【とある社労士法人】お客様にもお勧めできる勤怠管理おおむね自動化の方法

勤怠管理システムは、いまや無数にありどの勤怠ソフトならば自社になじむのだろうかと非常に悩ましい時代となりました。理想的には給与計算ソフトに直結の勤怠システムがベストなのは言うまでもありませんが、なかなかこれならバッチリというものは少ないようです。

弊社もスタッフが複数名いるので、簡単にではありますが、弊社の勤怠システムをお伝えします。

仕様ソフト（二つを併用しています使い方は後述）

１．KING OF TIME（キングオブタイム）（通称「KOT（ケーオーティー）」）

２．人事労務freee（フリー）

使い方

出社時と退社時は、KING OF TIME（キングオブタイム）にて打刻しています。玄関入ってすぐにICカード読み取り機をセットしてありますので、出社時と退社時に各自のスマホ、スイカ、クレジットカードなどなど事前に登録したもので「ピツ」とタッチしています。出社時には「おはようございます」退社時には「おつかれさまでした」とPCから聞こえてくるので意外に心地よいと感じています。

これにより出社時刻と退社時刻は各人ごとに記録されます。実はそれのみのために記録をとっており、このデータは給与計算では利用されません。あくまでも出社時刻と退社時刻を記録するのみです。

給与計算につかわれる勤怠は各人が退社前に人事労務freee（フリー）内の、各人の勤怠画面に入力するルールとしています。その記録によって給与計算は行われます。

なぜ、このような使い方をしているかというと理由は次の通りです。

（１）KOT内の出社時刻と退社時刻から自動的に勤務時間を計算させる設定が難しい。普通に出社していればなんら問題ないのですが、早すぎる出社や半休、遅刻、早退、業務外の在社時間、など考え出すと設定が煩雑になりすぎてしまいます。

（２）人事労務freee（フリー）に自分が業務を開始した時刻と終了した時刻を入力することで、本人の申告通りの勤怠となる。しかも、その情報どおりに給与計算がほぼ自動で出来上がる。

※給与計算時に（１）と（２）を見て著しく乖離があるときには、その理由等を確認して適正な時間に修正すれば正しく給与に反映できます。もちろん、給与計算を待たずに報告を出してもらうこともあります。

さいごに

非常にざっくりと記載しましたので、実際の運用にはもっとルールを詰めておく必要はあります。ただ、おおむね上記の方法で問題はないかと思います。弊社スタッフがじっくりと設定を行い、KOTとfreeeとAPI連携してほぼ同一のソフトのように使えるようにしている顧問先様もありますので、自社でも可能なのですが、自社分となるとなかなか時間を割くことができず、悩ましいところです。ただ、私は個人的に弊社の運用方法はわかりやすいので好きです！

【管理人】

社会保険労務士（社労士）事務所の開業・運営の参考になればいいなと思うことをアップしていこうと思っています。by　とある社労士法人の代表