Trello（トレロ）で入社対応のタスクを一元管理してみた

こんにちは。N川むすびです。
今回はTrelloを使用した入社対応についてをご紹介したいと思います。
通常のカンバン方式の使い方とは異なりますが、こんな使い方もありかな、みたいな参考になれば幸いです。

はじめに

当社では、入社受け入れの細かな進行管理やタスクについては私ひとりで担当しているのですが、少人数な会社とはいえ同時期に複数入社される方が発生したりすると
「誰の何をどこまで案内したっけ?!」
「まだ完了していないタスク何だっけ?!」
といった具合にそれはもう混乱した状態になりがちでした。
そこで、Trelloを使って管理するように運用方法を見直しました。

Trelloとは

Trelloは基本的な機能は無料で使用でき、プロジェクト管理、タスクの整理、チームワークの促進等をボード、リスト、カード等を使って視覚的に整理できるツールです。
https://trello.com/
Trelloの導入等は先人の方々が素晴らしい記事を書いてくださっているのでそちらを参考いただければと思います😀
https://note.com/hashtag/Trello

今回ご紹介するのは、リストを「To Do」「Doing」「Done」といった分け方でなはく、人ごとにリストを作成することで残タスクがひと目で確認できるようにしていきます。

発生するタスクを整理する

入社受け入れをTrelloで行うにあたり、先ずはどのよなタスクがあるかをスプレッドシート等に洗い出します。
チームで分担している場合は、担当者なども書き出しておきます。

Trelloに流し込む

書き出したタスクをTrelloに流し込んで行きます。
作成するリストはテンプレートとして使用するので、リストの名前は「テンプレート」として雛形にしておきます。

テンプレートのリストにタスクの「カード」を登録していきます。
作成したカードの中にチェックボックス等を作成することも出来ますが、私は完了したタスクのカードは次々アーカイブしていきたいので、ひとつのタスク毎にカードを作成しています。

カードの中にはメール送信する内容のテンプレート文や関連するファイル保存場所のリンクを貼っておき、探さなくてもTrelloのカードを開けば必要なファイルの場所や手順がわかるようにしています。

さて、テンプレートとなるリストが出来たら、リストをまるっと「コピー」して複製します。
そして、入社される方の名前を入れたら、新入社員用の作業リストが作成されます。

あとは、順次、対応完了したカードはアーカイブしていき、すべて対応完了すればリストは空の状態になります。
これにより誰のなんのタスクが完了していないかがスペース上でひと目で把握できるようになります。
バックオフィスチームで担当を割り振って必要に応じて通知を設定したり、Slackと連携すれば、都度進捗の報告をしなくてもカードを操作するだけで自動でチームに情報共有ができます。

このやり方は、ちょっと特殊かもしれませんが、例えば育休取得者の管理（複数人同時進行の場合に混乱しがち）や、退職対応など「進捗がひと目で分かると良い場合」にも有効かな！と思っております。
いかがでしょうか。
少しでも参考になりましたら幸いです😊

#Trello , #バックオフィス , #総務 , #タスク管理 ,