、緊急のリモートワークを検討する必要があります。
無理やりメンバーに対してオフィスに来るように強制するほど、様々な病気にり患したり死亡したりするなど様々なリスクがあります。不安から不平不満が発生し、業務効率が落ちたりします。今回は、コロナ対策という側面で、リモートワークが期間限定で始めやすいという特徴があります。
１）労働法関係
緊急リモートワーク規程は作っておくほうがよく、普段使いと異なるものが好ましいです。
こちらを適宜参照して、就業規則を必要な限りで修正してください。コロナウイルスの場合、本人が希望し、会社が在宅業務が適正と判断した場合、在宅に切り替えるということでもよいと思います。GMOのようにいきなり原則在宅、例外出社と切り替えるのは多くの会社では難しいと思われます。
裁量労働制やフレックスなどハードルをいきなりあげない方が良いと思います。
なお、洪水、地震その他の天災系は組織に混乱が発生して在宅で働かれるとかえって困る場合もあるので、慎重に人選をしておく必要はあります。
インフルエンザで休業し従業員の受け入れを拒否する場合、インフルエンザになる蓋然性が高い又は政府より休業を求められたなど特段の事情がない限り現段階では雇用者の責任として判断される可能性が高いので、避けた方が望ましいです。NTTは休業ではなく、テレワークを選択しています。
就業規則の変更は社内ルールの手続きを参照ください。場合によっては、労働基準監督署長への届出等も必要になります。
おそらくチャットなどで仕事をすることになるので、会社は労働時間をできるだけ把握することが必要と認識しています。
勤怠管理などはクラウドでできますので、そちらに乗り換えた方が良いかもしれません。
２）セキュリティ関係
幸い現在は、様々なセキュリティを考慮したツールがあるので、以下のリンクを参照のうえで使うことになります。
Amazonなどでも仮想デスクトップサービスはありますが、日本製でも最近は使用が可能になってます。
ZoomやSlack,Chatworkなど様々な業務効率が可能なコミュニケーションツールも併せて検討されるとコミュニケーションが捗るでしょう。
３．平時のリモートワークについて
これに対して、普段使いのリモートワークは簡単にはいかないと思います。それは今のビジネスを完全に否定することにつながるので経営者は慎重になると思います。例えば、窓口で接客をするビジネスの際、リモートワークをされた場合、異なるビジネスになってしまいます。例えば、百貨店なのにベルフェイスやZoomで販売を開始する場合、大掛かりな変化をする必要があります。緊急の事態とは異なる慎重さが必要になります。
以下は、目標であって、瞬時にこのレベルまで達するのは不可能です。
リモートワークをしやすい業務としにくい業務があるので仕分けをする必要があるでしょう。人事評価システムも整っていません。人事評価としては来る人は、来ない人と比べて会う回数が高いため、心理的には優遇される現象があります。例えば２０日出社する人と１０日しか出社しない人では、２０日出社する人の方が心理的に評価は高いのは普通でしょう。
そもそも、現在の会社は出社を前提に作られています。①リモートワークする人も周囲の人も慣れていません。その結果業務効率性が低くなります。リモートワークをすることができる業務上が限られているとのが通常でしょう。②人事評価も全く異なるものになります。③取引先も慣れていません。それらがないない尽くしの中で、在宅に無理やりした場合、売り上げが下がり、利益が確保できず、会社の存続も危ぶまれます。
１）業務改善アプリの採用
やるべきことは、①において業務改善プログラムを導入する必要があります。例えば、SaaSが使われ、様々な利便性が上がっておりますので、これは使っていく必要があります。Slack、Microsoft365、G suiteその他のリモートワークに使える業務改善アプリは沢山あります。まず、この点は惜しまないことです。セキュリティ関係についても、同様に力を入れていくことが大事です。Henngeなどはそうしたセキュリティに役立つツールと思われます。
勿論、上に記載した通り就業規則その他を変更していく手続きをしていく必要があります。
２）特権としての在宅ワークとする
業務改善がされてくると、会わなくても生産性が下がらない状況になります。そこで、在宅ワークを特権として与えることも考えられます。生産性が下がったら特権が解除される仕組みにしておくと失敗した場合のケアができると思います。売り上げが上がれば在宅を多くし、下がれば解除される仕組みにして売り上げが伸びる工夫をすることも可能です。
３）教育プログラムを作る
入社したメンバーがいきなり在宅ができる状況は存在しません。また、一人で働くことができる在宅適性は人によって異なります。試験により在宅適性があるかを確認することは必要です。また、適性があったとしても、効率的に稼働していくため教育は必要です。
このガイドラインは、以上の留意点を鑑みたうえで、採用すると良いです。次世代のビジネスモデルを開発する必要があり、経営者がチャレンジしなければならない時期に来ています。リモートワークありきで議論するべきではなく、デジタルトランスフォーメーションとして、最初にミッション、ビジネスモデルの転換などをしっかり決めないと方針がブレブレになる点に留意する必要があるでしょう。これを機会にビジネスモデルをどのように変更していくかを考えることが大事です。
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