HERPのバックオフィス業務フロー ｜電帳法対応ver
こんにちは。「採用を変え、日本を強く。」をミッションとするHERPでコーポレートを担当している合志です。
経理責任者としていわゆる税務会計を主担当としておりますが、自身のスコープをより広く"会社の経済活動に係るすべての流れ"を処理する役割だと捉えて、労務・法務、さらに事業サイドの管理体制構築等を日々行っております。
そして今回の話はその一環として行ったBiz Ops周りのお話しとなります。
ついに2024年1月から改正電子帳簿保存法(以下電帳法)が猶予期間となりましたね。
インボイスに加えて電帳法対応というのは対応に苦労するところですが、電子取引を保管する管理体制へと移行させることは、既存の業務を見直し業務効率化を図るまたとない機会でもあります。宥恕措置期間からしたためていた「シン・バックオフィス業務フロー」が形になってきたので、各種フローのアップデートの狙いとともに公開します。
想定読者は「HERPではバックオフィスフローもスリム化している分、自身の抱える本業に向き合えますよ」という、よしんば採用広報の網に引っかかってくれる人となります笑。
また、インボイスとの合わせ技で設計に頭を悩ませる分野でもあるので、コーポレートの設計でお困りの方がいればこの記事が何かしらの参考になると嬉しいです。
業務フロー図と目標
まずは全体像を図にしてみました。
電子取引をバラバラと管理することなく可能な限り一つのプラットフォームで管理すると考えた際に、仕訳から元データまで遡れるかつ訂正・削除の履歴の確保ができるプラットフォームをまず基盤に置くべきと考え、freee会計のプロフェッショナルプランへのリプレイスを図りました。おおよその取引は財務会計のプラットフォームたるfreee会計にAPI連携され、さらに財務会計から管理会計へのデータの橋渡しもGASを用いて連携されます。
※ SFA/ATS/勤怠/ネットバンク以外は、ここ1.5年くらいの間に導入から運用まで行ったものとなります。なお、一部の業務フローはin progressで構築していっている最中です。
また、冒頭に記載した通り、電帳法への対応は自社の業務フロー全体を見直すチャンスです。よって、以下を目標としました。
- 🙅♀️ 電帳法への対策を行う
- 🙆♀️ 電帳法への対策を起点として、より付加価値のあるフローへ再構築する
次に各論を紹介しますが、単なる要件の達成ではなく、目標とした付加価値について「アドバリューポイント」として付記します。
まずやるべきこと
システムの選定、ではありません。
会社に数多にある帳簿を「いつ・誰が・どんな方法で」取得をしているのか、それを整理することから始めます。なぜなら、これは経理部で完結する話ではなく、コーポレート全体、場合によっては事業部も巻き込み対応方針を練る事項となるからです。また、一度整理しておけば「事務処理規程」を定めるとなった際にも転用できるので、まずは立ち止まって整理から開始するべきです。
保存するべき帳票を整理し最適な手段を考えた上で、それを実現するための方策として、次にシステムの選定していくことになります。
先に紹介した会計システムのリプレイスですが、こちらも証票整理の先に「あるべき仕組み」を定めて実行したものとなります。
BYARDさんの記事がクリアにまとめてくださってますが、管理システムに優越はなく、あるのは自社の業務フローに最適なシステムとは何かを選定することとなります。正しく選択をするためにも、ファーストアクションはやはり徹底した整理であるべきです。
各論1/ 販売フロー
⛳️ アドバリューポイント:
取引規模がスケールしたとしても、ミスを生まないシステム間の繋ぎ込みを実現する
SFA(Salesforce)で入力された情報をシームレスに見積書・請求書情報(freee請求書)に変換し、さらに、そこから仕訳が作成され、その1つ1つの仕訳に証票が紐づけられる仕組み(freee会計)としました。弊社の取引で多い前受収益についても、SFAから役務提供期間情報を返して自動で按分処理(freeeの[+更新]を利用)されるようにしております。
元々は、前受収益部分についてはスプレッドシートで別集計し、会計システムにインポートする方式を取っておりましたが、特に提供メニューや取引パターン増大によるシート集計の限界、また、関数やインポートという手動対応が発生することから、ミスが介在する余地が多分にあることが課題でした。
新たなフローとしてSFAと会計システムを連携させるというのは、システム間の利用頻度やユーザーも一致させることを意味しており、イレギュラーな操作を排除することに繋がります。その結果、両システム間の残高を一致させ、収益という会社の根幹となる情報の確からしさを高めております(いわゆる外資系企業でよく利用される管理手法”BSレコンアプローチ”を意識した担保です)。
各論2/ 購買フロー
⛳️ アドバリューポイント:
不明取引を生まないことで、事業部サイドのコストを最小化する。
すべての支払内容を経理部が把握することは困難です。一昔前であれば、請求書の不明取引があれば担当者を捕まえて内容ヒヤリングを実施し、クレジットカードの不明取引があれば紙の領収書を提出してもらいその内容をチェックするのが一般的だった記憶です。これは経理部の負担もさることながら、事業部サイドにも負担をかけて、情報を一つずつ潰していくという骨の折れるやり方です。でも一昔前はどうしようもなかった。
