仕事で大事なテキストコミュニケーション

Web制作の仕事を始めてぶち当たった壁の一つがテキストコミュニケーションでした。

メールやチャットで要件を伝えようとして、なんだかスムーズにやり取りできない…という感じです。要点が相手方にうまく伝わらなかったり、逆にちょっとした誤解が生じて説明が大変になったりでした。

「普通に考えればできるでしょ」と言う人もいますが、その普通が分からないので困ったものです。当時の自分に分かりやすく説明する気持ちで以下書いてみます。

自分が考えた順に書いていた

特に意識しないまま、自分が考えた順番に文章を書いていました。そうした文章は自分の視点からの言葉の羅列になりがちです。

実装作業をしているのですが、受領した画像素材の解像度が足りなくて実装時にぼやけてしまうので、ぼやけないように大きな素材があればいただきたいです

 

これを相手が読んで理解するには、一回こちらの立場に立ってもらう必要があります。「この人はエンジニアで、今実装作業をしていて、こちらが渡した素材のサイズが足りないから素材を欲しがってるんだな」というまわりくどい認識を経ないと内容が理解できません。

みんな他の仕事もあって忙しい中、テキストはちゃんと読まれないことが多いです。こうしたテキストを斜め読みされて違った解釈を与えてしまい、逆にややこしいことになったケースも1度や2度ではありませんでした。

相手にやって欲しいことを書く

そのうち分かってきたのは、テキストを受け取った相手がどうして欲しいのかを書くと伝わる、ということでした。もう「指示」と呼んじゃってもいいくらいです。

指示する理由や背景については後から補足で良いので、まずは指示を先に伝えます。先ほどの例であれば以下のような順序に変更します。

解像度の高い画像があればいただきたいです。
受領した画像素材では解像度が足りず、実装時にボヤけて表示されるのを避けたいためです。

 

こうすると相手は上から文章を読むだけで何をすれば良いのかが分かり、誤解が生まれる余地が減ります。こうした文章を書けるようになってからは、コミュニケーションはスムーズに進むようになりました。むしろ人の文章を見てちょっと分かりづらいな…と思う時もあるくらいです。

ストレスフリーな人になる

最初の例のような文章を読もうとすると、認知不可がかかりストレスを感じます。仕事の実力うんぬんの前に、あの人はちょっと…ということにもなりかねません（なってました）。

相手にストレスを与えず「話が早いな」と思ってもらうことで、それが信頼にもつながります。仕事にはクオリティも大事ですが、関係者の間での満足感・納得感というのも同じくらい大事になってきます。

他にも日付と曜日を間違えないなど具体的に気をつけたいポイントはいくつもあるのですが、まずは「どう書くか」のところが大事かと思い書きました。具体的なポイントはまた後日書いてみようと思います。

もし同じような悩みを抱えている人がいたら、これが何かの助けになればと思います。