ADHDである私の事務仕事でミスを減らす工夫

今の仕事について10年。職種は事務で、依頼者に支援者を派遣する仕事をしている。この仕事を始めてから数年間は些細なミスばかりしてした。それが結果的に大きなトラブルに繋がることもあった。その頃の仕事を振り返ると、たいていは似たようなミスをしていることに気がついた。

• 依頼者から口頭で頼まれた時にメモを後回しにして、結果忘れてしまう。

• 依頼のメールをプリントアウトするが、量が多くなると紙が埋もれてしまう。

• 簡単な依頼から処理してしまい、難しい依頼の存在を忘れて日が迫ってしまう。

• 調整中のプリントが見つからなくなってしまう。

• メールを使い回して宛名を変え忘れてしまう。

• あとで連絡しようと思っていると失念してしまう。

• 調整が済んだことでホッとして、最終書類を作り忘れる。

これらのミスを減らすためにクリアファイルで管理してみたり、クリップの色を分けてみたり、付箋に締切日を書いて貼ってみたりと試行錯誤してきた。そして、目の前に依頼の紙があれば大抵のミスは防げるようになった。

しかし、2020年にコロナが感染拡大し在宅勤務もするようになると、書類を持ち帰れないという事態が発生した。さらに、自宅で確認したメールはプリントアウトもできない。全ての依頼を手元の紙で把握して管理していた私は、紙にメモをすることでミスを防ごうとしたが、それにも限界はあった。

そこで最近はExcelでの管理を試みている。
１つの依頼を1シートとし、やらなければいけないこともそれぞれ1シートずつ書いていく。タブにはわかりやすい名前をつけて、締切の近い順に並べ替える。さらに、作業途中のものはタブの色を変えて、緊急のものは赤や黄色など目立つ色にする。作業が完了したらタブの色を黒くして、左端に寄せていく。これも数日間は削除しない。
というのも、後から思い出して確認したくなることがあるからだ。

この方法に変えてから、仕事の効率が格段に上がった。毎月やらなければいけない作業はシートをコピーすれば済むし、私が休む日にはこのExcelを引き継ぎに利用している。

長くなってしまったので、書類の管理やメールでの工夫についてはまた改めて書きたいと思う。