いかに事業部サイドの負担を削れるかを考えた際に、そもそも不明取引がなくなればヒヤリングするだけの時間はなくなるし、請求書や領収書の回収の自動化・気軽に提出できる環境を整えることが先決であると考えました。
上記を実現する手段として、バクラク請求書とUPSIDERを導入しました。
支払請求書について:
まずは先に紹介した書類整理の過程で、下記のように業務フローを変更をしました。
- 変更前: 経理部で請求書を回収し、取引内容を判断する / 不明・不足についついては事後的にヒヤリングをかける
- 変更後: 事業部で請求書を回収し、支払申請を経理部まであげる
支払申請の方法としては、バクラク申請を使用します。申請の中で取引内容を記載してもらい、また、事前稟議(見積申請)がある場合には支払申請に紐付けしてもらうことで、申請ルートと申請内容を確認すれば、どの部門の何に対する支払いなのかが経理部で把握できるようになっております。
クレカ決済について:
UPSIDERカードは、用途別にバーチャルカードを発行し、カードごとに請求書の回収アドレスを発行できます。これによって、例えばEC取引であったりシステム利用料など、しばしメールで発行される明細については、カードの取引に紐づける形でおおよそ自動で保管ができるようにしております。
また、メール明細ではない領収書提出については、ブラウザはもちろんのことスマホアプリを通してできます。ちなみに、経理担当者(管理者)アカウントであれば、カード保有者に証票をアップロードのリクエストする機能があるため、証票のないクレカ決済取引を少なくすることが可能です。
各論3/ 法務フロー
⛳️ アドバリューポイント:
契約情報を管理部だけでなく事業部に開かれた状態とする
意外と見落としやすいのが国税関係書類に該当する契約書の保管ではないでしょうか。
売上に係る契約書について:
Salesforceで持つ情報をクラウドサインの項目に連携させ、環境上でも持つ契約書台帳項目に自動で入力されるようになっております。さらに、契約書類そのものをクラウドサインからSalesforceのレコードに返す設計となります。
支払に係る契約書について:
契約書レビュー、レビュー後の電子契約書の送付そして締結済み契約書の連携・保管まで一気通貫させた法務フローをHubbleを用いて構築しております。Hubbleも契約書台帳にあたるドキュメントリストが用意されており、AI自動入力機能を用いて入力項目の補完ができ、また、項目のカスタマイズ性も優れていて、保管のプラットフォームとして最適です。
契約書の電子保管は何も電帳法対応のためだけではなく、事業部の人が必要な契約情報に必要なタイミングでアクセスできるように設計することがおすすめです。
電帳法の求める「真実性要件」を最新バージョンを明確化の機会して、「検索性要件」を契約台帳整備の機会と捉え直して対応しました。
番外編/ 採用フローとお知らせ
最後に、電帳法とは関係ない話となりますが、新たに入社する従業員の履歴書等はきっちり保管できてますか？取引を電子保管するタイミングでもあるので、合わせて見直してみましょう。
労働基準法では労働者名簿の作成とともに従業員ごとの「履歴」の保管を求めております。従業員の「履歴」となる履歴書等については、採用活動の中で取得する書類となります。そのため、採用担当者・労務担当者が分かれる会社では、採用後の書類の受け渡しが上手くいかないケースもあるようです。
弊社ではまさに自社プロダクトのHERP HireとSmart HRの連携によって、従業員ごとに必要な情報の保管を確実にそしてスムーズに繋ぎ合わせております。
採用担当者の領域:
エージェントや求人媒体から採用のパイプラインに載る際には履歴書・職歴書がHERP Hire上で自動で保存されます。
労務担当者の領域:
入社決定後にはHERP Hire上で採用担当者にボタンひとつ押してもらうだけです。従業員情報が新たに追加され、労働者名簿の基礎となる情報はもちろんのこと「履歴」となる履歴書等データもシステム間で転送されます。
まさにHERP Hireによって、異なる部門間のシームレスな受け渡しが可能となっております。実現できるアドバリューポイントは下記となります。
⛳️ アドバリューポイント:
従業員情報という重要な情報を、たとえ部門が異なったとしても、部門間で手間なく確実にやり取りできる
といった具合に、HERPのコーポレートは凡事徹底は当然のこととして、加えて、少しでも会社全体の付加価値を高めるべく活動しております。
さらに付加価値を高めるためにまだまだ検討している施策はあるのですが、いかんせん人が足りない…ということで、全職種募集しておりますが、コーポレートでは現在、財務・労務・広報メンバーを絶賛募集中です！アルバイトの総務メンバーも募集中です！ 気になる方は、まずはカジュアル面談からでもお気兼ねなくお問い合わせください。
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