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テレワーク導入を進める際の労務管理のポイント

テレワークを自社に導入するに際の労務管理には何を気を付けるべきでしょうか?

1.労務管理規程類の整備


 テレワークにおいては、通常と異なり、事業所の外で仕事をすることとなります。

①就業規則の整備


・テレワークを適用する旨の規定
就業規則には、通常、個々の労働者が勤務する場所を記載する必要がありません。ただし、テレワークを導入するにあたり、勤務場所を自宅やサテライトオフィスを活用することを明記し、申請承認制をとられることが良いと思われます。
・就業時間の管理規定
就業規則には、始業・終業の時刻、休憩時間、休日について記載が必要となります。

※事業場外みなし労働時間制の注意点
労働が事業の外で行われるため、労働時間の算定が困難な場合について、労使協定で定めた時間分を労働したものと”みなす”制度です。
「労働時間の算定がしがたいとき」というのは、「労働時間を十分に把握できるほどには使用者(会社)の具体的指揮監督を及ぼしえない場合」とされます。

テレワークなど、在宅勤務時に事業場外みなし労働時間制を導入する場合には、次の条件をみたす必要があります。


(1)当該業務が、起居寝食等私生活を営む自宅で行われること。
(2)当該情報通信機器が、使用者の指示により常時通信可能な状態におくこととされていないこと
→「使用者の指示により常時」とは、在宅勤務者が自分の意思で通信可能な状態を切断することが認められていない状態をさします。
→「通信可能な状態」とは、在宅勤務者に対して電子メール等により具体的な指示を随時行うことが可能であり、在宅勤務者がそれに即応しなければならないような状態の意味です。
たとえば、インターネット等の回線の接続がされているだけで、在宅勤務者がパソコン等の情報通信機器から離れることが自由である場合には、「通信可能な状態」にはあたりません。
(3)当該業務が、随時使用者の具体的な指示に基づいて行われていないこと
→業務の目的、目標、期限等の基本的な事項を支持することやその変更を指示することなどは含まれません。

また、事業場外みなし労働時間制を採用するには、就業規則上の根拠条文が必要となります。

②労務管理規定類の整備


・社外で業務を行うため、セキュリティ上の課題が挙げられます。ネットワークなどのセキュリティ環境と整えるなどのハード面の整備も必要ですが、秘密保持契約や情報管理規定を整備しておく必要があります。
・テレワークについては、自宅で業務を行う場合などの水道光熱費や通信費の負担など、経費負担でトラブルになるケースがあります。
テレワーク規程を整備し、労使間で取り決めておくことがトラブル防止につながります。

・テレワーク規程作成時に通勤手当等の支給をどうするか、決めておくことが望まれます。就業規則では、欠勤時の通勤手当の控除については規定されることが多いと思いますが、在宅勤務についてまで、規定される例は少なく、給与計算時の混乱やトラブル回避の点からも、在宅勤務時の通勤手当については、控除するのか、規定されることをお勧めします。

2.労働時間の把握


労働時間については、基本的には、就業規則や労働条件明示書(雇用契約書)で定められる時間帯で、始業・終業時刻を決められることをお勧めします。
安易に、みなし労働時間制を用いてしまうと、労働に関して指揮命令をすることができなくなりますので、注意が必要です。

出退勤については、クラウドの勤怠管理システムを導入されることで、労働時間の把握に関する課題はクリアできます。

当事務所では、クラウド勤怠管理システム #キングオブタイム(KING OF TIME)を導入させていただき、勤怠管理の適正化と集計の自動化をお客様にご提案させていただいています。
→キングオブタイム詳細 https://www.kingtime.jp/function/telework/

公式セールスパートナーとして、導入支援等も行っていますので、ご検討の際は、お問合せください。

パソコン、スマートフォン等での打刻が可能となりますので、場所を選ばず、打刻と労働時間の把握が可能となります。

みなし労働時間制を採用する場合には、具体的な業務指示がその場でできませんので、逆に言えば、労働者側にとっても不安になりかねます。自分の働いた成果に関して、正しく評価をしてもらえるのか、などの不安が出てきます。

コミュニケーションツールとしては、#slac や #Chatwork などに代表されるチャットツールを用いることでコミュニケーション不足を解消します。
#Chatwork についても公式パートナーとなっていますので、お気軽にお問い合わせください。

chatworkでできること→https://go.chatwork.com/ja/

3.その他、テレワークで活用できるクラウドツール


■Microsoft teams →https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/microsoft-teams/group-chat-software

■G suite → https://gsuite.google.co.jp/intl/ja/features/

■BOX → https://www.box.com/ja-jp/home

4.広島県内でのワーキングスペース


■広島県レンタルオフィス →https://www.spacemarket.com/features/satellite_office/cities/hiroshima

■呉市でのコワーキングスペース →https://motion-gallery.net/projects/kure_cowroking

5.テレワーク導入に関する助成金情報


■厚生労働省 働き方改革推進支援助成金(テレワーク導入コース)
https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/roudoukijun/jikan/syokubaisikitelework.html

6.まとめ


テレワーク導入に関しては、業務の性質上、できる業務とできない業務が存在します。ただし、製造業だからテレワークはできないとか、サービス業だからできないということではなく、できる業務を洗い出すことが必要です。
業務の洗い出しを行うことで、その業務の必要性や、手順は正しいものかを見直していく必要があります。
そうすることで、今まで当たり前に行っていた業務をスリム化、効率化していくことで、生産性が高まります。
テレワーク導入を単に、在宅勤務を可能としたものとするだけにとどまらせるのではなく、本当に意味のある業務として労働生産性を高め、ひいては会社業績の向上につなげることができます。

アフターコロナの時代に突入したとき、御社の営業体制や仕事の仕方にお客様も果たしてご納得いただけるか、
少子高齢社会において、労働力人口が減少することが間違いのない時代に、従来の業務の進め方で問題ないか、
この機会に是非、ご検討いただければと思います。

#テレワーク #新型コロナウイルス #就業規則 #助成金 #勤怠管理システム導入支援

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ありがとうございます✨
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広島で社会保険労務士をやっています。 就業規則の作成、給与計算、社会保険手続きを始め、クラウド勤怠システム導入支援、クラウド給与システム導入支援などバックオフィスの効率化支援もさせていただいています。チャットワークを活用した労務顧問も受け付けています。フォロー宜しくお願いします。

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