報告時に一番気を付けるべきこと

こんにちは、米田 @ 富士通でマーケティング変革実行中です。皆さんも日常業務の中で、誰かに自分の担当の進捗報告などをする機会があると思います。私自身も報告を受ける立場としてメンバーの報告を受けたり、上司に報告を行ったりすることが頻繁にあります。そういう時に、「これだけは気を付けてほしい」という一番重要なことをこの記事では紹介します。

報告のテクニックは色々あれど、一番気を付けてほしいのは…

「業務報告」というのは、どのような業種、立場であっても必要になり、かつこの報告の仕方ひとつで仕事に対する評価やその後の流れが大きく変わってくる可能性がある大変重要な行為です。

「業務報告」はどれだけ立場が上になっても不要になることはありません。会社なら社長であっても株主や投資家に会社の業績を良く見せるための報告が必要になりますし、一国の総理大臣になっても、ステークホルダーである国民に活動の成果を報告しなければなりません。

そのため、多くの人が「業務報告」のやり方に多大な関心を払い、どうすればうまく業務報告ができるかを日々研究しています。実際、テクニックも様々な分野で様々なものがあり、考え方やアプローチも異なるものが多く存在します。

今回、私はこの記事でこれらのものを順番に説明していくつもりはありません。どのようなアプローチでどのテクニックを研究するかは皆さんで考えていただきたいのですが、いずれにしても考える必要がある一番重要なことだけ触れたいと思います。

それは何かというと…

聞く側に立って物事を組み立てる

…ずばり、これが「業務報告」に取り組むうえで一番重要、かつ最初に考えるべきことです。私も日々いろいろな人が行う報告を聞く機会がありますが、よくありがちな報告として、報告内容をいくつか箇条書きにしたリストを提示しながら、行間を口頭で補足し、時に言い訳もしながら長々と説明して終わる、というパターンです。これは、入社間もない新人はもちろんのこと、結構上の役職で20年以上の社会人経験のあるベテランでも結構良くやってしまう過ちのようです。

いま私は「過ち」と言いましたが、このスタイルは何がいけないのでしょう？簡単にいうと、「報告する側は自分が言いたいことを好きなだけ時間を使って説明して満足しているかもしれないが、聞き手が満足しているかどうかを考えていない」ことです。このスタイルの話し方では、報告者は聞く側に気を遣っていますか？どう思っているか考えているでしょうか？聞き手からすると「長々と説明されたうえに何を言いたいのかさっぱりわからない、無駄な時間を過ごした」と捉えられている可能性が高いです。

業務報告の時間というのは「自分が報告するための時間」ではなく「聞き手側のための時間」だと、まず考えを改めましょう。つまり、業務報告は自分が言いたいことを言って気持ちよくなる時間ではなく、聞き手が知りたいこと、知るべきことを適切な方法で満たすための時間なのです。これは「顧客志向」と似ていますね！このことを意識するだけで、報告の内容や組み立て方に対する考え方ががらっと変わってくるはずです。業務報告のテクニック云々はその上で考えるべき話です。

聞き手が求める業務報告とは

それでは、聞き手が求める業務報告はどういうものか、考えてみましょう。まず、聞き手は報告者が報告したい内容を必ずしも聞きたいとは限らないということを意識する必要があります。そのことを踏まえると、

聞き手が知るべきことが何かを冒頭で簡潔に報告する

ことがまず求められます。そもそも、今回の報告はただ聞いていればいい報告なのか、何か聞き手にアクションが求められるものなのか、求められるとするとアクションアイテムは何なのか、また結論は何なのか、ということに聞き手は関心があります。

これらの聞き手が知りたいことを、報告が始まって冒頭の15～30秒のうちに平易な言葉でまず言い切ってしまいましょう。いわゆる「エレベータピッチ」と呼ばれるものです。(エレベータピッチとは、報告したい人とたまたまエレベータに一緒に乗り合わせた場合、エレベータが到着するまでの15～30秒くらいの間に必要なことを話しきるプレゼン手法を指します)

実は、言いたいことを短く簡潔にまとめるには、ある程度の訓練が必要です。プレゼンテーションを行う際は、30分のセッションを行うよりも3分、30秒のセッションを行う方が難しく、より高度なテクニックが求められます。これらの具体的な手法については、さまざまな資料が世の中にありますので、興味がある方は参照してみてください。

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最後までお読みいただきありがとうございました！では、また！

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